Surat teguran untuk ketidakhadiran adalah langkah formal yang boleh menyebabkan penamatan, penurunan atau pengurangan jam kerja. Surat tersebut menunjukkan bahawa pihak pengurusan mempunyai kebimbangan serius mengenai komitmen pekerja terhadap pekerjaan atau keupayaan menjalankan tugas secara bertanggungjawab. Menaip surat pada surat syarikat dan tangan menyampaikannya dalam sampul surat yang tertutup menambah kesan. Matlamatnya adalah untuk memaksa pekerja untuk menyedari bahawa rekod kehadirannya mesti diperbaiki.
Semak nota anda untuk mengesahkan bahawa pekerja telah menerima teguran lisan untuk ketidakhadiran. Perhatikan tarikh teguran lisan dan tindak balas pekerja. Perhatikan jika pekerja berjanji untuk membetulkan masalah tetapi gagal berbuat demikian.
Menegur pekerja dalam perenggan pertama surat itu. Maklumkan kepada kakitangan bahawa surat itu berfungsi sebagai teguran rasmi untuk ketidakhadiran, dan tindakan pembetulan selanjutnya mungkin berlaku jika keadaan berterusan.
Perincian ketidakhadiran dalam perenggan kedua. Gunakan helaian masa atau rekod yang disediakan oleh sumber manusia untuk memerhatikan hari-hari pekerja tersebut terlepas dengan ketidakhadiran yang tidak diduga atau yang tidak diketepikan. Beritahu pekerja mengapa ketidakhadiran kerap adalah buruk bagi pekerja dan syarikat. Jelaskan bahawa ketidakhadiran kronik menyebabkan rakan sekerja pekerja kehilangan keyakinan terhadap pekerja, atau kos wang syarikat kerana kehilangan pengeluaran.
Tutup surat dengan menjelaskan apa yang pekerja mesti lakukan untuk kembali ke landasan. Contohnya, jelaskan bahawa untuk enam bulan akan datang pekerja mesti meminta hari terlebih dahulu secara bertulis. Juga ambil perhatian bahawa pekerja mesti memberikan nota doktor untuk ketidakhadiran kerana sakit. Beritahu pekerja bahawa kegagalan mematuhi peraturan boleh menyebabkan pembetulan lebih banyak disiplin, sehingga dan termasuk penamatan. Dalam perenggan akhir merujuk pekerja kepada program kaunseling jika berulang masalah peribadi atau keluarga adalah sebab ketidakhadiran.
