Lembaga pengarah, seperti mana-mana kumpulan kerja, memerlukan masa dan maklumat untuk menyerap dan mempertimbangkan idea baru. Sama ada anda seorang ketua jabatan, seorang sukarelawan, seorang perunding atau ahli lembaga, beberapa garis panduan asas diguna pakai semasa menyampaikan idea baru. Memberi persembahan ringkas, menjangkakan pertanyaan yang mungkin, memberikan maklumat yang mencukupi untuk membolehkan membuat keputusan dan bertindak balas dengan segera kepada kebimbangan boleh membuat perbezaan antara penerimaan dan penolakan cadangan anda.
Atur maklumat secepat mungkin. Ini bermakna menyediakan gambaran keseluruhan atau lembaran ringkasan di bahagian atas bahan-bahan anda, yang membolehkan ahli lembaga memahami gagasan baru dan tujah pembentangan anda dalam satu bacaan singkat. Rancangan Perniagaan Outline yang ditunjukkan di Planware.org menawarkan tajuk utama tajuk utama yang boleh membentuk lembaran ringkasan anda (lihat Sumber). Peribadikan mereka untuk menggambarkan idea yang dicadangkan dan pelan serangan. Sesuaikan garis besar untuk menyesuaikan butiran pendekatan anda. Dengan ringkasan satu halaman dan garisan dua halaman, anda telah menyediakan ahli lembaga dengan gambaran keseluruhan masalah, penyelidikan dan penyelesaian yang dicadangkan anda. Bahan yang mengikuti boleh berkembang pada topik dalam susunan ringkasan anda. Ini membolehkan pembaca memahami idea penuh dalam bacaan singkat dan juga akan membantu menyusun persembahan anda agar sesuai dengan masa yang diperuntukkan oleh lembaga. Jika diberikan beberapa minit, semak semula ringkasan; dengan masa yang lebih lama, tinjau garis besarnya. Dengan banyak masa, anda bersedia untuk menangani isu-isu tertentu secara terperinci. Ini menunjukkan kedua-dua keupayaan anda untuk bekerjasama dan menghormati perniagaan lain yang diperlukan oleh lembaga.
Idea hadir dalam pelbagai bentuk. Jurulatih bercakap awam Patricia Fripp memerhatikan bahawa sesetengah orang mengingati apa yang mereka dengar, tetapi kebanyakan orang mengingati apa yang mereka lihat. Jika idea anda melibatkan pengagihan semula sumber, kakitangan tambahan atau pembaikan bahagian pasaran, pertimbangkan untuk menyajikan maklumat ini secara ringkas dengan graf, carta dan gambar rajah. Perisian seperti Microsoft PowerPoint atau pelbagai program grafik yang disenaraikan di Pure-Mac membolehkan anda mengemukakan maklumat grafik dalam bentuk yang digilap (lihat Sumber). Sediakan sokongan cetak untuk grafik, supaya ahli lembaga boleh menyemak graf dan carta kemudian.
Menjangkakan dan menjawab soalan logik dalam bahan persembahan anda. Sediakan anggaran kos, jadual latihan sampel atau data lain untuk menyokong kejayaan idea anda. Di kawasan ini, soalan yang dijangka sangat berbeza daripada mempertahankan idea anda daripada serangan. Elakkan strategi defensif seperti mengulas bahawa ramai orang berfikir idea itu tidak akan berfungsi atau mengklasifikasikan soalan logik sebagai bantahan.
Menjawab soalan yang tidak dijangka dengan cepat. Terima kasih kepada penanya untuk wawasannya dan mengakui bahawa anda tidak mempunyai semua data atau butiran di kawasan itu boleh disertai dengan janji untuk mempunyai jawapan dalam masa seminggu atau tempoh masa logik yang lain. Ikutilah dan temui tarikh akhir. Maklumkan kepada semua ahli lembaga jawapan, bukan hanya penanya. Ini menunjukkan tanggapan anda terhadap kebimbangan dan keinginan anda untuk berkomunikasi dengan cekap.
Bersedia untuk memberi respons secara fleksibel kepada cadangan. Kenal pasti kawasan di mana idea anda boleh diubah suai dengan mudah dan kawasan di mana ia akan menjadi sukar.Ini memberi anda satu langkah ke hadapan dalam menanggapi bantahan atau kebimbangan.
Menyediakan maklumat sokongan yang mencukupi untuk membolehkan membuat keputusan. Terutama dengan idea-idea baru, ahli lembaga akan ingin mengkaji semula maklumat pada kadar mereka sendiri sebelum membuat komitmen. Proses kajian ini mungkin menghasilkan soalan atau kebimbangan tambahan. Bahan perlu menawarkan gambaran lengkap tentang idea anda tanpa terlalu menggalakkan yang menghalang proses membuat keputusan. Sebagai contoh, pembaca memerlukan tiga anggaran kos yang anda perolehi, bersama dengan nama syarikat kemungkinan konduktor tinjauan; tetapi, pada ketika ini, mereka tidak bersedia untuk menyebarkan melalui spektrum penuh soalan yang mungkin mengandungi tinjauan atau surat-menyurat terperinci dengan setiap pengalir. Perenggan ringkas tentang kejayaan dan jangka masa mereka adalah memadai; sejarah terperinci setiap syarikat mendapat keputusan asas mengenai sama ada atau tidak untuk menjalankan tinjauan.
Selesaikan persembahan anda dengan berterima kasih kepada lembaga kerana mengambil masa untuk mempertimbangkan idea anda, tanpa mengira tindak balas awalnya. Dengan nasib, anda akan kembali dengan lebih banyak idea dan akan gembira dengan sambutan yang mesra.
