Menulis cadangan kontrak memerlukan anda mencipta naratif yang menarik yang menerangkan mengapa syarikat anda paling sesuai untuk kerja yang dicari agensi sektor awam atau projek perundingan yang diminta oleh syarikat sektor swasta. Kerana cadangan sektor awam adalah yang paling mencabar untuk menulis, dan selalunya yang paling memakan masa untuk membina, jika anda tahu bagaimana untuk menulis satu cadangan kontrak yang menang untuk kerajaan, menulis satu untuk kerja sektor swasta adalah sekeping kek.
Bagaimana Menulis Cadangan Kontrak
Mengkaji penyenaraian bantuan untuk penulis cadangan di mana-mana papan kerja dalam talian menunjukkan bahawa kemahiran yang anda gunakan untuk membuat cadangan yang menang adalah yang sangat berharga. Tetapi dapat menulis cadangan kontrak yang menang mengambil lebih daripada sekadar kemahiran menulis yang baik dan arahan bahasa Inggeris. Cadangan kontrak bertulis yang terperinci memerlukan usaha pasukan dan pemahaman yang jelas tentang perkhidmatan atau produk syarikat, proses kontrak dan pengambilalihan dan harga. Menarik bersama cadangan kontrak boleh mengambil minggu dan bahkan bulan perancangan, strategi dan penyelidikan. Penulisan cadangan kontrak bukanlah satu-satunya pekerjaan. Banyak organisasi mempunyai "pasukan penangkapan" di tempat sebagai lanjutan bahagian pengembangan perniagaan syarikat.
Apabila Perniagaan Menggunakan Cadangan Kontrak
Banyak syarikat yang menyediakan perkhidmatan atau produk kepada agensi kerajaan menggunakan cadangan kontrak sebagai cara untuk mendapatkan perniagaan di sektor awam. Terdapat kegunaan untuk cadangan kontrak dalam sektor swasta, tetapi cadangan bagi kerja sektor swasta sering kurang kompleks dan berstruktur daripada cadangan yang ditulis untuk pegawai kontrak dan pemerolehan kerajaan. Sekiranya anda akan menulis cadangan kontrak untuk organisasi anda, adalah idea yang baik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cadangan yang difokuskan oleh kerajaan kerana struktur unik dari permintaan kerajaan, dan keperluan menjalankan perniagaan dengan agensi-agensi sektor awam. Sekiranya anda tahu bagaimana menulis cadangan kontrak yang menang untuk kerajaan persekutuan, contohnya, menulis satu yang akan memenangi perniagaan organisasi anda di sektor swasta akan mudah dibandingkan.
Proses Perolehan
Pentadbiran Perkhidmatan Am A.S. menerbitkan Peraturan Perolehan Persekutuan (FAR). The FAR adalah buku halaman 2,000-plus yang mengandungi semua yang anda ingin tahu mengenai proses dan peraturan pemerolehan kerajaan persekutuan. Amazon membawa buku dan versi Cliffs-Notes-esque juga, tetapi anda boleh memuat turun dari laman web kerajaan dan mengetahui bahawa anda mendapat semua semakan dan pindaan yang dikemas kini. Menjadi akrab dengan FAR dan ia akan menjawab banyak soalan yang anda miliki tentang menulis cadangan kontrak. Sekurang-kurangnya, anda akan mempunyai pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana dan mengapa kerajaan memerlukan tindak balas terperinci mengenai permintaan produk dan perkhidmatannya.
Proses pemerolehan kerajaan sering kali bermula dengan suatu permintaan. Permohonan adalah dokumen yang tersedia kepada orang awam yang mengandungi maklumat mengenai agensi yang memerlukan perkhidmatan atau produk. Permohonan itu mengandungi butiran tentang jenis perkhidmatan atau produk dan bagaimana kerajaan mahu perkhidmatan atau produk dihantar. Ia juga menetapkan terma dan syarat pengurusan hubungan vendor-agensi. Dalam permintaan kerajaan, anda dirujuk sebagai "Kontraktor" atau "Penjual." Dalam beberapa kes, kerajaan mengeluarkan Permintaan Maklumat (RFI) yang mendahului penerbitan permohonan. Tujuan RFI adalah untuk mengenal pasti jenis syarikat yang mampu menyediakan perkhidmatan atau produk yang dikehendaki oleh kerajaan. Menjawab RFI mengambil beberapa kerja, tetapi tidak hampir usaha yang diperlukan untuk bertindak balas terhadap permintaan kerajaan.
Terdapat beberapa jenis permohonan: Permintaan untuk Cadangan (RFP), Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ) dan Undangan untuk Penawaran (ITB). Yang penting di antara jenis permohonan ini menentukan bagaimana anda menyusun cadangan kontrak anda. RFP biasanya menghendaki anda membentangkan idea dan pendekatan syarikat anda dengan cara yang sangat terperinci dan meyakinkan yang mempamerkan keupayaan anda untuk menyelesaikan isu yang telah diterangkan oleh kerajaan dalam RFP.
Sebagai contoh, apabila agensi mengeluarkan RFP yang menyatakan keperluan untuk pembinaan pembangunan kepimpinan dan kepimpinan eksekutif untuk pemimpin kerajaan, cadangan kontrak anda harus menerangkan perkhidmatan bimbingan eksekutif syarikat anda; kepakaran dan kelayakan jurulatih dan perunding anda; teori-teori di mana pelatih-pelatih anda bergantung pada sesi latihan dan proses yang anda gunakan untuk memastikan bahawa eksekutif-eksekutif kerajaan memanfaatkan sepenuhnya penglibatan pelatih. Juga, anda perlu memberi butiran mengenai langkah jaminan kualiti syarikat anda, serta bagaimana anda mencadangkan pengurusan penglibatan jurulatih melalui pelaporan tetap, penyimpanan rekod dan peruntukan sumber.
Siapa Menulis Cadangan Kontrak di Perniagaan?
Pasang pasukan penangkapan anda sebelum anda meletakkan pen ke kertas atau duduk di komputer anda. Secara umumnya, tidak ada satu-satunya orang yang menulis cadangan kontrak, menulis cadangan adalah usaha pasukan. Ini usaha sama yang melibatkan bakat dan kepakaran beberapa orang dalam pasukan penangkapan. Setiap orang dalam pasukan penangkapan mempunyai peranan dalam penulisan cadangan. Menggunakan contoh dari atas, jika syarikat anda sudah dalam perniagaan menyediakan perkhidmatan bimbingan eksekutif, orang-orang yang mungkin menambah nilai kepada pasukan penangkapan adalah pengurus projek bimbingan eksekutif, pentadbir kontrak, penulis cadangan, akauntan atau pegawai perniagaan dan presiden syarikat. Presiden akan mengawasi proses dan menandatangani cadangan kontrak apabila diserahkan kepada kerajaan. Presiden syarikat atau perancangnya terlibat dalam penulisan proposal dan penyerahan peringkat kerana mereka mempunyai kuasa untuk mengeluarkan dokumen yang mengikat.
Sepanjang proses penulisan cadangan, pasukan penangkapan anda perlu mengadakan mesyuarat tetap. Semasa mesyuarat ini, anda membincangkan strategi, pendekatan, intel baru dan kemajuan. Ketua pasukan penangkapan itu mungkin pakar pembangunan perniagaan yang bertanggungjawab terhadap logistik dalam menyusun cadangan kontrak. Sebagai alternatif, pemimpin mungkin seseorang yang presiden syarikat melantik sebagai pemimpin atau orang yang lebih berpengalaman yang hanya bertanggungjawab untuk memimpin pasukan. Setelah mengadakan mesyuarat tetap dengan pasukan penangkapan anda akan memastikan cadangan kontrak anda berada di landasan dan anda memenuhi tarikh akhir untuk mengemukakan cadangan akhir anda. Akan ada banyak kajian, perletakan dan perbincangan mengenai cadangan itu - ia usaha yang sangat gigih, walaupun untuk kontrak kecil.
Bagaimana Menang Cadangan Kontrak
Matlamat anda adalah untuk memenangi anugerah kontrak - tidak memenangi cadangan kontrak. Tetapi yang penting ialah kandungan dan sifat menarik kandungan cadangan, bukan semantik. Langkah pertama dalam menulis proposal kontrak yang menang adalah untuk menyelidik agensi yang mengeluarkan permohonan. Sesetengah syarikat memberi maklumat tentang agensi kerajaan; bagaimanapun, setiap ahli pasukan penangkapan anda harus menyumbangkan apa sahaja maklumat yang mereka ada mengenai agensi itu. Contohnya, jika pengurus projek anda mempunyai maklumat mengenai hala tuju strategik agensi dari kerja pembinaan eksekutif terdahulu, yang boleh berguna dalam menerangkan hasil penglibatan jurulatih dengan agensi itu. Atau, jika pegawai perniagaan anda telah menyemak semula cadangan kongres ke agensi yang meminta, itu berguna dalam menentukan harga yang menyertai proposal kontrak anda.
Menulis cadangan kontrak yang menang memerlukan pendekatan yang sistematik dan sistematik untuk bertindak balas terhadap permintaan kerajaan. Pertama, lakukan penyelidikan anda. Jika anda tidak kenal dengan agensi itu, pelajari laman webnya untuk memahami misi, visi dan prinsip teras. Menggabungkan perkara-perkara tersebut ke dalam cadangan anda dan, jika mereka bersesuaian dengan misi syarikat, visi dan prinsip inti, semuanya lebih baik. Lukis orang-orang yang sama, jadi pasukan semakan cadangan kerajaan melihat penjajaran dengan syarikat anda. Itulah pendekatan strategik yang penting untuk mewujudkan sejenis hubungan dengan agensi.
Pelajarilah nasihat untuk memastikan anda memahami apa yang diperlukan oleh agensi dan mendamaikan masa dan usaha yang diperlukan untuk menjawab permintaan tersebut. Jika anda mengemukakan cadangan untuk projek besar-besaran di mana anda sama sekali tidak mempunyai prestasi atau pengalaman masa lalu dalam bidang, anda sama ada perlu menyampaikan permohonan ini atau menulis cadangan yang sangat menarik yang menggambarkan keupayaan anda di kawasan perkhidmatan yang agensi kerajaan memerlukan. Adakah penyelidikan anda mengenai persaingan juga. Agensi-agensi kerajaan persekutuan dikehendaki menyiarkan permohonan mereka di laman web Peluang Perniagaan Persekutuan - FedBizOpps, untuk pendek (fbo.gov). Di bawah tab "Vendor Yang Bermesyuarat" pada posting permintaan, anda akan dapati senarai kontraktor dan vendor yang berpotensi. Semua syarikat yang disenaraikan di bawah tab itu tidak boleh mengemukakan cadangan kontrak; Walau bagaimanapun, ia adalah permulaan yang baik untuk memahami siapa persaingan anda.
Surat Sampul Cadangan Kontrak
Salah satu langkah utama dalam mengemukakan cadangan kontrak yang menang adalah memesan komponen cadangan anda. Bagi banyak laporan perniagaan, ringkasan eksekutif hanya dibina selepas "daging" laporan dimuktamadkan. Amalan yang sama adalah bijak untuk membina surat cadangan kontrak. Fikirkan surat cadangan kontrak sebagai ringkasan eksekutif - menyediakan draf pernyataan yang anda gunakan untuk semua cadangan kontrak anda, tetapi simpan perbaikan untuk langkah terakhir dalam menulis cadangan kontrak anda.
Kebanyakan cadangan kontrak untuk kerajaan dihantar secara elektronik. Oleh itu, surat contoh proposal kontrak adalah e-mel penghantaran yang semata-mata yang mengatakan sesuatu seperti, "ABC Consulting dengan sukacitanya menyerahkan tindak balas yang dilampirkan kepada RFP # 0000, yang merangkumi Pendekatan Teknikal, Harga dan Resume Teknis ABC untuk Kakitangan Utama. penghantaran. " Sebab anda ingin pengesahan resit adalah untuk memastikan anda mempunyai bukti bahawa anda mengemukakan cadangan itu pada tarikh akhir. Yang mengatakan, pengenalan cadangan kontrak yang menang adalah lebih daripada satu surat cadangan daripada emel penghantaran.Bahagian pertama dari proposal kontrak anda harus mengandungi maklumat latar belakang tentang perusahaan Anda, layanan yang diberikan oleh perusahaan Anda dan sebutkan secara singkat alasan mengapa Anda adalah kontraktor atau vendor yang memenuhi syarat. Inilah pengenalan sampel yang berfungsi sebagai surat cadangan kontrak:
ABC Consulting (ABC) adalah perniagaan kecil milik 8 (a), yang kurang bernasib baik, yang dimiliki oleh wanita (EDWOSB) dengan misi perniagaan untuk menyediakan penyelesaian yang unggul, fleksibiliti dan inovasi kepada pelanggan. Kami bekerjasama dengan pelanggan kami untuk menilai objektif teras mereka dan menyampaikan penyelesaian yang berorientasikan kos, berkesan dan berorientasikan hasil. Pasukan pengurusan ABC mempunyai lebih daripada 150 tahun pengalaman pengurusan gabungan yang difokuskan pada aspek unik kontrak persekutuan. Dengan pengalaman pengurusan undang-undang dan program gabungan kami, ABC menawarkan kepakaran industri dengan pengalaman dan pengetahuan praktikal kepada pelanggan kerajaan persekutuan kami.
ABC telah mengalami pertumbuhan luar biasa sejak beberapa tahun kebelakangan ini, yang menyaksikan pertumbuhan purata 25 peratus setahun. Kami menyifatkan pertumbuhan letupan kami terhadap komitmen kami terhadap kualiti. Kami menggunakan amalan terbaik industri untuk menguruskan kedua-dua projek kecil dan kompleks. Metodologi kawalan kualiti kami termasuk analisis kepada 1) menentukan strategi pengurusan dan objektif program dalam terma yang boleh diukur, 2) melaksanakan sistem dan prosedur untuk memantau prestasi sistem terhadap objektif tertentu dan 3) memastikan maklum balas prestasi disampaikan kepada pengurusan program dan kakitangan untuk memperbaiki perancangan dan memohon pelajaran yang dipelajari. Kami menambah metodologi kualiti kami dengan penyelesaian pengurusan risiko untuk mengurangkan kebarangkalian dan kesan ralat melalui sistem respon risiko profesional.
Infrastruktur korporat kami direka untuk menyampaikan perkhidmatan berkualiti tinggi dengan cepat mengembangkan asas perniagaan kami. Kepimpinan kanan kami secara kolektif berfungsi sebagai sokongan keseluruhan kepada kakitangan program kami dan bukan sebagai prosedur, proses atau dasar korporat yang "pengurus" yang biasa digunakan. Pengurusan kanan ABC beroperasi sebagai asas untuk menyediakan sokongan dan sumber korporat secara keseluruhan kepada kakitangan program yang secara langsung menyokong pelanggan kami. Kami memahami keperluan dan keutamaan pelanggan kami dan menguruskan sumber kami untuk menyokong objektif mereka.
Kami akan memanfaatkan kejayaan masa lalu, kepakaran dan amalan terbaik untuk menyediakan nama agensi penyerahan dari usaha kerajaan dengan pelbagai inisiatif pembangunan organisasi. Inisiatif pembangunan organisasi yang kami reka bentuk akan meningkatkan prestasi individu dan pasukan. Hasil dari inisiatif kami akan meningkatkan penglibatan pekerja menerusi komunikasi yang berkesan, kerjasama dan pembinaan konsensus. ABC Consulting mempunyai latar belakang, latihan, kelayakan dan profesional untuk berjaya menyampaikan pelbagai jenis perkhidmatan modal insan yang diperlukan di bawah Penyataan Kerja Prestasi (PWS).
