Banyak perniagaan yang tidak berasaskan tunai membawa akaun yang belum diterima dalam buku mereka. Ini adalah amaun bahawa pelanggan berhutang kepada firma dan biasanya diiktiraf sebagai pendapatan dalam penyata pendapatan. Proses ini boleh mencabar, dan sering kali wang diterima yang tidak dapat diterapkan dengan mudah ke akaun pelanggan. Prosedur dalam bidang ini menentukan teknik untuk membuat kerja ini lebih efisien dan kurang memakan masa.
Prosedur 1: Dana Deposit
Deposit semua cek dan wang tunai yang diterima, walaupun mereka tidak dapat dikenalpasti dengan pelanggan dalam sistem piutang akaun. Memproses pembayaran kad kredit dengan serta-merta juga. Anda boleh membuat nota dalam slip deposit mengenai cek yang tidak dikenali untuk mendokumenkan keadaan. Salinan slip deposit biasanya tersedia dalam talian, tetapi bukan barang deposit. Buat salinan item yang tidak dapat dikenal pasti dengan serta-merta dan hantarkannya mengikut tarikh penerimaan.
Prosedur 2: Penyelidikan
Ambil fail dengan item tertua dan buat kerja pada orang yang pertama. Cuba cari nama yang serupa dalam sistem; nama pelanggan boleh salah eja. Anda boleh mencari semua invois terbuka yang sepadan dengan jumlah pembayaran atau butiran tertentu mengenai pembayaran. Sesetengah jabatan perakaunan mempunyai fail pada item yang tidak dikenali yang telah diselesaikan supaya jika anda menerima cek lain dari pelanggan yang sama, anda tidak perlu membuang masa anda dengan isu pengenalan.
Prosedur 3: Hubungi Jabatan Jualan
Hubungi pegawai jabatan jualan dan tanyakan mengenai pembayaran yang tidak dapat dipadankan dalam sistem. Oleh kerana penghutang berasal dari jabatan jualan, jurujual mungkin mengingati jualan dan dapat memberikan anda beberapa maklumat yang berguna.Wang itu boleh dibuat untuk bayaran pendahuluan pada penjualan yang belum diiktiraf dan, jika itu berlaku, jabatan jualan perlu mencipta piutang dalam sistem. Jika anda mengetahui bahawa dana telah diterima untuk jualan yang tidak berkaitan dengan jabatan jualan, memberitahu jabatan yang terlibat dan pengurus perakaunan.
Prosedur 4: Akaun Khusus
Buat akaun lejar umum tertentu untuk digunakan untuk penghutang yang tidak dikenali. Akaun ini sering dicipta sebagai liabiliti dengan baki kredit. Apabila anda menerima pembayaran yang tidak diketahui, anda mendebitkan wang tunai dan kreditkan akaun belum terima yang tidak dikenali. Sebaik sahaja anda mengenal pasti pelanggan yang menggunakan wang itu, anda boleh membalikkan entri jurnal dan memasukkan data dalam modul yang boleh diterima. Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan memo kredit untuk mengecilkan penghutang dan untuk menolak tanggungjawab.
Prosedur 5: Hubungi Pelanggan
Sekiranya penghutang tidak dapat dijumpai di jabatan jualan, langkah seterusnya adalah untuk menghubungi pelanggan dan cuba mendapatkan butiran mengenai jualan. Kadang-kadang pemilik perniagaan kecil boleh menggunakan nama sendiri untuk penjualan tetapi membayar dengan cek perniagaan, yang tidak dapat dipadankan dengan mana-mana akaun. Jika nombor telefon tidak di cek, anda mungkin perlu menggunakan Internet untuk mencari maklumat hubungan. Pastikan anda mempunyai cek atau salinan cek di hadapan anda apabila bercakap dengan pelanggan untuk membolehkan anda memberi seberapa banyak maklumat yang mungkin.
Prosedur 6: Penerimaan Baru
Jika selepas masa yang munasabah, anda masih tidak dapat mencari pelanggan dalam sistem anda, minta pengawal untuk kebenaran untuk membuat penerimaan baru dalam sistem, tambah nota mengenai keadaan dan memohon cek ke akaun baru ini. Bergantung pada jumlah cek, tidaklah berharga untuk menghabiskan lebih daripada satu jam atau cuba memohon dana ke akaun yang sesuai. Sekiranya anda mempunyai terlalu banyak perkara ini, berjumpa dengan kakitangan jabatan jualan untuk menentukan apa yang ada di belakang masalah ini dan cuba membetulkannya.
