Invois menyediakan cara bagi syarikat untuk mendapatkan bayaran untuk perkhidmatan mereka dan menyediakan rekod yang sesuai untuk pengguna untuk digunakan untuk tujuan belanjawan dan cukai. Apabila memformat invois anda, termasuk maklumat dan bahagian yang betul boleh menjimatkan masa, wang dan kekeliruan semua orang.
Tentukan apa yang anda akan gunakan untuk membuat invois. Perisian pemprosesan perkataan atau spreadsheet boleh melakukan tugas itu. Ia semua bergantung pada apa yang lebih selesa untuk anda. Terdapat juga banyak templat yang tersedia melalui Microsoft Word dan Excel dan Internet yang anda boleh menyesuaikan dengan keperluan syarikat anda.
Sertakan maklumat dan tarikh syarikat anda berkaitan dengan invois. Sekiranya pelanggan anda tertanya-tanya bagaimana untuk berhubung dengan anda, invois anda menyediakan semua yang dia perlu tahu. Sertakan nama, alamat, nombor telefon, alamat web dan alamat e-mel anda. Juga jangan lupa untuk memasukkan tarikh invois dikeluarkan dan tarikh yang sewajarnya.
Sertakan maklumat mengenai pengguna anda: nama, alamat, nombor telefon, alamat e-mel dan nombor ID pelanggan, jika berkenaan. Ini membolehkan anda memastikan bahawa orang yang tepat menerima invois dan mengingatkan pelanggan untuk mengemaskini maklumat peribadinya apabila perlu.
Sertakan maklumat penting kepada pengguna seperti nombor rujukan, senarai terperinci caj dengan penerangan pendek, termasuk cukai, dan jumlah keseluruhan. Bukan sahaja ini menunjukkan kepada pelanggan apa yang dibeli, tetapi ia melindungi anda sekiranya pelanggan mendakwa bahawa anda tidak memenuhi janji anda pada perkhidmatan tertentu.
Senaraikan opsyen pembayaran. Dengan jelas menerangkan harapan anda dan pilihan pelanggan untuk pembayaran, kemungkinan invois akan dibayar dengan cepat dan benar akan meningkat. Ini juga menjimatkan masa kerana ia menjawab soalan yang biasanya akan diminta melalui telefon atau melalui e-mel.
