Di banyak tempat kerja, memorandum berfungsi sebagai cara berkomunikasi yang mudah dan berkesan. Dengan menjawab soalan dalam memorandum, bukannya dalam komunikasi tatap muka, anda boleh meningkatkan jumlah pekerja yang jawapan anda sampai dan memberikan pekerja dengan dokumen fizikal atau elektronik untuk rujukan kemudian jika mereka lupa jawaban yang anda berikan. Untuk memastikan bahawa memo anda adalah setakat yang mungkin, format komunikasi anda dengan betul, dan teliti mengarangnya dengan khalayak anda.
Buat tajuk memo. Termasuk "Tarikh:" yang diikuti dengan tarikh penuh di mana anda menghantar memo anda, "Kepada:" dengan penjelasan tentang siapa anda menghantar memorandum itu, "Dari:" dengan nama anda, dan "Subjek:" dengan huraian ringkas tentang perkara ini. Jika menyediakan memorandum anda melalui e-mel, tajuk ini mungkin sudah sedia untuk anda. Jika menaip memo anda, letakkan semua maklumat ini di bahagian atas memo, sejajar dengan sebelah kiri.
Letakkan soalan dalam baris subjek. Sekiranya persoalan yang anda hadapi terlalu lama, ubahlah dengan memendekkannya menjadi dua atau tiga perkataan yang bermakna. Jika anda bercadang untuk menangani lebih daripada satu soalan dalam memorandum anda, senaraikan soalan soalan, diikuti dengan "Q & A" untuk memaklumkan pekerja kepada kandungan memo tersebut. Dengan meletakkan soalan ini atau nota Q & A di baris subjek, anda memudahkan para pekerja untuk mencari memo sekiranya mereka perlu merujuknya kemudian.
Jawab soalan atau soalan dengan ringkas dan jelas. Pekerja menginginkan jawapan kepada soalan mereka, bukan perbuatan kasar. Dengan mengekalkan jawapan anda dengan jelas dan ringkas, anda boleh meningkatkan kemungkinan bahawa pembaca dapat memahami jawapannya dan bertindak balas dengan berkesan kepadanya.
Beritahu pekerja yang harus dihubungi jika mereka memerlukan maklumat tambahan. Sekiranya anda ingin membersihkan sebarang kebingungan mengenai soalan-soalan itu sendiri, mintalah mereka bercakap dengan anda. Sekiranya terdapat jabatan lain dalam perniagaan anda yang akan lebih sesuai untuk menjawab soalan tentang topik, beritahu pekerja anda untuk merujuk kepada individu tertentu dalam jabatan ini, dan masukkan maklumat kenalan individu ini.
