Nota debit dan invois digunakan dalam proses perakaunan untuk membantu perniagaan mengesan jualan. Semasa nota debit berurusan dengan penghutang akaun, invois menangani kebanyakannya dengan jualan yang lengkap di mana wang telah berubah tangan. Sama ada nota debit atau invois digunakan, adalah penting bahawa semua maklumat penting dimasukkan ke dalam dokumen supaya dapat digunakan dalam proses perakaunan di masa depan.
Nota debit
Nota debit adalah notis yang dihantar kepada pelanggan untuk memberi amaran kepada beliau tentang jumlah yang perlu dibayar masa lalu. Perniagaan boleh menggunakan nota debit sebagai pendahulu untuk menghantar akaun tertunggak kepada koleksi, sebagai amaran bahawa akaun akan menjadi masa lalu, atau untuk mengingatkan pelanggan diskaun untuk pembayaran awal.
Invois
Invois digunakan untuk merekodkan urus niaga jualan. Contohnya, jika perniagaan berada di ekspo atau persidangan dan membuat jualan, pembeli dan perniagaan masing-masing menerima salinan invois supaya kedua-dua pihak tahu apa yang dijual, bila dan berapa banyak. Invois juga termasuk dengan item jualan yang dihantar kepada pelanggan.
Perbezaan
Nota debit ialah maklumat mengenai transaksi lepas yang masih belum dibayar, sementara invois merekodkan transaksi penjualan yang telah selesai. Nota debit didasarkan pada akaun akaun belum terima, sementara invois digunakan untuk penjualan yang pembayarannya telah dibuat.
Contoh Penggunaan
Jika akaun pelanggan sudah lewat, syarikat boleh menghantar nota debit kepada pelanggan untuk mengingatkannya tentang pengawasan pada akaun tersebut. Nota hendaklah termasuk item atau barang yang dibeli, tarikh pembelian, harga pembelian, tarikh akhir pembayaran asal dan sebarang caj kewangan yang mungkin telah digunakan pada akaun yang lalu. Satu contoh invois adalah apabila jualan dibuat dan pelanggan meminta resit terperinci. Invois termasuk item yang dibeli, harga jualan, tarikh jualan dan kaedah pembayaran.
