Sebarang mesyuarat atau projek lebih berjaya jika tugasan diberikan semasa mesyuarat dan diselesaikan di luar mesyuarat. Dengan mengikuti formula mudah 3W (What, Who, and When) untuk tindakan perbincangan, peluang untuk mempunyai kerja produktif yang dicapai di luar waktu mesyuarat dan tepat waktu akan meningkat. Tugasan tindakan yang betul dapat mengurangkan masalah yang berkaitan dengan tindak lanjut. Tugasan tindakan yang baik akan membantu dalam menguji idea dan penyelesaian yang baik terhadap masalah, serta melaksanakan sebarang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat.
Perkara yang anda perlukan
-
Lembaga Kertas atau Marker
-
Pen atau pemadam kering penanda
Sebelum penutupan mesyuarat, sahkan apa-apa tindakan yang dikenal pasti semasa mesyuarat dan tentukan sama ada tugas tambahan diperlukan juga. Mulakan dengan APA tindakan itu. Tanya kumpulan "Apakah tindakan yang perlu kita lakukan untuk mencapai hasil projek yang hebat?" Ini membantu kumpulan memahami apa yang perlu dilakukan dan mengapa ia penting untuk projek atau pasukan. Dalam kata-kata item tindakan, pastikan anda menggunakan kata kerja tindakan dan bersiaplah untuk memberikan beberapa butiran tentang apa yang sebenarnya perlu untuk mempertimbangkan tindakan itu dengan lengkap.
Kemudian berpindah ke WHO akan melakukan setiap tindakan dengan bertanya kepada kumpulan "Siapakah orang terbaik untuk melakukan tindakan ini?" Setiap tindakan mesti diberikan kepada seseorang atau ia tidak akan dilakukan. Ini yang merupakan pasukan atau ahli projek bersetuju untuk bertanggungjawab dan bertanggungjawab untuk semua aktiviti yang diperlukan untuk menjalankan tindakan yang diberikan. Tindakan itu boleh ditugaskan kepada orang yang berkelayakan terbaik atau sub-pasukan, atau seseorang dalam pertemuan itu boleh menjadi sukarelawan untuk melakukan tindakan tersebut. Jika tindakan itu ditugaskan kepada seseorang di luar mesyuarat, seseorang dalam mesyuarat itu harus bertanggungjawab untuk menjelaskan tindakan yang diberikan kepada orang yang tidak dalam mesyuarat tersebut.
Lakukan bahagian WHEN sebelum mengalihkan tindakan dan seterusnya menangguhkan penangguhan. Tanya kepada kumpulan "Bilakah tindakan-tindakan ini sepatutnya bagi kami untuk menyelesaikan projek-projek kami tepat pada masanya?" Tarikh jatuh tempo untuk setiap tindakan harus menjadi tarikh kalendar sebenar apabila tindakan itu harus disiapkan untuk pasukan atau projek untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Ini tidak boleh dibiarkan kosong atau ditulis sebagai ASAP kerana tarikh memastikan seseorang bertanggungjawab untuk melakukan tindakan itu tepat pada waktunya. Dengan menetapkan tarikh, orang yang mengambil tindakan itu akan dapat menjadualkan tugas baru dengan kerja lain dan dapat menentukan sama ada terdapat sebab yang sah mengapa tindakan itu tidak dapat diselesaikan oleh tarikh yang diingini kumpulan sebelum ia juga terlambat.
Selepas mesyuarat, letakkan tindakan 3W dalam rekod mesyuarat dan diedarkan kepada semua orang yang menghadiri mesyuarat atau yang menerima tindakan. Dokumen ini semua tindakan dan siapa yang bertanggungjawab serta apabila tindakan itu perlu.
Petua
-
Sekiranya terdapat mesyuarat susulan, apabila peringatan dihantar untuk mesyuarat itu, termasuk apa-apa tindakan yang perlu dibuat oleh tarikh tersebut dan butiran mesyuarat biasa.
