Menurut bintang bola sepak David Beckham, "Berada di sebuah kelab yang menyokong saya bermakna banyak." Kelab adalah cara terbaik untuk berkongsi aktiviti dan sokongan dengan orang lain yang mempunyai minat yang sama. Salah satu langkah utama dalam mewujudkan kelab ialah pembentukan piagam. Dibuat pada pembentukan sebuah kelab, piagam itu menggariskan peraturan dan prosedur yang akan diikuti kelab. Piagam yang diurus dengan baik membolehkan organisasi berjalan dengan cekap dan mengurangkan konflik.
Pegang Mesyuarat
Mengadakan mesyuarat individu yang berminat untuk membuat piagam. Jadualkan mesyuarat.
Hadiri mesyuarat itu. Mulakan perbincangan mengenai piagam itu. Seseorang perlu mengambil keputusan seperti yang dibuat.
Tentukan nama untuk kelab. Rekodkan cadangan dan kemudian undi kegemaran.
Sumbanglah tujuan kelab. Catat idea-idea. Bekerjasama dengan idea untuk membentuk pernyataan tujuan. Catat hasilnya.
Tentukan kedudukan pegawai kelab. Kedudukan mungkin mungkin presiden, naib presiden, bendahari dan setiausaha. Catat hasilnya.
Menggalakkan keperluan untuk keanggotaan. Bekerjasama untuk menentukan keperluan keahlian. Keperluan keahlian mungkin termasuk sekatan umur, yuran keahlian atau keperluan lain. Catat hasilnya.
Tentukan lokasi mesyuarat tetap. Catat hasilnya.
Tentukan jadual tarikh dan masa mesyuarat. Catat hasilnya.
Brainstorm sebarang peraturan kelab lain. Merekodkan idea dan mengundi setiap idea. Catat hasilnya.
Semak komponen piagam. Tetapkan mesyuarat untuk mengundi pada piagam terakhir.
Kumpulkan alamat e-mel dari setiap ahli. Beritahu ahli bahawa piagam yang telah disiapkan akan dihantar kepada mereka sebelum mesyuarat berikutnya. Selesaikan mesyuarat itu.
Penciptaan Dokumen
Buka dokumen baru pada pemproses kata komputer. Nama dokumen sesuatu yang akan mengenal pasti sebagai piagam kelab anda.
Gunakan nota rekod dari mesyuarat untuk menulis piagam. Pisahkan dan atur setiap bahagian ke dalam garis besar.
Cetak piagam selesai. E-mel piagam selesai kepada ahli untuk pratonton sebelum mesyuarat.
Pengundian dan Kesimpulan
Hadiri mesyuarat seterusnya. Pegang perbincangan mengenai piagam itu.
Baca setiap bahagian piagam itu. Undian pada bahagian. Jika bahagian ditolak undi mengenai perubahan.
Baca piagam akhir secara keseluruhan. Undian pada piagam secara keseluruhan. Sekiranya piagam itu tidak meneruskan perbincangan tentang apa yang perlu diubah. Ulangi langkah ini sehingga piagam akhir diluluskan.
Selesaikan mesyuarat itu. Buka pemproses kata komputer dan muatkan piagam yang disimpan. Membuat apa-apa perubahan kepada piagam dari mesyuarat itu. Cetak piagam selesai untuk rekod kelab dan e-melkan piagam kepada semua ahli.
