Sistem maklumat perakaunan mengambil semua data dan angka dari rekod kewangan organisasi dan mengaturnya ke dalam struktur yang teratur. Sistem maklumat perakaunan berfungsi tiga fungsi asas: untuk mengumpulkan dan memproses data, untuk memberikan maklumat kepada pengambil keputusan dalam organisasi dan melihat bahawa kakitangan perakaunan merekod maklumat dengan tepat dan melindungi data.
Pengumpulan dan Pengolahan
Dalam fasa pengumpulan sistem maklumat perakaunan, akauntan atau pemegang buku mengumpul dan merekodkan data dari jualan tunai, penghutang, pembelian tunai, pembayaran dan gaji, antara transaksi lain. Dalam sistem berkomputer, program perisian memproses semua debit dan kredit ke dalam pangkalan data pengurusan maklumat lengkap.
Laporan Pengurusan
Kakitangan perakaunan mengedarkan laporan kepada pengambil keputusan dalam organisasi, seperti pengurus jualan dan pemasaran, pengurus pengeluaran, pengurus kewangan dan semua ketua jabatan. Pengurusan menggunakan maklumat yang dihasilkan dari sistem maklumat perakaunan untuk menganalisis operasi semasa dan keadaan kewangan organisasi dan membuat perancangan dan menetapkan matlamat untuk masa depan. Sebagai contoh, kunci kira-kira yang dihasilkan daripada sistem itu boleh menunjukkan pengurusan, pemilik, pemiutang dan pelabur di mana organisasi itu berdiri secara kewangan pada satu ketika tertentu.
Ketepatan dan Keselamatan
Mengehadkan bilangan orang yang mempunyai akses ke sistem terbaik mencapai fungsi ketiga sistem maklumat perakaunan - untuk memastikan bahawa perniagaan mengekalkan data yang betul dengan selamat. Para pemimpin organisasi mesti menentukan siapa yang akan. Sebagai contoh, kerani terlatih, pembantu simpan atau akauntan memerlukan akses untuk mengesahkan dan memasukkan data ke dalam sistem dan menghasilkan laporan. Rakan sekutu lain organisasi, baik dalaman dan luaran, umumnya tidak perlu memanipulasi data.
Jenis Sistem dan Apa yang Termasuk
Perniagaan biasanya mengawal sistem maklumat perakaunan dalam semua tetapi organisasi terkecil. Pengguna komputer memasukkan data ke dalam program perisian yang menyelesaikan pengiraan dan mengklasifikasikan dan menyerahkan entri ke dalam kategori yang sesuai. Sistem ini kemudian boleh menghasilkan pelbagai jenis laporan, bergantung kepada permintaan pengguna. Sistem maklumat merangkumi semua langkah dalam kitaran perakaunan, dan kertas kerja keras yang membuktikan urus niaga, seperti pesanan kerja, invois dan penyata kewangan menjadi sebahagian daripada sistem. Dalam perniagaan yang lebih kecil, seperti operasi ibu-dan-pop di mana beberapa transaksi berlaku, perniagaan boleh mengekalkan sistem maklumat perakaunan secara manual. Sekali lagi, pemegang akaun menggunakan keseluruhan kitaran perakaunan dan membina laporan manual dari hasil.
