Dalam koresponden perniagaan bertulis, adalah perkara biasa untuk menggunakan salam apabila anda memulakan dan menamatkan surat atau e-mel. Salam yang anda gunakan untuk memulakan mesej anda menetapkan nada untuk seluruh surat-menyurat.
Sebelum memulakan komunikasi anda, penting untuk memahami siapa yang anda tulis, dan tahap formaliti yang anda perlukan untuk komunikasi jenis ini. Walaupun banyak organisasi menggunakan bahasa rasmi dalam komunikasi perniagaan mereka, terdapat juga banyak syarikat di mana bahasa perniagaan kasual boleh diterima dan digalakkan.
Pilih Ucapan Surat Perniagaan
Salam perniagaan yang anda gunakan untuk memulakan mesej anda bergantung kepada sama ada anda mengetahui nama orang yang anda tulis. Sekiranya mungkin, sebaiknya hubungi surat atau e-mel anda kepada orang tertentu. Dengan cara ini mesej itu menarik perhatian mereka. Walau bagaimanapun, jika anda tidak tahu nama mereka, terdapat beberapa pilihan rasmi yang boleh anda gunakan: "Kepada Keprihatinan Kepada Yang Dimiliki," "Dear Sir atau Madam," "Salam" dan "Hello."
Sekiranya anda tahu nama orang yang anda sedang menangani surat-menyurat anda, pastikan anda mengeja dengan betul. Penolakan nama seseorang dalam suasana perniagaan menunjukkan kecerobohan atau kekurangan rasa hormat.
Berikut adalah beberapa contoh ucapan rasmi yang boleh anda gunakan apabila anda mengetahui nama orang yang anda tulis kepada: "Dear name," "To name" dan "Hello name." Bergantung pada hubungan anda dengan penerima, anda mungkin boleh menggunakan nama pertama mereka. Sekiranya hubungan ini sangat formal, maka anda mungkin lebih baik menggunakan "Encik," "Puan" atau "Cik," diikuti dengan nama akhir mereka.
Contoh-contoh perniagaan tipikal biasa termasuk "Hi name" dan "Hey name." Hanya gunakan ini jika anda tahu budaya organisasi dengan baik dan dapat mengesahkan bahawa ia adalah kasual. Anda tidak sepatutnya menggunakan ganjaran ini pada surat rasmi seperti surat pelengkap, surat cadangan atau surat siasatan, tanpa mengira bagaimana organisasi itu kasual. Lebih baik menggunakan salam ini hanya dalam keadaan di mana anda mempunyai hubungan perniagaan yang mantap.
Cuba Surat Perniagaan ini Tutup
Apabila menandatangani surat atau e-mel anda, pastikan anda menggunakan penutup yang sepadan dengan nada yang telah anda gunakan dalam salam dan badan surat itu. Sebagai contoh, jika anda memulakan e-mel dengan kasual, "Hi name," maka anda mungkin tidak boleh menggunakan surat perniagaan rasmi yang menutup seperti "Hormatilah kamu."
Penutup surat perniagaan ini boleh digunakan dalam surat dan e-mel yang lebih formal: "Yang ikhlas," "Hormatilah kamu," "Salam sejahtera," "Salam sejahtera," "Sangat hormat," "Setia padamu" dan "Yang ikhlas. nada adalah yang terbaik untuk organisasi di mana surat rasmi adalah norma, atau untuk dokumen yang lebih formal, seperti huruf penutup.
Berikut adalah beberapa contoh penutupan untuk mencuba dalam surat-menyurat tidak rasmi: "Terima kasih," "Banyak terima kasih," "Terbaik" dan "Hasrat terbaik." Jenis penutup surat perniagaan ini paling baik digunakan dalam syarikat yang mempunyai suasana santai perniagaan, dan dengan orang yang anda mempunyai bon yang ditubuhkan. Jangan gunakan nada kasual untuk menandatangani dokumen rasmi penting.
