Pegawai kelab sosial memainkan peranan penting dalam menyediakan kepimpinan kepada ahli melalui motivasi dan bimbingan. Di samping itu, setiap pegawai sosial adalah sebahagian daripada pasukan pegawai yang menguruskan kelab dan membimbing ahli untuk memenuhi matlamat kelab. Badan pengurus biasanya terdiri dari presiden, wakil presiden, setiausaha dan bendahari. Walaupun setiap kelab mungkin mempunyai buku panduan prosedur sendiri yang menggariskan kepimpinan kelab yang berkesan, tugas utama yang berkaitan dengan setiap posisi yang ditugaskan oleh pegawai tetap sama.
Badan Pimpinan
Sebagai pegawai kelab, anda bertanggungjawab untuk tugas tertentu yang berkaitan dengan kedudukan anda. Walau bagaimanapun, di luar pengurusan harian kelab sosial, pegawai kelab juga harus bekerjasama sebagai satu pasukan untuk menggalakkan persahabatan, menubuhkan, dan menguatkuasakan peraturan dan peraturan serta menyelesaikan konflik yang timbul antara ahli. Di samping itu, anda mesti bekerjasama untuk merancang acara kelab dan mewakilkan tanggungjawab kepada sukarelawan. Pegawai kelab sosial yang tergolong dalam kelab di seluruh dunia juga mesti menyediakan dan memfailkan kertas kerja untuk ibu pejabat kelab.
Tugas Pegawai Presiden
Presiden kelab bertanggungjawab ke atas keseluruhan operasi kelab sosial. Dia mengarahkan semua mesyuarat kelab, menugaskan tugas kepada semua pegawai lain, dan mengawasi pemilihan untuk wakil presiden, setiausaha dan bendahari. Presiden boleh melaporkan kepada hierarki seperti majlis penasihat, dewan eksekutif, ibu pejabat dunia, atau pejabat pelajar, bergantung kepada kelab sosial mana yang dimilikinya, dan menyimpan fail terkini. Di bawah presiden adalah naib presiden, yang bertindak bagi pihak pegawai presiden dengan kemampuan yang sama jika dia tidak dapat melaksanakan tugasnya. Tambahan pula, beberapa kelab sosial mempunyai naib presiden tambahan yang menggantikan setiausaha dan bendahari, atau yang mengawasi bidang-bidang seperti standard kelab, keanggotaan, pendidikan, perhubungan awam, pengaturcaraan dan operasi.
Tugas Setiausaha dan Bendahari
Setiausaha mengurus surat-menyurat dan mengekalkan semua rekod kelab, termasuk: minit mesyuarat kelab, kehadiran, pemilihan, alamat ahli, nombor telefon dan akaun kelab. Walaupun, sesetengah kelab menggabungkan peranan setiausaha dengan bendahari, setiausaha yang berdedikasi mengumpulkan duti kelab, menyerahkan mereka kepada bendahari kelab, dan kadang-kadang membantu wakil presiden juga. Bendahari menguruskan akaun bank kelab dengan mendepositkan semua wang ke dalam akaun khusus dan dengan membayar bil yang dibenarkan. Beliau mengekalkan penerimaan dan pengeluaran, dan menyediakan laporan kewangan seperti memfailkan dokumen cukai dan menyimpan rekod kewangan yang terkini.
Pegawai Baru Terpilih
Jika anda seorang pegawai kelab yang baru dipilih, anda mungkin mempunyai banyak soalan yang berkaitan dengan peranan anda; membaca buku panduan kelab adalah tempat yang baik untuk bermula. Selain itu, buku panduan kelab akan bertindak sebagai panduan sepanjang tempoh anda. Pertemuan awal dengan rakan-rakan pegawai akan memberi penerangan tentang projek-projek semasa atau masalah yang mungkin memerlukan perhatian segera anda. Di samping itu, mesyuarat tidak formal membolehkan pegawai kelab merancang dan memandang ke hadapan. Sebagai pegawai yang baru dilantik, menghadiri mana-mana seminar latihan yang ditawarkan oleh kelab, dan pastikan anda menerima kertas kerja atau fail yang penting untuk kedudukan anda.
