Beberapa situasi mungkin memanggil anda untuk menulis surat pengesahan, seperti mengesahkan pekerjaan pekerja atau menyelesaikan kursus. Surat persijilan pada dasarnya surat pengesahan, dan idealnya harus langsung dan ringkas. Jika anda mesti membuat surat persijilan untuk apa-apa tujuan, gunakan format surat perniagaan standard dan selaras dengan apa yang mungkin. Kerana jenis surat ini boleh digunakan sebagai rekod rasmi, adalah penting bahawa maklumat itu jelas dan bahasa jelas.
Taipkan huruf pada alat tulis dengan huruf besar profesional anda. Sekiranya anda tidak mempunyai satu, buat tajuk di bahagian atas dokumen yang mengandungi nama, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel profesional anda.
Ruang dua dan taipkan tarikh semasa. Ruang dua lagi dan taipkan nama penerima dan jawatannya, nama syarikatnya dan alamat syarikat.
Buka dengan salam rasmi, alamat penerima dengan nama dengan awalan yang sesuai. Contohnya, "Dear Mr. Jones."
Taipkan baris subjek dan tajuk ringkas yang menunjukkan apa yang dimaksudkan oleh surat tersebut. Sebagai contoh: "Subjek: Surat pengesahan pekerjaan untuk Mary Charleston."
Taipkan perenggan pengantar dan terangkan dengan tepat apa yang anda mengesahkan. Sekiranya perkara tersebut melibatkan nama individu atau syarikat dan tarikh, sertakan mereka di sini. Sebagai contoh: "Ini adalah untuk mengesahkan bahawa Mary Charleston telah bekerja oleh Roberts Bank dari 3 November 2008, hingga 4 Mac 2010."
Taipkan perenggan kedua dan terangkan tentang kuasa yang anda tulis surat itu; dengan kata lain, mengapa anda individu yang dipanggil untuk mengesahkan permintaan itu. Dalam contoh terdahulu, pengirim mungkin bos Puan Charleston di Roberts Bank.
Terima terima bagi waktunya dan tamat dengan penutupan rasmi, seperti "Yang ikhlas." Ruang dua kali dan taipkan nama anda. Cetak surat dan tandatangan nama anda di atas nama ditaip anda.
