Tujuan brosur persidangan adalah untuk menarik para perwakilan ke acara dan biarkan mereka tahu jadual persidangan. Oleh itu, risalah itu harus mengandungi maklumat mengenai tempat, pembesar suara, pengaturan perjalanan dan fakta-fakta penting yang lain. Salinan itu hendaklah jelas, bermaklumat dan persuasif, menggalakkan pembaca untuk menyimpan tempat mereka supaya mereka boleh memberi manfaat secara peribadi atau profesional. Pengenalan dari penceramah atau eksekutif kanan yang terkenal memberikan gambaran yang berguna tentang acara itu, serta selamat datang kepada perwakilan yang berpotensi.
Penonton sasaran
Penganjur persidangan bertujuan acara mereka di kumpulan tertentu, jadi ketahui lebih lanjut mengenai penonton sasaran untuk memastikan brosur itu menawarkan faedah yang relevan. Para penonton boleh menjadi pelbagai seperti guru, eksekutif kanan dari industri automotif atau ahli masyarakat yang berminat dengan muzik negara. Untuk mencari maklumat mengenai penonton, tanyakan kepada penganjur profil profil penonton tentang peristiwa sebelumnya. Penganjur meninjau penonton mereka, meminta maklumat demografi atau perniagaan, dan menerbitkan profil untuk menunjukkan kualiti acara mereka kepada perwakilan, penyampai dan penaja.
Faedah untuk Delegasi
Risalah ini mesti memberi perwakilan dengan faedah yang kuat untuk menghadiri. Perwakilan perniagaan mesti dapat menjustifikasikan masa kerja, dan peserta swasta ingin mengetahui bahawa mereka akan mendapat nilai untuk membelanjakan wang mereka sendiri. Kenal pasti manfaat untuk penonton sasaran. Persidangan ini boleh memberikan peluang yang unik untuk mendengar penceramah terkenal di dunia, melihat demonstrasi produk terkini atau meningkatkan kemahiran dengan menghadiri sesi latihan berkualiti tinggi. Faedah mungkin kurang nyata, seperti peluang untuk bergaul dengan orang lain dalam industri yang mungkin dengan mata untuk mendarat pekerjaan atau membuat jualan.
Maklumat Logistik
Maklumat komprehensif mengenai logistik persidangan adalah penting. Menurut Institut Persidangan Amerika, soalan yang sering ditanya oleh perwakilan persidangan meliputi topik seperti pendaftaran dan pembayaran, perjalanan dan pengaturan katering, penginapan dan pembatalan. Untuk memudahkan pembaca mendaftar untuk acara tersebut, masukkan butiran pendaftaran penuh. Mengurangkan kos untuk menghadiri, termasuk apa-apa diskaun untuk pendaftaran awal. Sediakan butir-butir hubungan untuk pembaca yang mungkin memerlukan maklumat tambahan dan biarkan para perwakilan tahu bila mereka akan menerima pek selamat datang.
Program Persidangan
Menetapkan program persidangan dengan jadual dan butiran setiap sesi untuk membantu perwakilan merancang masa mereka di persidangan. Biarkan perwakilan mengetahui lebih lanjut mengenai format persidangan, yang boleh termasuk pembentangan, bulat, bengkel dan pameran. Biografi penyampai membantu perwakilan memilih sesi yang mereka mahu hadir dan menunjukkan status atau kualiti peristiwa.
Mengekalkan Komunikasi
Brosur persidangan hanyalah satu elemen dari program pemasaran pra-persidangan. Menurut Inc, penyiaran maklumat dan berita acara di media sosial membantu mengekalkan minat apabila acara semakin dekat. Pengumuman tentang penceramah tambahan atau acara khas, sebagai contoh, boleh membuat buzz di sekeliling acara dan mengurangkan risiko delegasi jatuh keluar.
