Hubungan perniagaan yang kukuh dan sihat boleh bermula dengan surat rasmi. Ini benar terutamanya ketika bekerja dengan pengimport dan pengeksport antarabangsa. Anda mungkin tidak mempunyai peluang untuk bertemu dengan mereka secara bersemuka, jadi surat profesional mungkin pengganti terbaik. Menulis surat ini memerlukan ketekunan dan pertimbangan.
Format huruf anda dengan profesional, dengan logo syarikat anda, maklumat hubungan dan maklumat peribadi anda yang terletak di bahagian atas halaman. Juga, termasuk maklumat hubungan perniagaan pengimport dan salam yang betul. Teks harus diselaraskan ke kiri tanpa lekapan untuk perenggan dan dengan jarak satu baris.
Tarik perhatian pengimport pada perenggan pertama dengan menyoroti titik jualan utama anda. Tekankan titik pembezaan yang membuat produk anda menjadi yang terbaik di pasaran. Anda mungkin mempunyai harga terendah, ciri terbaik, atau masa pemulihan paling cepat dari pesanan kepada penghantaran. Anda tidak perlu membesar-besarkan tetapi pastikan anda menyatakan kelebihan firma anda.
Berikan lebih banyak maklumat tentang firma dan latar belakangnya dalam perenggan kedua. Terangkan berapa lama anda berada dalam perniagaan dan di mana anda berada. Huraikan dengan tepat apa yang anda hasilkan dan dalam jumlahnya. Juga, jelaskan siapa sebahagian daripada pelanggan semasa anda dan membuatnya tersedia sebagai rujukan.
Berikan maklumat lanjut mengenai ciri produk anda. Ini amat penting untuk produk teknikal seperti perkakasan komputer, peralatan rangkaian atau barangan farmaseutikal. Pengimport akan ingin tahu seberapa banyak spesifikasi yang mungkin. Anda mungkin termasuk gambar rajah atau model pada lampiran berasingan.
Meyakinkan pembaca bahawa firma anda adalah yang terbaik untuk bekerjasama dan anda boleh menyampaikan seperti yang dijanjikan. Gariskan istilah pembayaran, masa pemulihan, maklumat logistik, dan harga. Tinggalkan surat terbuka untuk rundingan dan susulan. Tutup nota dengan tanda terima kasih yang baik.
