Orang yang menyambut pelanggan apabila mereka memasuki pejabat memberikan imej syarikat. Resepsionis yang tidak teratur dan acuh tak acuh membentangkan syarikat itu sebagai tidak profesional dan tidak peduli. Sementara itu, disambut hangat oleh anggota staf yang prihatin membuat pelanggan merasa dihargai dan boleh memimpinnya untuk memupuk hubungan yang lebih panjang dengan syarikat itu. Ingat juga bahawa dalam beberapa jenis pejabat seperti pejabat doktor atau terapi, dan sebelum pertemuan penting seperti wawancara, pelawat mungkin merasa gugup. Sambutan mesra boleh membantu menenangkan mereka.
Posisi meja anda untuk menghadapi pintu masuk, supaya anda melihat pelanggan ketika mereka masuk. Pastikan pejabat kelihatan kemas pada permulaan setiap hari dan pastikan ia dianjurkan sepanjang hari. Menyampaikan pakej dengan segera atau meletakkannya dari penglihatan. Pastikan kertas difailkan dengan betul dan buku pelantikan anda boleh diakses. Dapatkan program komputer yang sesuai supaya anda dapat mencari maklumat klien dengan mudah.
Senyum dan mengalu-alukan pelanggan, menyampaikan kehangatan dan semangat tulen. Gunakan ucapan yang memberi isyarat yang anda harapkan kepadanya, jika ini berlaku - tetapi hanya jika anda tahu ini adalah pelanggan yang anda harapkan. Jika anda menjangkakan pelanggan di firma undang-undang anda pada pukul 9 pagi, dan seorang lelaki berpakaian untuk mesyuarat perniagaan berjalan, anda mungkin tersenyum dan berkata, "Hai, adakah anda John? Sangat senang bertemu dengan anda." Jangan sekali-kali menyatakan nama penuh pelanggan - merawat maklumat ini sebagai sulit. Gunakan ucapan yang lebih umum jika anda tidak tahu pelanggan, seperti, "Selamat pagi, selamat datang ke Firma XYZ. Bagaimana saya boleh membantu anda hari ini?"
Memberi bantuan kepada pelanggan dengan mengatur janji temu, memberikan dia dokumen yang harus diisi atau memberitahunya bahawa anda akan memberitahu orang yang sesuai bahawa dia telah tiba. Biarkan pelanggan tahu berapa lama dia perlu menunggu. Tanya kepadanya jika dia mempunyai sebarang soalan dan jawabnya dengan sebaik mungkin. Jika anda mesti menyemak jawapannya, pastikan dia akan.
Galakkan pelanggan untuk berehat sambil menunggu. Sediakan hidangan pelanggan seperti air, kopi atau teh, jika ada. Jika pelanggan menolak tawaran itu, beritahu dia untuk memberitahu anda jika dia mengubah fikirannya. Teruskan tersenyum dan membuat hubungan mata apabila anda bercakap dengan pelanggan, menyampaikan kehangatan dan semangat.
Sentiasa meminta pelanggan untuk menunggu seketika jika anda mesti menjawab telefon. Jawab telefon dengan ucapan seperti, "Selamat pagi, ini Terri dari Firma XYZ. Bolehkah anda memegang hanya seketika?" Terima kasih kepada pemanggil untuk memegang dan meyakinkannya bahawa anda akan betul dengannya. Kemudian rujuk kepada pelanggan di pejabat.
Ikut protokol pejabat anda untuk memperkenalkan pelanggan kepada kakitangan. Panggil ahli kakitangan sebaik sahaja pelanggan tiba, jika anda tahu anggota staf tidak bertemu dengan pelawat lain. Jika tidak, hubungi kakitangan yang sesuai dengan telefon apabila pelantikan pelanggan dijadualkan bermula.
Mengiringi klien ke pejabat ahli kakitangan jika ini adalah prosedur yang diterima di pejabat anda, dan anggota staf menunjukkan dia ingin memulakan pertemuan. Sebagai alternatif, panggil kakitangan ke kawasan menunggu untuk bertemu pelanggan. Memperkenalkan ahli klien dan kakitangan jika mereka belum bertemu, menggunakan nama terakhir atau nama pertama, bergantung kepada yang syarikat anda lebih suka.
