Pertemuan kumpulan belia, tempat beristirehat dan aktiviti perlu dirancang terlebih dahulu supaya anda tahu apa yang anda mahu lakukan dan mencapai dalam masa tertentu. Cara terbaik untuk mendokumenkan rancangan anda adalah dengan membuat agenda. Agendas adalah seperti senarai yang memaparkan susunan perbincangan atau aktiviti yang anda ingin lakukan sepanjang masa bersama-sama. Dengan memberikan belia agenda yang sesuai dengan umur, mereka boleh mengikuti untuk melihat apa jenis perkara yang berlaku seterusnya.
Tuliskan nama program pemuda anda di bahagian atas dokumen saiz surat standard. Letakkan tarikh di bawahnya, bersama-sama dengan waktu permulaan dan akhir, jika berkenaan. Juga termasuk lokasi program.
Senaraikan aktiviti atau perbincangan mengikut susunan yang anda mahu mereka lakukan. Setiap aktiviti atau titik perbincangan harus mempunyai peluru atau nombor di sebelahnya. Dalam format senarai, contohnya ialah "I) aktiviti pencerobohan, II) Mengenali Anda Baca Packet Review, III) Bengkel Kumpulan …"
Datanglah dengan senarai aktiviti dan perbincangan dalam susunan logik yang masuk akal secara berurutan. Agenda itu akan diikuti dari bahagian atas ke bawah, jadi aktiviti dan perbincangan perlu berjalan lancar.
Sertakan item dalam agenda yang anda mungkin tidak mempunyai peluang untuk dibincangkan pada mesyuarat atau pengunduran terakhir. Dedicasikan sebahagian agenda untuk item susulan ini. Anda boleh membuat bahagian baru di bahagian bawah agenda dan labelnya "Item Perbincangan Sebelumnya" atau "Item Lanjutan."
Beri masa dalam agenda untuk pemuda untuk berehat kecil, terutama jika ini adalah pertemuan panjang atau berundur. Tidak seperti orang dewasa, remaja mungkin tidak dapat duduk dalam masa yang lama dan masih mengekalkan tumpuan dan perhatian dengan jayanya.
Tentukan agenda terakhir untuk sesi soal jawab untuk belia. Di sinilah remaja mempunyai peluang untuk mendapat penjelasan mengenai perkara-perkara yang membingungkan mereka atau bertanya tentang apa yang diliputi.
