Prosedur pejabat depan perlu disesuaikan agar sesuai dengan perniagaan anda. Contohnya, amalan perubatan atau pergigian memerlukan prosedur yang berlainan daripada firma undang-undang, agensi kutipan, kedai gunting atau kilang. Luangkan masa untuk membangunkan senarai semak yang menyeluruh yang membincangkan matlamat dan matlamat pejabat depan penting.
Asas-asas
Bagi perniagaan yang menerima trafik pelanggan mantap, prosedur pejabat depan harus mencerminkan persekitaran perniagaan keseluruhan. Perniagaan yang hangat, menarik akan menekankan pentingnya tersenyum dan mengekalkan etika telefon profesional. Pejabat perubatan atau pergigian sangat bergantung kepada aliran pesakit yang stabil. Oleh itu, pejabat depan di klinik perlu mempunyai kakitangan pengambilan yang mencukupi untuk memeriksa pesakit, menjawab soalan pesakit secara peribadi dan melalui telefon dan mengendalikan berlepas pesakit, termasuk menerima bayaran dan prosedur susulan penjadualan. Pertimbangkan bekerjasama dengan perkhidmatan telefon untuk mengendalikan panggilan pelanggan selepas jam.
Penjadualan
Bahagian penting dalam menjalankan pejabat depan yang berjaya melibatkan pengendalian janji temu perniagaan. Pekerja pejabat depan harus menghubungi pelanggan sehari sebelum pelantikan mereka dan mengesahkan masa yang dijadualkan. Buat senarai pembatalan atau tiada rancangan supaya anda boleh menjadualkan temujanji lain untuk membuat keputusan untuk jatuh. Pekerja pejabat depan di sebuah hotel perlu mengekalkan rekod bilik yang tepat kerana ia secara langsung memberi kesan kepada perkhidmatan bilik dan operasi pengemasan. Pekerja pejabat depan di sekolah rendah, menengah dan sekolah menengah perlu memelihara rekod pelajar yang tepat, termasuk yang berkaitan dengan ketidakhadiran pelajar dan pelawat.
Penambahbaikan
Selalu menilai prosedur pejabat depan. Sekiranya anda mencari ruang untuk penambahbaikan, buat dan laksanakan strategi yang sesuai. Sekiranya pejabat depan terharu dengan panggilan dan tidak selalu dapat memberikan perkhidmatan pelanggan yang luar biasa, pertimbangkan untuk mengubah sistem telefon (mis., Menggunakan sistem telefon komputer) atau menggunakan teknologi pesanan segera untuk mengukur ketersediaan kakitangan. Menilai sama ada pengurusan kes pejabat depan anda boleh diperbaiki dengan pergi tanpa kertas.
