Sistem pengurusan rekod yang berjaya menyimpan rekod dan mencipta kaedah organisasi untuk penciptaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod. Penciptaan dan pengemaskinian garis panduan pengurusan rekod adalah penting untuk mengekalkan integriti sistem. Dengan garis panduan untuk keperluan maklumat, kaedah input, garis masa penyimpanan dan sandaran, peraturan keselamatan dan laporan yang tepat, anda boleh membuat sistem pengurusan rekod yang berkesan.
Maklumat
Buat panduan untuk jenis maklumat yang ingin dan disimpan oleh syarikat anda. Ini termasuk kontrak, fail pekerja, dokumen pemerbadanan, rekod pelanggan, data kawal selia, rekod kewangan dan apa-apa maklumat penting lain yang diperlukan oleh perniagaan. Menyusun senarai ini dengan berunding dengan pelbagai jabatan untuk memastikan kesempurnaan dan pematuhan kepada setiap keperluan fungsian. Semak senarai terakhir dengan peguam anda untuk mengesahkan maklumat yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban undang-undang dimasukkan ke dalam garis panduan penyimpanan pengurusan rekod anda.
Kaedah Input
Menetapkan metodologi untuk input rekod untuk setiap jenis rekod. Rekod mungkin input secara manual, diimport dari sistem pelengkap atau input melalui sistem pengimbasan. Kaedah input ini harus dipercayai dan selamat. Untuk pertukaran elektronik, masukkan pemeriksaan redundansi yang memastikan pemindahan yang tepat. Untuk input manual, mulakan sistem pemeriksaan kualiti untuk memastikan ketepatan.
Penyimpanan
Tetapkan masa penyimpanan untuk setiap jenis rekod yang dimasukkan ke dalam sistem. Tempoh masa perlu mengambil kira tanggungjawab undang-undang, kekangan dan fungsi sistem data. Untuk rekod jarang diakses, pertimbangkan sistem penyimpanan pelengkap yang membolehkan akses sesekali kepada rekod. Rekod ini boleh dimampatkan untuk meminimumkan keperluan penyimpanan. Menyimpan rekod dari sistem rekod utama anda membolehkan rekod yang sering digunakan untuk ditarik lebih cepat. Garis panduan pengurusan rekod anda perlu memasukkan prosedur sandaran rutin dan sebaik-baiknya menyimpan rekod pendua kritikal di luar tapak.
Keselamatan
Pelan keselamatan mendalam adalah bahagian penting dalam pelan pengurusan rekod anda. Rekod kumpulan ke dalam kumpulan yang dikelaskan kepada keselamatan dan memberikan akses yang selamat dan dilindungi kata laluan kepada kumpulan pekerja yang sesuai. Pengawasan keselamatan ini juga harus digunakan untuk sesiapa yang mempunyai akses kepada data input, melakukan penyelenggaraan, dan menggunakan atau memusnahkan rekod. Secara rutin mengkaji pelepasan keselamatan untuk memastikan pematuhan terhadap tanggungjawab syarikat dan kawal selia. Memasukkan pelepasan keselamatan ke dalam prosedur pekerja baru dan menamatkan prosedur pekerja.
Laporan
Pelaporan rutin harus menjadi sebahagian daripada sistem pengurusan rekod anda. Laporan ini harus termasuk senarai pengguna yang telah mengakses data sensitif, sebarang perubahan dalam pelepasan keselamatan, pelaporan ralat untuk rekod tidak lengkap, dan rekod yang tertakluk kepada pelupusan. Tambah laporan untuk sebarang kawasan kritikal data.
