Sama ada anda memiliki satu harta sewa atau beberapa, penting untuk menyimpan semua dokumen yang berkaitan dengan sifat yang dianjurkan. Anda memerlukan akses mudah ke pajakan dan apa-apa tambahan kepada mereka jika pertanyaan penyewa timbul, dan anda harus menyimpan semua permohonan sewa sekiranya pemohon yang ditolak membuat tuntutan masa depan terhadap anda. Di samping itu, dan mungkin yang paling penting, anda boleh memotong perbelanjaan cukai pendapatan anda hanya apabila anda membuktikannya melalui rekod anda. Kertas kerja yang diperlukan untuk cukai adalah yang paling mencabar untuk terus terancang kerana terdapat begitu banyaknya.
Apa yang Perlu Anda Teruskan
Sentiasa menyimpan salinan pajakan, apa-apa tambahan kepada pajakan dan semua permohonan sewa dari bakal penyewa di tempat yang selamat. Idea yang baik adalah untuk membuat fail untuk setiap harta sewa. Simpan fail dalam kabinet pemfailan. Anda juga memerlukan bukti mengenai sama ada anda membuat atau kehilangan wang pada harta sewa setiap tahun dan berapa banyak. Anda melakukannya dengan menyenaraikan pendapatan sewa anda dan menolak perbelanjaan. Cek yang dibatalkan, penyata bank yang menunjukkan deposit langsung atau resit yang anda tulis jika anda menerima wang tunai semua membuktikan pendapatan sewa. Penerimaan anda dari apa-apa yang anda belanjakan di rumah untuk pembaikan, insurans, cukai dan lain-lain, seperti perkhidmatan rayap dan sampah, sebagai bukti perbelanjaan anda. Anda perlu menyimpan rekod pendapatan dan perbelanjaan berasingan bagi setiap harta sewa yang anda miliki.
Jejak Kertas
Tidak ada salahnya dengan menyimpan rekod cara yang lama dengan menuliskan pendapatan dan perbelanjaan anda dalam buku nota atau buku besar dan menyimpan kertas pendapatan pendapatan dan kos perbelanjaan di dalam peti simpanan atau dalam petak dalam buku nota anda. Kaedah ini boleh diterima oleh Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri, menurut laman web nasihat undang-undang Nolo. Adalah satu idea yang baik untuk ambil perhatian mengenai penerimaan apa yang berlaku jika maklumat ini belum diterima. Kaedah kertas boleh menjadi cara paling mudah untuk menyimpan rekod, terutamanya jika anda selalu melakukan perkara-perkara. Cukup senaraikan ruangan pendapatan dan lajur perbelanjaan untuk setiap bulan untuk melihat bagaimana anda tambang pada akhir tahun. Bahagikan perbelanjaan yang mungkin anda bayar sekali setahun, seperti cukai harta, sebanyak 12 untuk mendapatkan akaun bulanan sebenar.
Kaedah Elektronik
Banyak program perisian komputer yang tersedia untuk membantu penyimpanan rekod anda. Perisian spreadsheet, seperti Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 dan Office Ability, boleh menjejaki pendapatan dan perbelanjaan anda. Anda akan membuat hamparan berasingan untuk setiap harta sewa.Tetapi anda masih perlu menyimpan salinan kertas pendapatan dan pendapatan anda jika IRS mengaudit anda. Pilihan lain untuk menyimpan resit adalah untuk menggunakan perkhidmatan storan Internet yang anda boleh memuat naik resit anda, seperti Shoeboxed, atau menggunakan versi di rumah, seperti NeatReceipts, untuk menyimpan resit digital di rumah anda. Sekali sebulan, lihat pendapatan dan kos perbelanjaan anda, dan masukkan data pada hamparan.
Perisian Pengurusan Harta Tanah
Tuan tanah juga boleh menggunakan perisian pengurusan harta untuk menyimpan dokumen harta sewa yang dianjurkan. Cepat, sebagai contoh, mempunyai perisian yang mengatur semua dokumen untuk anda. Ia juga membantu mencari semua potongan cukai anda, memberi anda tempat untuk merekodkan bayaran lewat atau bayaran separa dan membolehkan anda membandingkan status harta sewa anda. Perisian pengurusan hartanah biasanya mempunyai banyak ciri canggih yang tuan tanah dengan satu atau dua sifat mungkin tidak perlu. Tuan-tuan tanah dengan lebih daripada 10 hartanah sering mendapati mereka berguna, menurut Nolo.
