Agenda adalah senarai topik yang akan diperkenalkan dan dibincangkan semasa mesyuarat. Agendas berguna untuk banyak mesyuarat seperti yang terdapat di institusi kerajaan, pertubuhan bukan untung dan perniagaan. Agendas biasanya termasuk membaca minit atau catatan mesyuarat terakhir, pengumuman yang relevan, semakan semula topik untuk perbincangan dan panggilan gulung.Walaupun agenda mengambil masa untuk ditubuhkan, dalam jangka panjang mereka dapat menjimatkan masa dan sumber.
Matlamat Perbincangan Lengkap
Agenda memberikan tajuk topik perbincangan. Garis besar menghalang moderator atau ahli mesyuarat daripada melupakan topik penting untuk diperkenalkan. Apabila semua topik dibincangkan dengan teliti, keputusan yang berharga boleh dibuat sebagai satu kumpulan semasa mesyuarat dan bukannya membuat perancangan dengan cepat di luar mesyuarat. Input dan cadangan dari pelbagai perspektif meningkatkan kualiti prestasi oleh ahli.
Membantu Mengomunikasikan Berita Penting
Agendas memberi peluang untuk memaklumkan ahli melalui pengumuman mengenai peristiwa, matlamat dan tugas kritikal. Agendas membolehkan ahli yang mungkin tidak mempunyai akses kepada semua orang dalam organisasi untuk mengumumkan berita penting dan mendengar berita minat. Tanpa agenda, pengumuman mungkin tidak disampaikan kepada semua ahli, yang boleh mengakibatkan kekeliruan dan kebencian. Agendas juga merakamkan mesyuarat terdahulu untuk membantu ahli mengkaji kemajuan yang dicapai dan mempersempit tumpuan untuk mesyuarat semasa.
Menyediakan Peluang Sama untuk Menyumbang
Agendas secara umumnya menyebut perkara yang akan dibincangkan untuk mesyuarat seterusnya. Ini memberi peluang kepada ahli untuk merenung topik perbincangan sebelum mesyuarat. Pada banyak mesyuarat, ahli-ahli lantang lebih bersemangat untuk mengambil bahagian sementara individu-individu terpelihara mungkin lebih teragak-agak. Walau bagaimanapun, mengetahui apa yang akan dibincangkan membolehkan ahli-ahli untuk menyelidik topik-topik kepentingan, fikirkan tentang bagaimana topik-topik yang berlaku di alam mereka dan kemudian carikan sumbangan yang bermutu di mesyuarat tersebut.
Mengadakan Mesyuarat
Agenda mengetengahkan aktiviti yang paling penting, meningkatkan produktiviti dan memberi tumpuan kepada ahli. Kehadiran agenda hanya mewujudkan suasana formal dan tidak menggalakkan anggota membuang masa. Agenda mempersiapkan moderator dan menggalakkan konsistensi dan organisasi. Agenda juga menetapkan matlamat dan memberikan matlamat kepada ahli. Ini menganjurkan pemikiran ahli, arahan mesyuarat dan tindakan selepas mesyuarat.
Menyumbang kepada Arkib
Satu koleksi agenda masa lalu adalah rekod yang ideal untuk institusi dan organisasi luaran dan dalaman dan orang ramai untuk melihat kemajuan organisasi anda. Dokumentasi ini membantu ahli awam dan organisasi menilai keputusan yang lalu, mengingatkan mereka mengenai peristiwa sebelumnya atau tokoh penting dan merumuskan matlamat yang boleh dilaksanakan. Panggilan roll juga membantu pentadbir menentukan ahli yang paling berdedikasi dengan menghitung kehadiran dan mengkaji sumbangan kepada mesyuarat. Ini dapat membantu dengan keputusan mana ahli untuk mempromosikan atau menyerahkan peranan menangani orang ramai.
