Musim-musim, jangkaan perkhidmatan 24-jam dan keupayaan untuk menyesuaikan diri dengan persekitaran yang sentiasa berubah menjadikan aliran kerja yang teratur penting untuk operasi hotel yang cekap. Walaupun aktiviti kerja pada masa-masa akan mengalir dalam urutan yang lancar, pada waktu sibuk aktiviti-aktiviti yang sama mungkin mengambil pertindihan. Ini menjadikan sistem komunikasi yang cekap sebagai bahagian penting dari peraturan, laluan dan peranan yang masuk ke alur kerja hotel yang teratur.
Merancang Aliran Kerja
Buat gambarajah aliran kerja menegak yang mengenal pasti setiap jabatan atau kawasan dan menggambarkan urutan tugas menggunakan kotak teks, menyambungkan anak panah dan nombor untuk mengenal pasti arah alur kerja. Untuk sebuah hotel kecil, ini mungkin termasuk pelanggan, meja depan dan jabatan pengemasan. Sebagai contoh, rajah akan memecahkan tempahan bilik ke dalam setiap langkah komponennya: tetamu membuat tempahan, menerima pengesahan dan tiba di meja depan, di mana pekerja meja depan memproses daftar masuk. Apabila tetamu mendaftar keluar, meja depan memproses daftar keluar dan memberitahu pengemasan.
Menganalisis Tugas
Di dalam persekitaran kerja hotel, ada kalanya tugas dan tanggungjawab mesti bertindih. Menggunakan gambarajah aliran kerja sebagai rujukan, analisa tugas yang dilakukan semasa setiap peralihan untuk mengantisipasi keperluan kakitangan yang lebih baik. Contohnya, pekerja meja depan peralihan ketiga mungkin dapat mengendalikan tugas-tugas rumah tangga ringan dan tugas pentadbiran tambahan seperti mengemaskini pangkalan data tempahan atau menjawab e-mel. Ini boleh menghilangkan keperluan untuk menjadualkan pengemasan semalaman dan membebaskan masa untuk pekerja pertama dan kedua.
Penjadualan Pekerja
Kedua-dua jadual penjadualan dan tugasan pekerja mestilah fleksibel. Sebagai contoh, jika waktu daftar masuk biasa anda ialah tengah hari, pengemasan mesti mempunyai bilik yang bersih dan siap pada waktu itu. Walau bagaimanapun, anda perlu menyesuaikan jadual atau menyewa pekerja sementara semasa sibuk. Begitu juga dengan kakitangan meja depan. Jika anda biasanya menjadualkan dua orang pada siang hari dan satu orang dalam sekelip mata, anda mungkin perlu menyesuaikan jadual kerja - kadang-kadang dengan sedikit notis terlebih dahulu - untuk menyediakan liputan bertindih semasa sibuk.
Perancangan Komunikasi
Pelan komunikasi yang baik adalah penting untuk aliran kerja hotel yang teratur. Semak gambarajah aliran kerja dan kenal pasti titik komunikasi kritikal. Contohnya termasuk mesyuarat perubahan perubahan, prosedur panggilan, kecemasan rumah tangga dan prosedur untuk mengemas kini pembelian sampingan yang dibuat tetamu semasa penginapan mereka. Contohnya, pekerja rumah tangga mesti memaklumkan kaunter penyambut tetamu apabila tetamu mengeluarkan barang dari peti sejuk bilik. Termasuk prosedur untuk menyampaikan perubahan aliran kerja untuk memastikan tiada apa yang diabaikan. Ini juga memerlukan pembelian peralatan tambahan seperti radio dua hala atau telefon bimbit untuk pekerja panggilan.
