Sasarkan sasaran anda apabila anda menghantar aduan, atau apabila anda meminta bantuan khidmat pelanggan. Mendapatkan surat khidmat pelanggan dengan menguasai kekecewaan anda sendiri dan menyatukan permintaan yang sopan dan koheren untuk mendapatkan rawatan. Tulis surat perkhidmatan pelanggan untuk mendapatkan hasil dengan mengikuti beberapa panduan mudah, seperti tradisi di kalangan wartawan akhbar.
Siapa?
Alamat surat anda dengan berhati-hati. "Pastikan anda menghantarnya kepada … orang yang boleh bertindak ke atasnya," kata Rosalie Maggio, pengarang Cara Mengatakannya.
Menyelidik nama dan alamat yang sesuai; jangan meneka atau berasumsi. Alamat aduan anda kepada "John Smith, Pengarah Khidmat Pelanggan, ABC Gadget Corporation" dengan alamat jalan yang sesuai dan bukan hanya "Jabatan Perkhidmatan Pelanggan".
Hubungi pejabat syarikat untuk maklumat, cari sumber dalam talian seperti sumber Hoover (sumber di bawah), atau cuba Biro Perniagaan yang Lebih Baik jika anda memerlukan lebih banyak bantuan.
Apa, Di mana dan Bila?
Gunakan bahasa bermaruah dalam surat anda. Kenal pasti produk atau perkhidmatan yang menjadi topik aduan anda. Tentukan butiran seperti membuat, model, tahun, tarikh penghantaran atau tarikh pemasangan.
"Apabila menggambarkan masalah itu, menjadi khusus dan tepat, hanya menyatakan bahawa produk 'tidak berfungsi' tidak memberikan maklumat yang mencukupi. Ringkasan terperinci aduan anda akan membantu syarikat dalam menyelesaikan masalah anda," mencadangkan laman web RocketLawyer, yang menyediakan templat surat aduan pelanggan.
"Saya membeli satu set MagnaGadget tiga minggu yang lalu dan mula mengalami masalah sebaik sahaja saya membongkarnya. Alat tidak akan berada di rak atau pada pemegang," memberikan lebih banyak maklumat daripada "Produk anda berbau busuk!" Sediakan syarikat dengan alat yang mereka perlukan untuk menangani aduan anda.
Bagaimana?
Senaraikan langkah-langkah yang telah anda ambil sejauh ini untuk menyelesaikan masalah. Terangkan apa yang telah anda lakukan dan tindak balas yang anda terima.
"Kedai di mana saya membeli set itu merujuk saya ke jabatan khidmat pelanggan tempatan anda di Metro. Encik George Allenby di pejabat itu menyatakan bahawa mereka tidak dapat membantu saya sejak saya membeli set dari outlet diskaun. reputasi untuk alat yang boleh dipercayai dan saya sangat kecewa dengan tindak balas setakat ini."
Menawarkan penyelesaian yang khusus dan memuaskan kepada masalah ini. "Saya percaya ABC membuat produk yang baik, ini mungkin hanya satu kesalahan kecil kepada syarikat, tetapi ia adalah masalah besar bagi saya. Jika ABC akan menggantikan set MagnaGadget yang rosak, saya gembira." Beri syarikat cara untuk membuat perkara yang betul, tetapi wajar.
Mengapa?
Rawat penerima surat itu seperti yang anda inginkan: Keberanian dan akhlak yang mantap akan memberi anda hasil yang lebih baik daripada sikap kasar dan menyakitkan hati. Ikuti nasihat ini: "… ingatlah untuk menjadi bijak, tetapi tegas, jika anda merasakan anda telah dilukai, patuhi senapang anda dan jangan berpuas hati sehingga masalah itu diperbetulkan," tegas Margaret McCarthy dalam Penulisan Surat Made Easy. Dapatkan penghormatan dari penerima surat itu dengan pendekatan yang sopan dan munasabah dan anda akan lebih cenderung untuk mendapatkan masalah yang diselesaikan dengan kepuasan anda.
Lebih banyak Maklumat Penulisan Surat
Surat Aduan untuk Orang Sibuk; John Bear dan Maria Bear, 1999
Terkejut, Terkejut dan Gembira: Bagaimana Menulis Surat Aduan yang Akan Diterima; Ellen Phillips, 1998
