Sistem penggajian manual dilaksanakan sepenuhnya dengan tangan, sedangkan sistem penggajian berkomputer membolehkan syarikat memproses gaji melalui perisian gaji khusus. Sistem manual boleh mengakibatkan kesilapan penggajian dan biasanya proses yang perlahan dan susah payah. Sistem berkomputer menawarkan beberapa kelebihan, termasuk peningkatan ketepatan dan kelajuan.
Masa Pengimportan
Ramai majikan menggunakan sistem ketepatan waktu, seperti jam waktu, untuk menjejaki masa kerja pekerja. Sistem manual memerlukan masa pengesanan pekerja dengan tangan, tetapi sistem penggajian berkomputer mempunyai keupayaan untuk secara automatik menghantar entri pekerja dari sistem timekeeping ke dalam sistem penggajian.Sistem sedemikian boleh memisahkan jam tetap dari waktu kerja lembur, walaupun pekerja kadang-kadang perlu membuat penyesuaian.
Pengiraan automatik
Sistem penggajian berkomputer boleh membuat pusingan jam kerja pekerja ke segmen seperempat jam dan dengan tepat mengira jumlah jam bekerja dan dibayar, dengan itu menjimatkan masa untuk pengiraan manual. Sistem ini mengira semua kekerapan bayar, seperti mingguan, dua kali seminggu, dua bulan dan bulanan, berdasarkan data input yang diterima.
Sistem penggajian berkomputer secara automatik mengira potongan statutori pekerja, seperti cukai dan garisan upah, dan potongan sukarela, seperti yuran letak kereta, sumbangan 401 (k) dan manfaat perubatan. Orang gaji hanya memasuki data yang mana potongan itu berasaskan, seperti maklumat W-4 untuk penangguhan cukai pendapatan persekutuan.
Pemprosesan Paycheck
Sistem gaji manual memerlukan anda mencetak gaji pada mesin taip atau dengan tangan. Sistem penggajian berkomputer mempunyai keupayaan deposit langsung, yang menjimatkan wang yang dibelanjakan untuk pemeriksaan langsung dan penyesuaian. Di samping itu, percetakan gaji dan stok gaji berkomputer berlaku dengan cepat, tanpa mengira jumlah.
Laporan Generasi
Sistem penggajian berkomputer menghasilkan laporan gaji yang membolehkan anda menyemak semula gaji sebelum mencetak gaji atau membayar stok. Jabatan Buruh A.S. memerlukan majikan untuk menyimpan rekod gaji selama sekurang-kurangnya tiga tahun. Sistem berkomputer membolehkan cetakan salinan percetakan daftar gaji yang berkaitan dengan setiap tempoh bayar, dan juga menyimpan maklumat dalam sistem selama-lamanya.
Sistem berkomputer membantu memastikan pematuhan cukai gaji dengan menghasilkan laporan cukai, termasuk penyata gaji suku tahunan dan tahunan serta borang W-2 pekerja. Sistem ini menyediakan akauntan syarikat dengan data yang diperlukan untuk mengendalikan cukai gaji dan duti rekillilasi syarikat dan mencetak laporan yang diperlukan. Selain itu, sistem ini mengesan masa manfaat seperti percutian dan masa peribadi, yang diambil dan dibayar.
