Peraturan Perintah Robert ditulis oleh seorang jurutera di Tentera A.S. setelah percubaan gagal untuk mempengerusikan mesyuarat umum. Peraturan itu menjadi buku panduan bagi kumpulan non-profit, perhimpunan pelajar dan organisasi lain, memberikan panduan mengenai siapa, kapan dan bagaimana ahli bercakap dan mengundi mengenai keputusan. Semua ahli perlu memahami peraturan ini, yang boleh menjadi rumit, sebelum mesyuarat bermula. Rakaman keputusan yang tepat adalah asas bagi organisasi untuk bergerak ke hadapan.
Mendapatkan Undian
Sebelum pengundian berlaku, gerakan mesti diperkenalkan dan dipertahankan. Minit mesyuarat biasanya merekam nama-nama orang yang membuat dan memajukan usul. Selepas perbincangan, seorang ahli boleh memanggil soalan itu, yang bermaksud dia meminta pengerusi untuk mengundi. Sekali lagi, ini memerlukan seseorang untuk gerakan kedua, dan juga dikaitkan. Sebelum undi boleh berlaku, mesti ada kuorum, seperti yang ditakrifkan dalam peraturan organisasi.
Kaedah Pengundian
Terdapat pelbagai cara kumpulan boleh mengundi pada gerakan. Sesetengah kaedah memerlukan pengiraan undi, seperti meminta semua orang untuk mengatakan "ya" atau "tidak." Kiraan sebenar boleh menjadi pilihan dan hanya dilakukan apabila diminta oleh ahli (contohnya, melalui suara, atau berkata "aye" atau "tidak") atau oleh pengerusi (contohnya, dengan pembahagian, meminta orang untuk berdiri atau menaikkan tangan mereka). Untuk masalah yang kurang diperdebatkan, penceramah boleh memanggil undi dengan persetujuan umum dengan menanyakan apakah terdapat bantahan.
Keperluan Kepelbagaian
Setiap peraturan organisasi akan mempunyai peraturan yang menentukan saiz majoriti yang diperlukan untuk meluluskan usul. Untuk perkara pentadbiran, keraplah majoriti mudah cukup. Bagaimanapun, dua pertiga majoriti boleh dikehendaki untuk perubahan substansial kepada struktur organisasi atau peraturan. Minit mesti jelas jenis majoriti keputusan yang diperlukan.
Pengecualian Mengundi
Presiden, atau ketua, organisasi mempunyai hak yang sama dengan ahli-ahli lain. Walau bagaimanapun, beliau tidak dapat mengundi, untuk mengekalkan kesaksamaan, melainkan undi itu melalui undi atau jika undi itu akan menjejaskan hasilnya. Ahli ex-officio boleh mengundi seperti semua ahli lain selagi mereka ahli dalam kedudukan yang baik. Undi proksi, atau undi yang dilontarkan oleh seseorang yang menghadiri ahli tidak hadir, tidak dikira, melainkan dianggap diterima oleh peraturan.
Item lain yang hendak direkodkan
Minit mesyuarat perlu merakam berapa ramai mengundi "ya" dan "tidak," serta berapa banyak ahli yang tidak mengundi. Juga merekodkan jika usul bergerak. Pada amnya, minit menunjukkan hasil mesyuarat, bukan perbincangan. Adalah penting untuk menjadi sangat jelas mengenai keputusan undi, bukan percakapan terlebih dahulu.
