Oleh itu, anda telah menerima pesanan dan telah menghantar pelanggan anda produk atau perkhidmatan yang mereka minta. Tahniah! Seterusnya, anda perlu mendapatkan pelanggan untuk membayar. Proses mengutip wang bermula dengan invois yang dihantar kepada pelanggan yang menunjukkan jumlah yang perlu dibayar dan syarat pembayaran. Menyediakan invois membuat akaun akan diterima.Ini adalah satu perkara yang bernilai kepada perniagaan anda, kedudukan tinggi pada senarai aset anda kerana mudah menukar wang tunai.
Petua
-
Dalam istilah perakaunan, menyediakan invois membuat akaun belum terima. Sebaik sahaja ia dibayar, invois menjadi wang tunai.
Definisi Jualan Invois
Invois jualan adalah dokumen perniagaan yang disediakan setiap kali anda perlu meminta pembayaran dari pelanggan untuk barangan atau perkhidmatan yang anda berikan. Invois mengandungi butiran penting seperti produk, kuantiti, harga dan terma pembayaran, seperti butiran bank syarikat. Setakat dokumen pergi, ia adalah salah satu yang paling mudah untuk dibuat, dan ia juga salah satu yang paling penting. Invois menetapkan kewajipan pelanggan untuk membayar. Dengan mengeluarkan invois, anda mengesahkan kontrak yang ada di antara anda dan pelanggan dan bahawa anda telah menyelesaikan tawaran anda. Apabila pelanggan bersetuju dengan invois itu, ia menjadi hutang undang-undang yang harus dibayar oleh pelanggan.
Apakah Perbezaan Antara Invois dan Rang Undang-Undang?
Ia bernilai membersihkan beberapa terminologi pada ketika ini kerana sering ada kekeliruan mengenai apa yang invois dan apa bil. Invois sentiasa dihantar dari penjual kepada pelanggan dengan harapan dibayar dalam tempoh tertentu. Oleh itu, apabila anda menyediakan barangan dan perkhidmatan, anda akan sentiasa membuat invois. Rang undang-undang adalah sesuatu yang perlu dibayar oleh pelanggan. Oleh itu, invois yang anda buat, di sisi pelanggan pagar, adalah bil. Ia adalah dokumen yang sama tetapi dengan nama yang berbeza, bergantung kepada sama ada anda membayar atau menerima wang.
Dalam istilah perakaunan, perbezaan ini penting. Kedua-dua anda dan pelanggan akan menggunakan invois yang sama untuk tujuan simpan kira. Tetapi, sedangkan pelanggan akan menggunakan invois untuk mencatat wang yang telah meninggalkan perniagaan, yang dipanggil akaun yang perlu dibayar, anda akan menggunakannya untuk merekodkan wang yang akan masuk ke dalam perniagaan, yang disebut sebagai penghutang akaun.
Maklumat Apa yang Mesti Hadir pada Invois Jualan?
Pada umumnya, anda boleh memecahkan invois ke dalam dua bahagian: header invois dan teras pengebilan. Pengepala invois itu mengandungi:
- Nama dan alamat penjual.
- Nama dan alamat penerima.
- Tarikh invois - ini penting! Jam mulai berdetik untuk pelanggan pada tarikh invois. Sekiranya anda mempunyai had masa untuk pembayaran, yang sepatutnya anda, maka termasuk tarikh memastikan semua orang berada pada halaman yang sama tentang kapan bayaran tersebut perlu dibayar.
- Nombor invois yang unik.
- Nombor PO, jika anda menggunakan sistem pesanan pembelian untuk mengawal pembelian perniagaan anda.
Inti pengebilan mengandungi:
- Penerangan terperinci mengenai perkhidmatan yang diberikan atau produk yang dibekalkan, termasuk kuantiti dan harga.
- Mana-mana cukai jualan yang berkaitan.
- Jumlah harga yang perlu dibayar.
- Terma dan syarat untuk pembayaran. Sebagai contoh, anda mungkin menyatakan "bersih 30," yang bermaksud keseluruhan jumlah itu akan berlaku dalam tempoh 30 hari.
- Kaedah pembayaran, seperti butiran akaun bank atau nama seseorang di mana pelanggan boleh menghantar cek.
Apakah Invois Jualan dalam Terma Perakaunan?
Banyak perniagaan mempunyai bilangan pelanggan yang adil yang tidak membayar dengan serta-merta. Jika anda menggunakan kaedah akruan perakaunan invois, anda akan merakam pendapatan apabila anda telah memperolehinya, bukannya apabila wang itu didapatkan dalam akaun bank anda. Ini bermakna anda memerlukan kaedah untuk merekodkan pendapatan yang anda berhak menerima tetapi anda masih belum terima. Invois jualan dalam istilah perakaunan ialah "akaun boleh terima" atau "A / R." Akaun belum terima mewakili semua pembayaran yang disebabkan oleh perniagaan anda yang belum dibayar oleh pelanggan.
Sekiranya anda memikirkannya, apa yang sebenarnya anda lakukan apabila anda membuat invois ialah memperluaskan kredit tanpa faedah pelanggan untuk masa yang singkat. Anda membenarkan mereka mendapatkan barangan atau perkhidmatan sebelum pembayaran, berdasarkan kepercayaan bahawa pembayaran akan dibuat pada tarikh pembayaran. Penghutang akaun hanyalah satu cara untuk merekodkan kepercayaan ini.
Bagaimana Anda Merekod Invois?
A / Rs sangat bernilai untuk perniagaan anda kerana apabila mereka dibayar, mereka menukar wang tunai dengan segera. Oleh itu, anda akan merekodkannya sebagai aset pada kunci kira-kira syarikat. Ia konvensional untuk menyenaraikan aset dalam rangka kecairan, yang mengukur seberapa cepat sesuatu dapat ditukar menjadi tunai. Oleh itu, daripada semua aset perniagaan anda, tunai adalah yang paling cair, dan aset seperti hartanah, saham dalam dana lindung nilai dan pelaburan alternatif lain adalah cecair paling kecil kerana barang-barang ini jauh lebih sukar untuk dijual.
Penghutang akaun disenaraikan sebagai aset semasa semenjak pembayaran dibayar oleh pelanggan dalam satu tahun atau kurang. Dan, kerana mereka menukar wang tunai, ketika invois dibayar, A / Rs adalah aset paling cair anda. Anda biasanya akan menyenaraikan mereka di bawah tunai pada kunci kira-kira, dan angka yang anda masukkan hanyalah jumlah keseluruhan semua invois tertunggak anda.
Apakah Perbezaan Antara Akaun Boleh Diterima dan Akaun Yang Dibayar?
Bahagian sampingan akaun belum terima adalah akaun yang perlu dibayar. A / Ps berlaku apabila anda berhutang wang kepada pembekal anda kerana anda belum membayar bil tersebut. Sebagai kemasukan perakaunan, ia mewakili kewajipan anda untuk membayar hutang jangka pendek. Untuk menggambarkan, bayangkan pembekal menghantar anda kes widget dan beberapa hari kemudian menghantar invois untuk kos $ 500. Anda diwajibkan untuk membayar wang ini, jadi anda mencatat $ 500 sebagai debit dalam lajur yang dibayar dan pada masa yang sama kredit $ 500 untuk perbelanjaan bahan mentah, yang biasanya disenaraikan sebagai kos barang yang dijual. Pembekal anda sedang menunggu untuk menerima pembayaran, jadi ia merekodkan invois dalam ruangan yang boleh diterima akaunnya.
Kemudian, apabila anda menulis cek untuk membayar bil, anda akan memasukkan kredit $ 500 ke lajur yang perlu dibayar akaun dan debit $ 500 ke akaun semak. Jika sesiapa melihat pernyataan pendapatan anda, mereka dapat melihat sekilas jumlah perniagaan yang dibawa dalam bil yang belum dibayar.
Bagaimana jika pelanggan tidak membayar?
Di dunia yang ideal, semua pelanggan anda akan membayar semua invois anda pada masa, setiap masa. Di dunia nyata, pelanggan membayar lewat dan sesetengahnya tidak membayar sama sekali. Masalah di sini ialah kemasukan akaun anda yang diterima sepatutnya menunjukkan baki semua invois yang akan ditukar kepada tunai dalam masa terdekat. Jika pelanggan tidak membayar untuk 90, 120 atau 360 hari - atau tidak membayar sama sekali - ini akan memesongkan ketepatan kunci kira-kira anda.
Peraturan nombor satu dari koleksi hutang adalah bahawa pembayaran yang lebih lama berhutang, semakin sukar untuk mengumpulkannya. Satu pengiraan penting untuk sebarang perniagaan adalah untuk memikirkan berapa lama invois anda melalui proses yang dipanggil "penuaan." Jika anda menggunakan perisian perakaunan perniagaan, kategori biasa untuk jenis laporan ini termasuk:
- Semasa: Dikehendaki segera.
- 1 hingga 30 hari: Disebabkan dalam masa 30 hari akan datang.
- 31 hingga 60 hari tertunggak.
- 61 hingga 90 hari tertunggak.
- 91 hari dan lebih tertunggak dan sebagainya, dalam kenaikan 30 hari.
Tujuan penuaan adalah untuk melihat invois mana yang perlu susulan, seperti memanggil pelanggan atau menghantar akaun ke agensi pengumpulan. Ia juga memberi sedikit gambaran mengenai sama ada anda mengumpul bayaran terlalu perlahan dan mengambil terlalu banyak risiko kredit. Sekiranya penghutang menetap terlalu lambat, anda boleh mengatasi masalah aliran tunai utama dan terpaksa meminjam wang untuk memenuhi perbelanjaan operasi harian anda.
