Perakaunan bagi inventori bahan api memerlukan kaedah fungsian volumetrik berfungsi, semasa menerima dan mengeluarkan bahan api. Faktor alam sekitar boleh menyebabkan kekurangan inventori yang dirasakan; contohnya, dalam suhu tinggi, sesetengah bahan bakar dalam tangki yang tidak ditekankan dapat menguap dan oleh itu tidak tersedia untuk pengukuran volum cecair, atau bahkan melarikan diri apabila kapal dibuka untuk mengambil pengukuran manual. Sebagai alternatif, cuaca sejuk boleh mengakibatkan penguncupan volum dalam stok minyak cecair. Pencegahan kecurian walaupun penggunaan mekanisme pengunci juga penting untuk menjaga inventori bahan api yang tepat.
Catat urus niaga bahan api dalam buku log. Syarikat-syarikat dengan pelbagai lokasi harus mempunyai buku log untuk setiap lokasi pendispensan, dikemas kini secara berkala oleh kakitangan pentadbiran tapak. Pemandu syarikat harus menyimpan buku log transaksi bahan api peribadi. Kenderaan yang dikongsi sepatutnya mempunyai log masuk tambahan kepada log pemandu bebas, supaya kedua-dua set data boleh dirujuk silang kemudian. Buku log kenderaan dan pemandu juga perlu memasukkan jarak perjalanan setiap hari untuk memantau kecekapan bahan api.
Menggabungkan data dari buku logik secara berkala ke dalam hamparan komputer untuk membentuk gambaran lebih besar penggunaan bahan bakar organisasi. Syarikat-syarikat dengan depot bahan api boleh menggunakan data logbook untuk menentukan berapa banyak bahan api yang masih dalam stok.
Periksa secara manual dan rakam bahan api sebenar dalam storan secara berkala menggunakan kedua-dua petunjuk mekanis dan alat pengupas manual. Membandingkan stok bahan bakar sebenar di tangan ke anggaran spreadsheet berasaskan log boleh memberi amaran kepada syarikat untuk peralatan atau kerosakan pam yang cacat. Menurut Cantest Solutions Inc., penyejatan bahan api tidak boleh menghasilkan lebih daripada 0.125% percanggahan pengukuran walaupun pada hari musim panas purata. Perbezaan jauh lebih tinggi daripada yang mungkin menunjukkan masalah.
Kunci pam dan topi gas pada setiap masa apabila tidak digunakan. Ini menghalang pengecutan inventori akibat kecurian.
Bandingkan data dari satu bulan ke seterusnya menggunakan data dari buku log dan hamparan. Rujukan merentas data dapat mendedahkan trend tentang penggunaan bahan bakar, dan bahkan dapat memberikan indikator yang berguna untuk penyelenggaraan kenderaan, karena rekod akan menjejaki setiap penggunaan bahan bakar kendaraan.
Petua
-
Mewujudkan berbilang spreadsheet berdasarkan data buku log membolehkan kakitangan perakaunan menjejaki faktor yang berkaitan dengan perniagaan. Sesetengah perniagaan, seperti sebuah stesen minyak, mungkin berpuas hati untuk mencatat bahan api mudah dalam dan mengeluarkan laporan, sementara perniagaan yang menggunakan kenderaan armada boleh mendapatkan wawasan yang berguna dari penyimpanan dan pelaporan rekod yang lebih kompleks.
Amaran
Adalah penting untuk mengambil bacaan manual dari semasa ke semasa, terutamanya semasa menguruskan tangki bahan api bawah tanah. Peranti membaca mekanis boleh gagal dan tangki boleh bocor, yang bermaksud bahawa ujian volum mudah dengan penguasa dipstick dapat menangkap masalah sebelum bola salji menjadi sesuatu yang lebih teruk.
