Penyata kewangan anda adalah gambaran perniagaan anda pada masa yang diberikan. Mereka berguna, tetapi kenyataannya adalah bahawa anda tidak boleh biasanya menghentikan perniagaan anda di landasannya semasa anda menyediakan kenyataan anda. Inventori anda akan terus berubah semasa anda bekerja pada buku, anda masih akan membuat jualan dan meletakkan pesanan dan kakitangan anda masih perlu dibayar. Amaun yang diambil oleh kakitangan anda selepas kitaran gaji selesai pada tahun ini dirujuk sebagai gaji atau upah yang terakru, dan anda perlu menambahkannya dan menyesuaikan penyata kewangan anda untuk mencerminkannya.
Apakah Gaji Berat?
Penyata kewangan anda membahagikan wang yang masuk dan keluar dari perniagaan anda kepada dua kategori, aset dan liabiliti. Sekiranya akaun mewakili wang yang terhutang kepada syarikat anda, itu adalah aset. Anda mungkin tidak memilikinya dalam simpanan anda, tetapi dalam hal biasa perkara itu akhirnya akan berakhir di dalam akaun bank anda. Wang yang hutang syarikat anda kepada orang lain adalah liabiliti, walaupun saat ini sedang duduk di dalam akaun anda, untuk alasan yang sama. Inilah yang berlaku pada akhir tempoh pelaporan apabila anda berhutang wang untuk pekerja yang telah bekerja tetapi belum dibayar. Ia adalah liabiliti yang telah anda terakru, atau terkumpul, seperti pembayaran pajakan pada peralatan atau premis anda.
Mengapa Perniagaan Menggunakan Gaji Berjadual
Sekiranya anda telah meminjam $ 20 dari seorang kawan, sangat baik untuk membuat nota dalam buku cek anda beberapa minggu kemudian apabila anda menulis cek untuk membayarnya kembali. Perkara akan menjadi hodoh tergesa-gesa jika anda cuba menjalankan perniagaan dengan cara itu, walaupun. Sebab itulah prinsip perakaunan yang perlu anda catat apa-apa perbelanjaan - termasuk upah - dalam tempoh ia terakru. Upah yang anda bayar akan muncul di dua tempat kerana kebanyakan perniagaan menggunakan perakaunan masuk akal. Anda perlu merekodkannya pada lembaran imbangan anda sebagai liabiliti, dan pada penyata pendapatan anda sebagai perbelanjaan. Jika tidak, penyata kewangan anda untuk akhir tempoh pelaporan tidak akan tepat.
Payroll Itu Diproses, Payroll Itu Tidak
Pada akhir tempoh pelaporan anda, sama ada bulanan, suku tahun atau akhir tahun fiskal anda, anda mungkin akan menunjukkan beberapa nilai dolar gaji yang belum dijelaskan pada buku anda. Itu kerana ia jarang berlaku bagi perniagaan untuk menyelesaikan dengan pekerja tepat pada akhir kitaran gaji. Biasanya, akan ada satu minggu atau lebih antara tarikh gaji dan gaji habis bulan gaji anda. Jika akhir tahun anda jatuh pada minggu itu, anda akan mempunyai jumlah gaji yang telah diproses dan menunggu untuk dikeluarkan, dan itulah yang ditunjukkan pada buku anda. Perbelanjaan gaji terakru anda berbeza. Kebanyakan kakitangan anda juga akan bekerja pada hari-hari antara akhir kitaran gaji dan akhir tempoh pelaporan anda, dan itu adalah jumlah dollar yang anda perlukan untuk membuat penyesuaian.
Membuat Penyertaan untuk Gaji Yang Diambil
Tempat pertama yang anda perlukan untuk membuat entri adalah pada kunci kira-kira anda, di sisi kredit lejar. Anda akan mempunyai akaun di sini bernama "Upah Bayaran," atau sesuatu di sepanjang baris tersebut. Kebanyakan masa akan ada jumlah dolar di sini, yang mewakili gaji yang telah diproses dari tempoh gaji terdahulu. Di sinilah anda akan menambah gaji terakru, sebaik sahaja anda mengira jumlah keseluruhan. Pada penyata pendapatan anda, di sisi debit buku leher anda, anda akan mempunyai akaun yang sama bernama "Upah Upah" atau sesuatu yang serupa. Anda akan menambah jumlah yang sepadan di sini. Akhirnya, dalam kebanyakan kes, buku anda juga akan mengandungi jurnal yang mencatat setiap transaksi. Sebaik sahaja anda membuat pelarasan anda ke penyata kunci kira-kira dan penyata pendapatan, anda perlu log mereka ke jurnal ini juga. Anda akan memasukkan Perbelanjaan Upah pada jurnal anda sebagai debit, dan Upah Gaji sebagai kredit.
Mengira Jumlah untuk Pekerja Berjadual
Syarikat anda mungkin mempunyai pekerja setiap jam, pekerja bergaji atau lebih biasa kedua-duanya. Mengira jumlah tertunggak yang anda beri kepada pekerja setiap jam adalah agak mudah. Sekiranya anda menyimpan jadual waktu rasmi dalam bentuk kertas atau elektronik, anda boleh menarik orang-orang untuk mencari pekerja mana yang bekerja pada waktu itu. Dari sana, hitungkan bilangan jam yang dikerjakan oleh setiap pekerja, dan kalikan dengan kadar setiap jam mereka. Semak jadual untuk beberapa hari terakhir jika perniagaan anda cukup kecil sehingga anda tidak perlu menggunakan timeoff formal. Tambah semua jam yang dijadualkan, buatlah pengurangan yang diperlukan untuk staf yang telah meninggalkan awal, tiba terlambat atau memanggil sakit, dan kemudian kalikan jumlah jam kerja yang dilakukan oleh pekerja setiap jam. Akhirnya, tambah jumlah untuk tiba pada angka untuk jumlah upah setiap jam terakru.
Mengira Jumlah untuk Pekerja Bergaji
Bekerja dengan jumlah gaji terakru untuk pekerja bergaji anda sedikit lebih rumit, walaupun masih belum mencabar. Gaji biasanya dinyatakan sebagai angka tahunan atau bulanan, jadi anda perlu memecahkan mereka ke jumlah dollar sehari. Untuk gaji tahunan, anda boleh memecahkan jumlah hari bekerja dalam setahun dan membahagikan gaji dengan nombor itu. Hasilnya akan menjadi jumlah gaji harian pekerja anda. Jika gaji bulanan, anda boleh menggunakan kaedah yang sama dan menghitung hari kerja sebenar untuk bulan itu. Sesetengah syarikat bekerja pada bulan 30-hari untuk tujuan perakaunan, jadi, jika anda jatuh ke dalam kategori itu, anda perlu mengira hari sehingga akhir bulan perakaunan anda dan bukan akhir bulan kalendar. Sebaik sahaja anda menyusunnya, dan tiba pada angka harian bagi setiap pekerja yang telah bekerja selama beberapa hari terakhir dalam tempoh pelaporan, anda boleh merangkum jumlah itu dan mempunyai jumlah untuk jumlah gaji terakru anda.
Mengira Lebih Masa, Komisen dan Bonus
Kerja anda tidak cukup dilakukan sebaik sahaja anda membuat kerja gaji dan gaji asas setiap jam. Selalunya pekerja anda akan memperoleh wang tambahan dalam bentuk lebih masa, komisen atau bonus, dan mereka juga perlu diambil kira. Untuk mengira lebih masa untuk pekerja jam anda, anda perlu merujuk kepada undang-undang masa lapang negara anda atau, jika ia terpakai kepada anda, apa-apa perjanjian tawar-menawar kolektif yang menetapkan premium yang lebih tinggi untuk lebih masa. Sesetengah kakitangan mungkin juga menerima bayaran on-call, perbezaan gaji untuk mengalihkan pergerakan yang tidak popular atau membayar bahaya untuk tugas berbahaya. Anda perlu mengira jumlah tersebut secara individu, untuk setiap pekerja yang terjejas. Dengan cara yang sama, anda perlu melakukan apa-apa komisen atau bonus yang diperoleh oleh kakitangan anda setiap jam dan gaji dalam tempoh beberapa hari terakhir dalam tempoh perakaunan anda. Mereka akan menambah jumlah gaji terakru anda.
Hari Sakit dan Bayi Percutian
Satu lagi komplikasi yang perlu anda hadapi adalah hari-hari sakit, hari-hari peribadi yang dibayar dan bayaran bercuti. Ini adalah benar jika anda menggunakan tahun kalendar sebagai tahun fiskal anda, jadi tahun fiskal anda bertepatan dengan cuti. Jika anda menawarkan hari-hari peribadi yang dibayar, mereka biasanya bersamaan dengan gaji sehari untuk pekerja bergaji atau peralihan biasa - biasanya lapan jam - untuk pekerja setiap jam. Hari-hari yang sakit bekerja dengan cara yang sama, dan mereka sering mengambil alih cuti sama ada sebagai hari peribadi atau kerana anda telah mendapat sakit secara sah. Undang-undang membayar bercuti berbeza-beza, bergantung pada tempat perniagaan anda didasarkan, tetapi dalam kebanyakan kes, ia beroperasi sehinggalah gaji sehari untuk pekerja yang tidak bekerja pada hari cuti dan gaji hari pada kadar yang lebih tinggi bagi mereka yang melakukannya.
Membenarkan Cukai dan Manfaat
Sebaik sahaja anda telah mencuba semua jumlah tersebut, anda akan mempunyai angka untuk semua gaji terakru anda yang sebenarnya. Bagaimanapun, kerja anda masih tidak dapat dilakukan, kerana setiap dolar jumlah itu juga merupakan peratusan yang lebih kecil yang anda berutang dalam bentuk cukai gaji negara dan persekutuan. Jika syarikat anda menawarkan manfaat kepada pekerjanya, atau kepada beberapa golongan pekerja, manfaat tersebut juga dianggap sebagai pendapatan yang boleh dikenakan cukai. Anda perlu mengolah nilai dolar setiap hari manfaat tersebut dan memohonnya kepada semua pekerja yang layak untuk menghasilkan jumlah gaji terakru yang terakhir, termasuk faedah tersebut. Setelah itu, anda boleh mengira jumlah cukai gaji yang anda perlu bayar. Sebenarnya, itu bukan sebahagian daripada penyesuaian untuk upah terakru, tetapi anda perlu menyesuaikan akaun cukai anda dengan cara yang sama kerana semuanya adalah sebahagian daripada tugas yang sama.
Membenarkan Perbelanjaan Pemprosesan Payroll
Sekiranya anda menggunakan syarikat luar untuk mengendalikan senarai gaji anda, ada satu amaun akhir yang anda perlukan. Itulah jumlah yang anda bayar untuk pemprosesan gaji anda, yang akan berbeza-beza bergantung pada penyedia yang anda gunakan dan pelan perkhidmatan yang anda pilih. Biasanya, yuran anda akan dibuat pada setiap pekerja-setiap bulan, jadi mengira jumlah setiap hari adalah sama dengan mengira jumlah harian untuk gaji bulanan. Kalikan jumlah per pekerja dengan jumlah pekerja, bagilah angka itu dengan bilangan hari dalam bulan itu, dan kemudiankan jumlah dollar harian dengan jumlah hari yang tersisa pada akhir bulan. Jika syarikat anda kecil, anda mungkin memasukkan jumlah ini terus ke dalam angka jumlah untuk upah terakru. Di syarikat yang lebih besar, anda mungkin mempunyai akaun berasingan untuk perbelanjaan gaji, tetapi seperti cukai gaji anda, masuk akal untuk mengira dan menjelaskan jumlah tersebut semasa anda sudah melakukan upah yang terakru.
Cara Laraskan Penyertaan untuk Gaji Berjadual
Sekarang bahawa anda telah mencipta semua jumlah dolar yang terlibat, anda akhirnya bersedia untuk menyelam kembali ke dalam buku dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Pertama, kembali ke akaun "Upah Bayaran" di sisi kredit kunci kira-kira anda, atau apa sahaja akaun yang dipanggil dalam buku anda. Anda akan mempunyai kemasukan di sana untuk tempoh bayar sebelumnya, yang sudah diproses dan dipertanggungjawabkan. Kini, anda akan meletakkan entri baru di sana, dengan keterangan "Melaraskan Penyertaan," dan tambahkan gaji yang anda telah dikira untuk beberapa hari terakhir tempoh tersebut. Jika anda menyimpan buku itu sendiri, anda boleh menjadi lebih bermaklumat dan melabelkannya "Melaraskan Kemasukan untuk Upah Terkumpul," atau sesuatu yang serupa, untuk membantu anda mengingat lebih jelas apa yang telah anda lakukan. Kini, pindah ke penyata pendapatan anda dan masukkan entri penyesuaian dengan cara yang sama pada sisi debit lejar anda. Akhirnya, log kedua-dua penyesuaian entri ke jurnal anda. Jika anda menggunakan program perakaunan berkomputer atau sistem manual "satu tulis", jumlah yang betul boleh memindahkan diri ke jurnal tanpa perlu melakukannya.
Ketidaksesuaian untuk Melaraskan Penyertaan untuk Gaji Berjadual
Sekiranya anda menyimpan buku anda sendiri atau menggunakan penjaga buku yang tidak dilatih secara formal, anda mungkin dapat mengabaikan penyesuaian ini di tengah-tengah tekanan dan kesibukan melakukan laporan akhir tahun, suku tahunan atau bulanan anda. Terutamanya benar jika akhir tahun fiskal anda bertepatan dengan tahun kalendar, jadi anda sedang menghadiri ini semasa cuba untuk memenuhi kewajipan peribadi anda semasa cuti. Ini dapat difahami sepenuhnya jika anda terlepas pelarasan, tetapi itu tidak bermakna anda tidak bertanggungjawab untuk menjaga buku anda dengan betul.
Menjaga buku slipshod atau tidak tepat boleh mempunyai beberapa kesan. Peminjam atau pelabur berpotensi boleh menjadi berhati-hati, dan betul-betul begitu jika mereka mendapati ketidaktepatan dalam kewangan anda. Ia juga bermakna anda tidak bekerja dengan maklumat yang tepat, yang menjadikan perancangan pengurusan lebih sukar. Jika anda berada di pasaran di mana pekerja merekrut sudah menjadi satu cabaran, reputasi untuk pembayaran gaji tidak akan membantu punca anda. Akhirnya, gagal untuk mengira cukai gaji anda dengan betul boleh menyebabkan denda dan perhatian yang tidak diingini daripada pihak berkuasa cukai negeri atau IRS. Membuat pelarasan memerlukan sedikit kerja di pihak anda - atau bahagian penjaga buku anda - tetapi ia berbaloi untuk mendapatkannya dengan betul.
