Selalunya dalam perniagaan adalah perlu untuk menghantar komuniti penting komuniti kepada sekumpulan orang, memaklumkan mereka tentang perubahan atau semakan kepada dasar dan prosedur syarikat. Jika orang-orang itu tergolong dalam kumpulan rasmi, terdapat beberapa pilihan untuk menangani surat kepada mereka.
Menangani Kumpulan dalam Surat
Gunakan nama rasmi untuk kumpulan jika kumpulan tersebut diorganisasikan secara formal dan dikenali dengan nama itu. Sekiranya kumpulan itu adalah Anak Perempuan dari Revolusi Amerika, sebagai contoh, adalah betul betul untuk menangani surat itu kepada kumpulan menggunakan "Daughters of the Revolution Amerika." Ini adalah cara yang paling formal untuk mengakui maklumat dalam surat itu untuk penggunaan kumpulan penuh. Walau bagaimanapun, ragu bahawa surat itu sendiri akan dikongsi dengan kumpulan secara keseluruhan, tetapi pegawai dan pengurusnya.
Ia juga boleh diterima untuk menangani kumpulan dengan tajuk kolektif mereka, tanpa menghiraukan nama "Dear." Anda boleh memulakan surat dengan "Ke Semua Pengurus Akaun" atau "Untuk Penyelia Shift Malam."
Jika kumpulan adalah satu di mana anda ingin mengatasi seorang individu yang tajuk dan namanya tidak diketahui, adalah sesuai untuk menggunakan ucapan "Kepada Kepunyaan Keprihatinan Itu." Walaupun frasa ini menganggap bahawa ia dimaksudkan untuk individu, ia adalah sesuai untuk digunakan semasa menangani sesebuah kumpulan. Salam ini, sedangkan yang betul dan sesuai, tidak mempunyai kuasa yang datang dari alamat surat penting dengan nama dan hak orang yang betul.
Gunakan sebutan ringkas seperti "Pengedaran," atau "Lihat Pengedaran," dalam medan "Kepada" suatu memorandum perniagaan, terutamanya jika surat tersebut adalah dalaman. Nama-nama semua individu di dalam senarai edaran hendaklah dizahirkan sepenuhnya dalam surat tersebut, biasanya sebagai sebahagian daripada bahagian footer. Senarai ini boleh diatur mengikut abjad atau oleh hierarki organisasi dengan nama pengurus senior yang disenaraikan terlebih dahulu dalam urutan peringkat, diikuti dengan senarai abjad semua bawahan.
Senaraikan nama, tajuk dan alamat semua pihak yang berkenaan jika kumpulan kecil dan tidak dihubungkan dengan persatuan dengan satu syarikat. Kaedah ini adalah salah satu kemudahan bagi penerima surat itu, yang disediakan dengan panduan rujukan berguna kepada semua pihak dalam satu komuniti.
