Ramai orang mengasyikkan apabila mereka mendengar bahawa mereka perlu menghadiri mesyuarat perniagaan. Mereka takut bahawa ia akan menjadi satu pembaziran masa yang bermula lewat dan tidak mencapai apa-apa atau bahawa ia akan dikuasai oleh satu atau dua orang. Masalah umum ini boleh dielakkan dengan menggunakan etika mesyuarat perniagaan yang betul. Kaedah etika membolehkan anda menjalankan mesyuarat dengan lebih cekap dan memastikan ia produktif.
Agenda
Buat agenda sebelum mesyuarat, dan bagikannya kepada semua orang yang telah dijemput hadir. Ini akan membolehkan orang ramai membuat keputusan sama ada mereka benar-benar perlu hadir di mesyuarat itu. Jika tidak, seseorang mungkin muncul dan mendapati bahawa agenda itu tidak benar-benar berkaitan dengannya. Agenda itu juga merupakan batu permata yang neutral untuk memastikan tumpuan mesyuarat. Jika perbincangan mula berjalan, anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Menurut agenda, kita harus membicarakan apa yang kita perlukan untuk pengenalan produk baru. Mari kita kembali ke topik itu."
Jadual
Jadualkan masa yang cukup untuk mesyuarat untuk membolehkan anda menyelesaikan item dalam agenda tanpa meminta peserta untuk membuat terlalu banyak komitmen masa. Mulakan mesyuarat dengan segera untuk memberi ganjaran kepada orang yang muncul tepat pada masanya. Sekiranya anda mendapat kebiasaan bermula lewat, ini akan memberi penghargaan kepada orang yang lazimnya muncul beberapa minit sebelum waktu mula yang ditetapkan. Jika anda mempunyai reputasi untuk bermula tepat pada masanya, orang akan belajar untuk muncul pada masa yang betul untuk mengelakkan ketidakselesaan berjalan dalam sekali mesyuarat telah pun bermula.
Tamatkan mesyuarat pada masa yang ditetapkan. Ini menunjukkan penghormatan kepada jadual orang lain, kerana sesetengah pelawat anda telah menjadualkan komitmen lain selepas mesyuarat. Jika ada perniagaan yang belum selesai, jadilah mesyuarat lain.
Penyertaan
Galakkan penyertaan semua orang di dalam bilik, dan mengekalkan persekitaran yang selamat untuk input. Orang mungkin takut untuk bercakap jika mereka percaya bahawa satu atau dua rakan sekerja yang dominan akan menembak mereka dengan segera. Melaksanakan peraturan "Hanya satu orang bercakap pada satu masa," dan menguatkannya dengan ketat. Sekiranya seseorang cuba mengganggu, katakan, "Ini adalah masa Sherry untuk bercakap. Ingat, kami semua bersetuju bahawa tiada siapa yang akan mengganggu apabila orang lain bercakap." Sekiranya sesetengah peserta masih enggan memberi input, cuba kaedah seperti pergi ke bilik untuk mendapatkan maklum balas setiap orang mengenai topik di tangan. Dengan cara itu, orang yang pemalu tidak perlu risau tentang mencari masa yang sesuai untuk bercakap.
Kesimpulannya
Pada akhir mesyuarat, meringkaskan apa yang telah dibincangkan dan sebarang keputusan yang dibuat. Mengesahkan apa-apa perkara tindakan, orang yang sepatutnya mengendalikan mereka dan tarikh akhir. Ini memberi peluang kepada peserta untuk bercakap jika mereka tidak bersetuju dengan ringkasannya. Jika semua orang berada pada halaman yang sama, gunakan ringkasan untuk mencipta nota mesyuarat dan hantar mereka dengan segera. Mereka tidak seharusnya keluar dari hari selepas mesyuarat itu.
