Perancangan majlis pecah tanah boleh agak mudah atau sangat sukar, bergantung kepada masa tahun, jenis dan bilangan individu yang terlibat, dan kerjasama akhbar tempatan. Berikut adalah beberapa petua untuk merancang majlis pecah tanah yang berjaya.
Pra-Perancangan Program Majlis Memecah Tanah
Menetapkan tarikh dan masa untuk majlis tersebut. Pastikan anda mengingati ketersediaan wakil yang perlu terlibat.
Tetapkan program untuk acara tersebut.
Buat senarai semua individu yang akan dijemput. Ia mungkin termasuk pejabat bandar, daerah dan juga negeri dan persekutuan; dewan tempatan perdagangan dan ekonomi pembangunan kumpulan; eksekutif syarikat atau organisasi yang mana pecah tanah berlaku; dan akhbar tempatan.
Buatkan pelan kontingensi untuk cuaca buruk. Ini boleh merangkumi majlis pendek di luar bagi pegawai untuk menggali sekop pertama kotoran dengan baki majlis yang diadakan di lokasi di dalam atau berdekatan. Sekiranya cuaca melarang sebarang upacara di luar, tentukan sama ada untuk mengalihkan upacara itu kepada alternatif tarikh hujan atau menghapuskan penggalian upacara dan memegang segalanya di lokasi di dalam.
Tentukan cara terbaik untuk melanjutkan jemputan acara. Sekiranya acara ditutup kepada orang ramai, jemput peserta melalui pos, telefon atau e-mel langsung. Sekiranya ia terbuka kepada orang awam, maka jemputan juga boleh disiarkan di akhbar tempatan dan diumumkan dalam pengumuman perkhidmatan awam di radio dan televisyen.
Panggil untuk mengesahkan bahawa tarikh dan masa bagi upacara itu adalah mengikut jadual setiap orang yang berada di dalam program ini. Pastikan semua orang yang akan diminta untuk bercakap atau melakukan sesuatu untuk acara memahami peranan mereka dalam program dan jumlah masa yang perlu mereka bicarakan.
Menjejaki semua RSVP untuk tujuan logistik. Sekiranya seorang penceramah program harus keluar pada saat yang lalu, ada pembicara alternatif untuk mengambil tempatnya dan membuat pengaturan yang diperlukan secepat mungkin.
Menyediakan Majlis
Panggil ruangan pembangunan tempatan atau kumpulan pembangunan ekonomi untuk menentukan sama ada mereka mempunyai kit terobosan. Kebanyakan organisasi jenis ini akan mempunyai tali atau reben untuk menandakan tapak tersebut dan juga sekop emas (atau lain-lain) spade dan hardhats untuk majlis tersebut. Mereka biasanya akan memberi mereka percuma untuk ahli kumpulan mereka. Jika perkara-perkara ini tidak tersedia, kemudian tentukan bagaimana untuk mendapatkan apa yang anda mahukan atau memerlukan sendiri.
Mewujudkan belanjawan untuk acara itu. Jika tiada belanjawan tersedia, tentukan cara-cara untuk mendapatkan sumbangan yang diperlukan untuk membuat majlis itu seperti yang dirancang.
Tentukan hiasan jika mereka diperlukan. Perlu diingat kedua-dua pelan asal dan kontingensi. Mempunyai mereka di tempat sekurang-kurangnya satu jam sebelum acara bermula.
Susun minuman dan barangan kertas jika berkenaan. Sekiranya tidak, pastikan bahawa, sekurang-kurangnya air tawar disediakan untuk penceramah program.
Susun tempat duduk alternatif alternatif dalaman dan luaran. Sekiranya tempat duduk tidak boleh dilakukan untuk semua orang kerana saiz khalayak atau tempat acara diadakan, susunlah tempat duduk dengan ketat untuk peserta program dan kenamaan lain. Tentukan jika terdapat tempat duduk yang diberikan. Jika ya, buatlah carta tempat duduk supaya semua orang yang terlibat dalam upacara itu tahu di mana peserta program dan orang kenamaan lain akan duduk.
Susun tenda jika diperlukan. Pastikan ia sudah siap dan beberapa jam sebelum acara dijadualkan bermula.
Susun sistem bunyi jika diperlukan. Pastikan ia ditubuhkan dan diuji sebelum upacara ditetapkan untuk bermula.
Susun untuk bekas sampah, jika berkenaan. Pastikan mereka tidak diperhatikan sebelum acara dimulakan.
Buat nametags untuk semua kenamaan yang menghadiri acara itu supaya mereka dapat dikenal pasti dengan mudah. Susun untuk menyambut mereka ketika mereka tiba dan duduk di atasnya.
Tandakan tapak penggali dengan tali atau bendera untuk membolehkan orang tahu secara khusus ke mana hendak pergi. Susun jalur kain drop plastik jika laman web ini berlumpur untuk mengelakkan kerosakan pada kasut peserta.
Pastikan semua peserta dalam penggalian mempunyai topi keras. Perlu diketahui bahawa topi semacam itu mungkin diperlukan untuk semua peserta jika upacara berlangsung dalam kawasan topi keras yang ditetapkan.
Mengendalikan Majlis
Pastikan semua peserta berada di tempat yang ditetapkan sebelum upacara bermula. Pastikan mereka memahami parameter mereka dan jumlah masa yang perlu mereka bicarakan.
Panggil peserta untuk memesan sebelum upacara bermula. Selamat datang semua orang ke upacara dan memperkenalkan penceramah pertama apabila tiba masanya untuk bermula. Gariskan sebarang keperluan logistik seperti tapak penyegaran atau lokasi tandas.
Gambar gambar acara yang diperlukan. Pilihan lain ialah mengaturkan salinan foto yang diambil oleh akhbar.
Mengekalkan aliran program dari awal hingga kesimpulan. Sekiranya perlu, langkah dan extemporaneously bercakap untuk memastikan program di landasan atau untuk menutupi mana-mana peserta yang hilang.
Jaga pembersihan sebaik sahaja acara selesai. Pastikan semua sampah dijemput dan tapak itu dikembalikan kepada keadaan sebelum acara dimulakan.
Perkara yang anda perlukan
-
Senarai wakil akhbar tempatan
-
Senarai wakil bandar, daerah, negeri dan persekutuan
-
Jemputan
-
Tali untuk menandakan tapak
-
Sekop
-
Hardhats untuk peserta
-
Kamera
-
Hiasan
-
Ringan
-
Tandakan tapak dari peralatan
-
Tanda nama
-
Meja dan kerusi
-
Podium dengan sistem bunyi
-
Khemah
Petua
-
"Tempat" sepadan dengan tapak pecah tanah. Satu-satunya masa yang mungkin berubah adalah kerana saiz khalayak atau keadaan cuaca. Ia mungkin mustahil untuk mendapatkan semua orang di tempat yang tepat pada masa yang tepat, jadi menembak untuk tarikh dan masa yang memenuhi jadual mereka yang terlibat. Upacara pecah tanah biasanya termasuk penggalian upacara dari sekop pertama kotoran. Mereka juga boleh merangkumi ucapan daripada pegawai bandar atau bandar, pejabat kerajaan atau persekutuan, Dewan Perniagaan atau pemimpin agensi pembangunan ekonomi, dan pegawai dari perniagaan atau organisasi yang memegang pecahan tanah tersebut. Dalam kebanyakan keadaan, lebih baik cuba untuk bekerja tanpa sistem alamat awam kerana kerumitan dan perbelanjaan yang terlibat dalam menetapkan satu. Simpan makanan ringan seperti kek dan pukulan. Kebanyakan orang yang terlibat dalam acara itu mempunyai jadual yang ketat dan tidak mempunyai masa untuk bufet atau makan malam yang panjang. Pastikan mereka berada di tempat sekurang-kurangnya satu jam sebelum acara bermula. Gunakan nametags hanya jika ia diperlukan. Topi keras sering dipinjam dari industri tempatan jika dana tidak tersedia untuk pembelian. Sentiasa bersedia untuk melangkah dan melakukan apa sahaja yang diperlukan untuk memastikan hasil yang berjaya. Terima peserta kerana datang secara lisan atau melalui komunikasi bertulis.
Amaran
Tidak pernah ada orang awam di dalam kawasan topi keras tanpa mengikuti protokol yang betul seperti yang ditubuhkan oleh kerajaan bandar, negeri, dan persekutuan.
