Ramai anugerah, hadiah dan permohonan geran memerlukan surat sokongan. Surat sokongan membantu menunjukkan kecemerlangan pemohon atau keupayaan untuk memenuhi kriteria tertentu. Sesiapa sahaja boleh diminta untuk menulis surat sokongan untuk program atau individu. Untuk melakukan ini dengan berkesan, bagaimanapun, adalah penting untuk memahami dan memenuhi keperluan parti yang meminta. Kebanyakan mencari maklumat yang sangat spesifik dengan tarikh akhir tertentu. Pastikan anda memasukkan semua yang diminta dan tarikh akhir yang ditetapkan.
Perkara yang anda perlukan
-
Keperluan surat sokongan
-
Tarikh akhir
-
Komputer
-
Program pemprosesan kata
-
Mesin pencetak
-
Letterhead
Sediakan untuk Menulis
Tanya individu atau organisasi yang meminta surat sokongan apa yang mereka perlukan. Kebanyakan memohon hadiah atau geran yang memerlukan maklumat yang sangat khusus. Perhatikan keperluan ini secara langsung dan dengan contoh khusus dalam surat anda.
Minta tarikh akhir jika seseorang tidak diberikan. Tarikh tutup biasanya ditetapkan dalam batu dan surat sokongan anda mungkin diperlukan oleh tarikh tertentu. Jika anda bersetuju untuk menulis surat, ketat mematuhi rangka waktu yang diminta.
Minta untuk menyemak semula permohonan itu jika anda masih mempunyai soalan. Ini boleh membantu anda memahami dengan lebih baik apa maklumat yang paling penting untuk disampaikan. Kumpulkan sebarang statistik yang mungkin anda perlukan. Ketahui mana-mana angka atau keputusan yang dikongsi sepadan dengan tepat.
Tulis Surat Anda
Ekspresikan sokongan anda dan gunakan nama penuh program atau projek dalam perenggan pembukaan anda. Pastikan bahagian ini pendek dan ke titik.
Gunakan badan dua hingga tiga perenggan surat anda untuk terperinci secara spesifik apa yang akan atau akan dicapai, dengan menggunakan terperinci sokongan yang mungkin. Termasuk hubungan atau peranan anda kepada pemohon jika belum jelas dari perenggan pembukaan anda. Terangkan mengapa pemohon ini adalah perlawanan yang cemerlang untuk peluang ini. Sekiranya projek itu sudah berjalan atau lengkap, gunakan bahagian ini untuk menyerlahkan kejayaan.
Tutup dengan perenggan pendek yang termasuk terima kasih rasmi. Biarkan organisasi tahu anda gembira untuk menjawab soalan jika diperlukan. Pastikan anda memasukkan maklumat hubungan anda.
Semak surat anda untuk tatabahasa dan ketepatan. Cetak draf anda yang disunting, sebaiknya pada kepala surat. Sekiranya anda masih tidak pasti jika anda telah memasukkan semua maklumat yang betul, tanyakan kepada individu atau organisasi yang meminta surat itu untuk menyemaknya untuk anda. Mereka mungkin juga menawarkan untuk menulis surat contoh untuk anda mengedit, mencetak pada kepala surat dan tanda anda. Ini menjimatkan masa anda dan memastikan semua perkara utama ditangani semasa masih memberikan anda peluang untuk mengedit mengikut budi bicara anda, sambil menambah nota dan gaya peribadi anda sendiri.
