Suatu sistem organisasi, agak mudah, bagaimana sebuah syarikat ditubuhkan. Struktur organisasi yang baik meletakkan kedua-dua hierarki dan aliran komunikasi dalam syarikat. Adalah penting untuk setiap perniagaan, tidak kira saiznya, untuk melaksanakan sistem organisasi. Terdapat banyak manfaat untuk mempunyai struktur organisasi yang jelas, termasuk kecekapan, produktiviti dan pembuatan keputusan yang lebih baik. Setiap struktur mempunyai kekuatan dan kelemahannya. Pada akhirnya, kebaikan dan kebaikan ini bergantung kepada jenis perniagaan yang anda jalankan, industri anda, saiz organisasi anda dan faktor lain. Adalah penting untuk mempertimbangkan semua jenis sistem organisasi sebelum membuat keputusan yang sesuai untuk syarikat anda.
Apakah Sistem Organisasi?
Sistem organisasi adalah struktur bagaimana organisasi ditubuhkan. Struktur tersebut menentukan bagaimana setiap pembahagian perniagaan ditubuhkan, hierarki siapa yang melaporkan kepada siapa dan bagaimana komunikasi mengalir di seluruh organisasi. Lebih buruk lagi, struktur organisasi mendefinisikan bagaimana setiap peranan dalam fungsi organisasi. Dengan struktur organisasinya yang jelas, semua pekerja tahu apa yang diharapkan daripada mereka dan kepada siapa mereka melaporkan. Pemilik perniagaan harus berfikir panjang dan keras tentang sistem mana yang hendak dipilih, kerana setiap organisasi mempunyai keperluan yang unik. Struktur organisasi yang sesuai untuk satu syarikat tidak sesuai untuk yang lain.
Contoh Sistem Organisasi dalam Perniagaan
Terdapat empat jenis utama struktur organisasi: fungsi, bahagian, matriks dan rata. Setiap sistem mempunyai ciri unik.
Struktur organisasi berfungsi: Struktur organisasi yang berfungsi adalah hirarki tradisional. Banyak syarikat, terutamanya syarikat yang lebih besar, mengikut struktur berfungsi. Sistem ini mempunyai beberapa bahagian khusus seperti pemasaran, kewangan, jualan, sumber manusia dan operasi. Kemudian pengurus kanan mengawasi semua bahagian khusus. Aliran pelaporan adalah jelas. Setiap pekerja melaporkan kepada mereka yang senior, termasuk ketua bahagian, yang melaporkan kepada pengurusan kanan. Pengurusan kanan mengawasi keseluruhan struktur. Kerana syarikat masih berpecah kepada bahagian khusus, pekerja cenderung menjadi pakar juga. Ini menyebabkan laluan yang jelas untuk promosi dan pertumbuhan. Walau bagaimanapun, bahagian-bahagian boleh mengalami masalah berkomunikasi dengan satu sama lain. Oleh kerana semua jabatan melaporkan ke atas, terdapat sedikit komunikasi mendatar di antara mereka, meninggalkan sedikit ruang bagi pemikiran holistik, keseluruhan syarikat, kecuali di peringkat pengurusan puncak. Ini menjadikan sistem organisasi berfungsi perlahan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
Struktur organisasi bahagian: Struktur organisasi bahagian membahagikan perniagaan ke dalam pasukan berdasarkan projek-projek yang dikerjakan oleh pekerja. Sistem ini merangkumi pelbagai jenis pasukan, termasuk perundangan, perhubungan awam, penyelidikan dan pembangunan perniagaan. Selanjutnya, pasukan dicipta di sekitar projek tertentu. Sebagai contoh, sebuah syarikat farmaseutikal mungkin mempunyai pasukan berasingan yang didedikasikan untuk setiap ubat yang mereka hasilkan. Setiap pasukan projek mempunyai pengarah atau wakil presiden dan menjalankan tahap autonomi tertentu dalam organisasi. Struktur bahagian membolehkan pekerja menjadi sangat akrab dengan kerja pasukan mereka. Walau bagaimanapun, bahagian sering tidak menyedari apa yang dilakukan oleh pasukan lain, dan tidak berkomunikasi dengan satu sama lain. Pekerja mungkin tidak boleh bekerja dengan berkesan di bahagian-bahagian apabila perlu. Pada akhirnya, sistem ini boleh mencabar untuk dikendalikan kerana struktur penyebarannya.
Struktur organisasi matriks: Sistem matriks adalah salib antara struktur berfungsi dan struktur bahagian. Dari perspektif mata burung, perniagaan itu didirikan dalam struktur fungsional, dengan hirarki tradisional dan bahagian khusus. Walau bagaimanapun, apabila anda melihat bahagian-bahagian tersebut rapat, mereka masing-masing ditubuhkan dalam struktur organisasi bahagian. Ini bermakna mereka berpecah kepada projek dan pasukan yang lebih kecil. Jenis matriks struktur organisasi agak rumit dan memerlukan banyak perancangan, apatah lagi sistem komunikasi yang kuat di seluruh organisasi. Walau bagaimanapun, apabila struktur matriks berfungsi dengan baik, ia menghapuskan banyak isu yang timbul dengan organisasi divisi atau berfungsi sahaja. Komunikasi boleh bergerak ke orang yang betul, yang meningkatkan produktiviti dan pemikiran holistik. Selanjutnya, pekerja terdedah kepada jabatan dan projek lain, menggalakkan kerjasama silang. Pada sisi negatifnya, struktur matriks dengan cepat boleh menjadi membingungkan bagi pekerja apabila terdapat terlalu banyak pengurus, dan tidak jelas siapa yang harus dilaporkan.
Struktur organisasi rata: Struktur organisasi rata meratakan sebahagian besar hierarki dan membolehkan pekerja lebih autonomi daripada kerja mereka. Selalunya, organisasi rata dibahagikan kepada pasukan sementara, walaupun biasanya tidak mempunyai struktur formal. Terdapat beberapa dinamik top-down di sistem rata. Selalunya, terdapat sekurang-kurangnya beberapa kepimpinan kanan yang mengendalikan kapal. Walau bagaimanapun, sistem ini didasarkan pada mengganggu struktur hierarki tradisional perniagaan. Banyak syarikat permulaan dan teknologi yang cenderung ke arah organisasi yang rata, kerana ia menggalakkan inovasi dan input pekerja. Pemikirannya ialah apabila pekerja tidak ditipu oleh pita merah, mereka akan berfikir secara bebas dan menghasilkan idea yang segar dan menguntungkan. Ini meningkatkan komunikasi di seluruh pasukan dan menghapuskan beberapa isu komunikasi yang boleh berlaku apabila mesej bergerak ke atas struktur atas ke bawah. Malangnya, sistem yang rata adalah sukar untuk mengekalkan apabila sebuah syarikat berkembang, dan keperluan untuk sistem komunikasi yang lebih berstruktur menjadi bermain. Selanjutnya, pekerja di organisasi rata dapat menjadi kewalahan dengan melakukan banyak tugas yang berbeda, dan tidak banyak ruang untuk tumbuh atau dipromosikan.
Mengapa Perniagaan Perlu Sistem Organisasi
Sistem organisasi adalah penting untuk perniagaan setiap saiz. Mempunyai struktur yang kukuh dan jelas di tempat memadam kekeliruan dan meletakkan proses mudah bagi pekerja untuk mengikuti. Setiap pekerja harus mengetahui dengan tepat siapa yang mereka laporkan. Tanpa beberapa jenis hierarki atau struktur di tempat, tempat kerja boleh menjadi huru-hara. Pekerja mungkin tidak faham siapa yang bertanggungjawab untuk apa, menyebabkan perkara-perkara penting ditimpa keretakan. Struktur organisasi yang mantap menyederhanakan sebuah syarikat dan memastikan semua orang berada di laman yang sama.
Sistem organisasi meletakkan setiap orang di tempat yang betul, dapat menyumbang sebahagiannya kepada syarikat. Mempunyai sistem meningkatkan kecekapan keseluruhan, meningkatkan produktiviti dan memberikan kejelasan kepada semua orang dalam organisasi. Setiap jabatan boleh bekerja dengan lebih baik apabila peranannya jelas dan objektif dikongsi. Selanjutnya, sistem organisasi yang betul boleh meningkatkan keputusan, kerana maklumat mengalir di seluruh organisasi. Pengurus peringkat atas dapat mengumpulkan maklumat dari semua bahagian, memberikan mereka wawasan yang lebih besar ke seluruh operasi syarikat.
Sistem organisasi pepejal menghapuskan banyak masalah perniagaan, termasuk pertindihan kerja dan konflik antara jawatan. Jika perniagaan telah dipikirkan dengan baik, setiap pekerja mempunyai peranan yang berbeza, dan peranannya tidak bertindih antara satu sama lain. Tiada "runaround" di mana tiada siapa yang pasti yang bertanggungjawab untuk tugas atau projek tertentu. Kerana itu, kerjasama semakin meningkat dan para pekerja merasakan kebanggaan dalam kerja mereka. Pekerja mengelakkan kekecewaan yang mempunyai peralihan dan jawatan gol yang sentiasa berubah. Mereka boleh memberi tumpuan kepada apa yang mereka lakukan dengan lebih baik.
Memilih sistem organisasi yang betul boleh membawa perniagaan anda ke peringkat seterusnya. Misalnya, jika perniagaan anda berasaskan produk, matriks atau struktur bahagian mungkin akan menjadi ideal. Ini adalah struktur berasaskan projek yang memberi tumpuan kepada pasukan khusus. Permulaan kecil, sebaliknya, mungkin menganggap struktur yang rata untuk membolehkan semua pekerja menyumbang kemahiran dan kepakaran mereka tanpa hierarki yang mengganggu.
Contoh Perniagaan dengan Sistem Organisasi
Contoh sistem berfungsi: Sistem organisasi fungsional secara historis telah digunakan oleh tentera, universiti dan entiti kerajaan. Selama bertahun-tahun, hierarki fungsional telah menjadi kurang popular, dan banyak organisasi telah berpindah dari mereka. Walau bagaimanapun, mereka masih digunakan oleh perniagaan tertentu. Satu contoh bagaimana sistem organisasi jenis ini mungkin digunakan dalam tetapan kilang tradisional. Pengurus kilang mengawasi bahagian-bahagian yang berlainan di kilang, yang masing-masing khusus. Setiap bahagian mempunyai pengurusnya sendiri, semuanya melaporkan secara langsung kepada pengurus kilang yang mengawasi. Satu lagi contoh boleh menjadi kedai runcit. Seorang pengurus stor mengawasi operasi dari bahagian atas piramid. Di bawah adalah jabatan yang berbeza. Mungkin terdapat satu inventori, satu untuk perkhidmatan pelanggan dan satu untuk pemasaran dan promosi. Setiap orang mempunyai penyelia sendiri, dan semua melaporkan kepada pengurus besar.
Contoh sistem bahagian: Sistem bahagian popular dengan syarikat besar dan multinasional. Sebagai contoh, Johnson & Johnson mempunyai struktur bahagian. Setiap jenama Johnson & Johnson beroperasi sebagai syarikat sendiri, dengan kepimpinan dan struktur dalamannya sendiri. Semua jenama tersebut melaporkan kepada syarikat induk. Satu lagi contoh struktur organisasi divisi ialah General Electric. Ketua Pegawai Eksekutif duduk di bahagian atas, dan seterusnya, syarikat itu berpecah kepada kumpulan yang berbeza. Terdapat beberapa kumpulan operasi, seperti kewangan, undang-undang, perhubungan awam dan penyelidikan global. Sesetengah pasukan ditumpukan kepada projek tertentu, termasuk penerbangan, tenaga, penjagaan kesihatan dan banyak lagi.
Contoh sistem matriks: Sistem organisasi matriks adalah kompleks, dan oleh itu kebanyakannya diterima pakai oleh syarikat-syarikat yang besar dan mantap. Salah satu contoh syarikat matriks terkenal ialah Starbucks. Syarikat kopi terbesar dunia menggunakan struktur berfungsi untuk memecah perniagaannya ke dalam bahagian, termasuk HR, pembiayaan dan pemasaran. Jabatan-jabatan ini terletak di ibu pejabat korporat jenama dan melaporkan kepada peringkat pengurusan atasan. Jabatan HR, sebagai contoh, mewujudkan dasar yang mempengaruhi semua lokasi Starbucks di seluruh papan. Seterusnya, Starbucks mempunyai bahagian berasingan bagi setiap rantau geografi. Kawasan ini termasuk Amerika, China dan Asia Pasifik, Eropah, Timur Tengah, Rusia dan Afrika. Wilayah Amerika, yang menjadi yang paling popular untuk syarikat, dibahagi lagi menjadi empat bahagian yang lebih kecil. Starbucks juga mempunyai bahagian berasaskan produk. Sebagai contoh, terdapat satu bahagian untuk barangan seperti cawan Starbucks dan satu lagi untuk barangan yang dibakar. Di peringkat organisasi yang lebih rendah, Starbucks mempunyai pasukan pekerja, terutama di peringkat kedai. Struktur matriks kompleks ini menyajikan gergasi kopi dengan baik, membolehkan syarikat itu beroperasi beribu-ribu kedai di seluruh negara dengan jayanya.
Contoh sistem rata: Sistem rata popular di kalangan syarikat permulaan dan teknologi. Satu contoh terkenal sistem rata ialah Zappos. Pada tahun 2013, CEO syarikat kasut besar mengumumkan struktur pengurusan baru yang dipanggil holacracy, persediaan untuk menggalakkan kerjasama dengan menghapuskan hierarki tempat kerja. Syarikat itu melarang tajuk pengurus. Ia tidak lagi mempunyai tajuk pekerjaan dan tidak akan ada bos. Setiap pekerja akan bertanggungjawab atas kerja mereka sendiri. Syarikat itu berharap dapat mencetuskan inovasi dan penciptaan dengan menghapuskan pita merah yang terlibat dalam hierarki dan membuat keputusan. Walau bagaimanapun, Zappos berjuang untuk terus beroperasi dengan sempurna.
Ini adalah perjuangan banyak syarikat besar yang melaksanakan struktur yang rata. Banyak pemula telah bercakap tentang kesukaran mengekalkan struktur organisasi yang rata ketika mengalami pertumbuhan eksponen. Kajian mendapati pekerja mendapati struktur hierarki menghiburkan dan praktikal. Oleh itu, struktur organisasi yang rata mungkin merupakan pilihan yang baik untuk perniagaan yang pada tahap awalnya, untuk merangsang inovasi dan pertumbuhan. Walau bagaimanapun, syarikat yang paling besar bergerak dari sistem yang rata kerana ia boleh menjadi rumit untuk dikendalikan dari masa ke masa.
