Dokumentasi adalah sebahagian daripada kehidupan seharian dalam dunia pengumpulan data peribadi, kewangan dan umum, dan akibatnya, adalah wajar bahawa audit berkala dilakukan atas kaedah pengendalian dokumen. Audit menunjukkan langkah-langkah apa yang sedang dilaksanakan, kaedah yang perlu diubah, dan cara-cara untuk membuat perubahan sedemikian.
Prosedur Perolehan
Organisasi harus mengesahkan secara berkala jika prosedur untuk pemerolehan dokumen dipatuhi. Audit mungkin menunjukkan jika organisasi pada masa ini mempunyai kaedah mengurus dokumentasi, sama ada dokumen yang diperlukan diluluskan oleh kakitangan yang diberi kuasa dan bagaimana dokumen dokumen yang dikendalikan dengan cekap dikendalikan. Bahagian audit ini juga boleh menunjukkan bagaimana dokumen yang boleh diakses.
Penyimpanan Dokumen
Dokumen boleh disimpan sebagai salinan keras atau fail berkomputer. Audit boleh menunjukkan sama ada sistem storan rekod ditetapkan mengikut keperluan organisasi. Audit juga harus menunjukkan berapa lama kedua-dua salinan sulit dan dokumen berkomputer disimpan dalam fail. Audit mesti menentukan jika dokumen disimpan dalam keadaan baik dan dilindungi daripada kerosakan, kemerosotan atau kerugian.
Penerangan Dokumen
Pengauditan hendaklah mengesahkan bagaimana dokumen yang digambarkan dalam sistem pemfailan organisasi. Dokumentasi boleh disenaraikan dengan nama, nombor, atau dalam bentuk deskriptif. Dokumen mungkin mempunyai penerangan ringkas dan relevan untuk memudahkannya dicari. Audit harus menunjukkan jika dokumen difailkan secara sistematik mengikut nombor versi dan tarikh semakan.
