Apabila merancang mesyuarat di hotel, anda akan ingin memastikan jabatan jualan menangkap keperluan kumpulan anda dengan betul supaya anda tidak akan dikenakan bayaran terlalu banyak. Hubungan anda di hotel akan membuat resume kumpulan untuk pertemuan anda untuk dikongsi dengan jabatan lain dan memastikan apa-apa yang anda perlukan di hotel akan disediakan. Sambung semula kumpulan adalah profil yang merangkumi tujuan organisasi anda untuk bermesyuarat di hotel, bilangan orang yang hadir, jumlah bilik tidur dan ruang letak kereta yang diperlukan, katering dan keperluan fungsional lain hotel akan berperanan penting dalam menyediakan. Profil ini harus dibuat kira-kira 14 hari sebelum acara anda jadi membuat garis masa anda sesuai dengan sewajarnya.
Tulis semua yang anda perlukan untuk mesyuarat itu dan berikannya kepada perhubungan jualan hotel anda untuk memastikan hotel mempunyai sumber untuk memenuhi keperluan anda. Makanan, makanan ringan, ruang letak kereta, bilik istirahat dan bilik-bilik semalaman adalah contoh barang yang harus anda kongsi dengan hubungan jualan. Ini akan memberinya idea permulaan untuk penglihatan anda tentang pertemuan dan peranan hotel dalam menjadikannya lancar. Dia boleh memberikan borang standard untuk anda mengisi untuk menangkap maklumat ini.
Buat masa tamat untuk pendaftaran mesyuarat peserta berkenaan dengan tempoh masa yang diperlukan untuk menghubungi perhubungan jualan hotel anda untuk memberitahu kakitangan mengenai keperluan mesyuarat anda. Gunakan insentif untuk menggalakkan pendaftaran awal, termasuk yuran pendaftaran diskaun atau faedah persidangan. Pastikan peserta mengetahui apa yang tersedia untuk kegunaan di hotel dan pertimbangkan termasuk pendaftaran untuk aktiviti tambahan pada borang anda. Rawatan spa, makan malam tidak bermesyuarat dan aktiviti lawatan adalah perkara yang anda boleh masukkan jika hotel mempunyai sumber untuk menyediakannya dan mereka memenuhi ruang lingkup mesyuarat anda.
Berkomunikasi dengan kenalan jualan anda sebaik sahaja anda melepasi tarikh akhir anda untuk memastikan dia mempunyai kiraan orang yang hadir dan apa yang akan diperlukan dari hotel. Berdasarkan apa-apa nombor tambahan mengenai komunikasi yang anda terima dari peserta yang berpotensi yang ingin hadir tetapi berhasrat untuk mendaftarkan di lokasi, dan nombor bersejarah untuk pendaftaran di tempat.
Minta semakan semula kumpulan anda dua minggu sebelum mesyuarat anda. Pada masa ini, resume kumpulan akan diwujudkan dan akan bersedia untuk dikongsi dengan seluruh hotel. Anda ingin memastikan bilangan dan aktiviti yang ditangkap oleh hubungan jualan sepadan dengan nombor dan aktiviti yang dirancang untuk mesyuarat tersebut. Tanya soalan untuk memastikan anda memahami setiap item baris yang anda semak. Bawa apa-apa percanggahan kepada perhatian kenalan jualan anda dengan serta-merta.
Semak invois anda dari hotel dan padankannya terhadap maklumat yang anda tinjau pada resume kumpulan anda dan maklumat pendaftaran organisasi anda sebaik sahaja mesyuarat selesai. Semak ketidaktepatan dan bayaran tambahan. Sekiranya anda mendapati apa-apa, hubungi kenalan jualan anda dan pengurus jualan supaya mereka dapat diperbetulkan dengan sewajarnya.
Petua
-
Meminta salinan fizikal resume kumpulan anda sebelum mesyuarat anda untuk disimpan dalam rekod anda. Semak borang resume kumpulan sampel untuk mempunyai idea tentang apa yang diperlukan oleh jabatan jualan hotel terlebih dahulu. Berkomunikasi apa-apa perubahan besar yang akan menjejaskan kehadiran mesyuarat anda secepat mungkin.
