Kebanyakan syarikat menyediakan pelan perniagaan tahunan yang merangkumi ramalan kewangan, juga dikenali sebagai belanjawan syarikat. Rancangan atau anggaran adalah alat pengurusan untuk memberikan hala tuju strategik bagi syarikat. Ia menunjukkan langkah-langkah apa yang diperlukan untuk melaksanakan strategi yang telah dipilih - dan berapa langkah atau tindakan ini akan dikenakan - dan meramalkan pendapatan dan keuntungan yang dijangka akan hasil daripada pelaksanaannya. Apabila hasil kewangan sebenar tersedia, biasanya pada akhir setiap bulan, hasil ini dibandingkan dengan angka yang dianggarkan dalam laporan perbandingan anggaran.
Persediaan
Keputusan kewangan sebenar disediakan oleh jabatan perakaunan sebuah syarikat. Belanjawan boleh disediakan dengan perakaunan juga, atau mungkin ada perancangan kewangan dan analisis khusus jabatan yang bertanggungjawab terhadap penyediaan anggaran. Belanjawan direka bentuk dalam format yang sama seperti penyata perakaunan bulanan, jadi perbandingan hasil sebenar untuk belanjawan adalah lebih mudah. Sistem ini lazimnya dimuatkan supaya apabila angka anggaran adalah input, laporan perbandingan dibuat secara automatik sebaik sahaja maklumat perakaunan tersedia.
Nilai
Perbezaan antara angka yang dianggarkan dan sebenar menunjukkan maklumat penting kepada pengurusan syarikat tentang bagaimana perniagaan tersebut berfungsi. Sebaiknya belanjawan disediakan dengan berhati-hati supaya dapat setepat mungkin ramalan tentang apa yang akan dicapai oleh syarikat pada tahun yang akan datang. Apabila laporan perbandingan belanjawan menunjukkan variasi yang ketara, ini bermakna sama ada andaian yang digunakan untuk menyediakan bajet yang salah, atau persekitaran perniagaan berubah daripada apa yang telah dijangkakan. Laporan perbandingan bajet membolehkan pasukan pengurusan mengenali dengan cepat mana masalah tersebut berlaku.
Analisis dan Tafsiran
Dalam syarikat besar dengan banyak jabatan dan pelbagai bahagian, jumlah pernyataan perakaunan yang dihasilkan dapat menjadi sangat besar, yang bermaksud jumlah laporan perbandingan anggaran juga besar. Perakaunan atau kakitangan kewangan mengambil data ini dan menyediakan laporan ringkasan untuk pengurusan kanan untuk mengkaji semula. Laporan ini, yang disediakan setiap bulan, termasuk perbincangan naratif tentang hasil dan analisis sebab-sebab variasi yang paling ketara. Laporan ini mempunyai carta dan graf untuk menggambarkan trend utama yang perlu ditinjau dan dibincangkan oleh pengurusan atasan. Dalam hal perbelanjaan yang lebih tinggi daripada anggaran, penganalisis yang bertanggungjawab untuk membuat laporan perbandingan belanjawan berkali-kali harus kembali ke entri jurnal perakaunan untuk tempoh itu untuk mengungkap alasan khusus untuk variasi tersebut. Menganalisis varians pendapatan melibatkan menentukan apakah penjualan unit lebih rendah dari yang dianggarkan atau harga rata-rata yang diperoleh per unit kurang dari yang diharapkan.
Tindakan pembetulan
Selepas mengkaji laporan perbandingan belanjawan, pengurusan kanan mesti menentukan sama ada variasi itu cukup signifikan untuk menjamin tindakan pembetulan diambil. Satu isu ialah sama ada variasi itu adalah satu peristiwa yang tidak lazim sekali atau sebahagian daripada corak yang berulang. Sekiranya jualan untuk satu produk jatuh di bawah bajet untuk beberapa bulan, perubahan strategi pemasaran boleh dibuat untuk mendapatkan jualan kembali di landasan. Secara alternatif, kekurangan pendapatan mungkin disebabkan oleh faktor-faktor di luar kemampuan syarikat untuk mengawal, seperti kemerosotan ekonomi am. Sambutan dalam kes itu mungkin mengurangkan perbelanjaan yang dianggarkan untuk mempersempit jurang antara anggaran dan keputusan sebenar pada bulan-bulan akan datang.Pengurusan puncak menangani perbelanjaan yang lebih tinggi daripada perbelanjaan yang dianggarkan dengan bertemu dengan pengurus yang jabatannya bertanggungjawab terhadap variasi dan bertanya mengapa ia berlaku.
