Penyiaran penghantaran adalah notis yang diberikan kepada pembeli barang untuk memberitahu mereka bahawa penghantaran sedang dalam perjalanan. Prealerts ini digunakan terutamanya dengan penghantaran luar negeri, walaupun banyak syarikat lain yang hanya menggunakan operasi domestik juga dapat menggunakannya. Praalert penghantaran sering dihantar melalui faks atau e-mel kepada pelanggan yang menerima barangan beberapa hari sebelum tarikh kedatangan yang diharapkan. Notis ini membolehkan masa pelanggan untuk bersedia untuk ketibaan.
Memahami tujuan untuk prealert penghantaran. Banyak syarikat menghantar prealert daripada ihsan kepada pelanggan. Ia memastikan pelanggan dimaklumkan tentang butiran penghantaran penghantaran yang dijangkakan. Sekiranya anda adalah sebuah syarikat yang mengangkut barangan, berikan pelanggan anda notis ihsan semacam ini.
Tentukan kaedah anda untuk menghantar notis. Kaedah yang paling umum digunakan untuk menghantar notis prealert penghantaran adalah melalui e-mel.
Tajuk notis tersebut. Termasuk tajuk "Prealert Penghantaran" di bahagian atas notis. Jika anda menghantar notis melalui e-mel, tulis ini juga dalam baris subjek. Sertakan satu pernyataan ringkas yang memberitahu pelanggan bahawa ini berfungsi sebagai notis bahawa barang-barang yang dipesan adalah dalam perjalanan mereka.
Nyatakan butiran perintah itu. Praalert penghantaran harus menyatakan beberapa kepingan penting maklumat. Ia harus dengan jelas menyatakan nama syarikat anda untuk segera memberitahu pelanggan tentang siapa yang menghantar notis ini. Sertakan jenis kaedah perkapalan yang digunakan, nombor penjejakan dan tarikh kedatangan yang dijangka.
Termasuk sebarang maklumat pelepasan kastam. Apabila barangan dihantar ke luar negara, terdapat beberapa dokumen penting yang diperlukan untuk disiapkan. Borang-borang ini biasanya disiapkan oleh pengirim dan pengangkut barangan. Dokumen kastam memastikan barang itu dapat dibersihkan melalui kastam. Prasyarat penghantaran termasuk maklumat ini untuk menunjukkan pelanggan bentuk yang betul telah selesai. Jika borang ini tidak diselesaikan dengan betul, masalah dengan penghantaran mungkin berlaku.
Lampirkan dokumen penting lain. Dengan prealert penghantaran, banyak syarikat sering melampirkan dokumen tertentu, yang mungkin termasuk bil muatan, invois komersil, senarai pembungkusan atau lembaran data keselamatan bahan, yang disebut sebagai MSDS.
Sertakan maklumat hubungan anda. Ini adalah salah satu butiran yang paling penting yang mengandungi prealert penghantaran. Ini terutamanya terdiri daripada nombor telefon untuk pelanggan menelefon jika ada soalan, kebimbangan atau masalah timbul.
