Huruf perniagaan yang berkesan adalah alat penting dalam senjata setiap pengusaha. Sama ada bertujuan untuk menjual produk atau perkhidmatan, atau hanya untuk memperkenalkan penulis itu sendiri, surat perniagaan yang berkesan mesti mempunyai beberapa ciri asas untuk mendapatkan pembaca untuk memberi tindak balas yang baik. Surat itu mesti memanggil penerima untuk bertindak dan meyakinkannya untuk melakukan apa yang penulis inginkan. Semua huruf perniagaan yang berkesan mempunyai kualiti tertentu yang sama.
Maklumat Lengkap
Surat perniagaan yang berkesan mempunyai semua maklumat pembaca perlu bertindak dengan sewajarnya. Surat menyatakan dengan jelas siapa surat itu dari mana dan bagaimana dan bagaimana untuk bertindak balas. Ia menyatakan apa surat itu, apabila tindakan perlu diambil, di mana tindakan itu perlu diambil dan mengapa tindakan perlu diambil sekarang. Surat perniagaan penuh dengan maklumat dan tidak meninggalkan apa-apa. Ia mempunyai panggilan yang jelas untuk bertindak dan memberitahu penerima bagaimana melakukan tindakan itu.
Keringkasan
Surat perniagaan yang berkesan bukan bunga atau hiasan. Ia adalah ganti dan ke titik. Tiada kata-kata yang sia-sia. Bahasa ini ringkas dalam penyampaiannya sehingga pembaca dibiarkan hanya dengan maklumat yang diperlukan. Surat perniagaan bukanlah tempat untuk menunjukkan kata-kata atau puisi besar. Huruf perniagaan yang berkesan adalah pendek dan tepat.
Faedah, Bukan Ciri
Surat perniagaan yang berkesan memberi tumpuan kepada manfaat penerima, bukan ciri produk atau maklumat. Ia menjawab soalan untuk pembaca: "Apa itu untuk saya?" Surat perniagaan mengambil kira kekangan masa yang dikenakan pada pembaca dan keperluan yang dibaca oleh pembaca ke meja. Ia melayani mereka, menjadikannya mudah bagi pembaca untuk mengambil tindakan yang diinginkan. Huruf perniagaan menumpukan pada bagaimana penulis surat dapat membantu pembaca, bukan mengapa pembaca membantu penulis.
Spesifikasi
Gunakan bahasa tertentu semasa menulis surat perniagaan. Beritahu pembaca dengan tepat apa yang boleh mereka harapkan dari produk, perkhidmatan atau perniagaan. Jangan gunakan bahasa samar-samar yang mungkin menimbulkan ramalan. Gunakan contoh, jika perlu, untuk menjelaskan lagi bahasa untuk membuat surat perniagaan jelas kepada pembaca. Sekiranya janji dibuat dalam satu surat, pastikan perniagaan dapat menyokongnya. Juga, gunakan kata kerja tindakan bukan kata kerja pasif untuk memberikan kekuatan ayat anda.
Kejelasan
Elakkan menggunakan jargon melainkan semestinya perlu dalam usaha untuk berkomunikasi dengan jelas. Adalah penting untuk menjelaskan dengan tepat apa surat yang ditawarkan dan apa yang diminta oleh pembaca. Jika tidak, pembaca mungkin tidak mengambil tindakan yang diminta, dan surat tersebut tidak akan berkesan. Gunakan bahasa yang jelas dan kuat untuk menekankan apa yang pembaca lakukan selepas membaca surat perniagaan. Kalimat pendek dengan kata kerja yang kuat dan boleh diambil adalah disyorkan untuk menggalakkan pembaca bertindak.
Etika
Pastikan anda mengikuti etika yang betul dalam surat perniagaan. Pastikan untuk mengetahui nama dan ejaan orang yang betul yang akan menerima surat tersebut. Berikan mereka dengan sewajarnya. Menjawab semua surat yang memerlukan jawapan balas. Dengan mengikuti etika yang betul, seorang ahli perniagaan menunjukkan bahawa dia mempunyai penghormatan yang sewajarnya untuk orang yang dia menulis kepada. Kehormatan itu boleh pergi jauh ke arah membuat pembaca surat mengambil panggilan untuk bertindak.
Betul
Daripada pemformatan surat itu kepada kesesuaian penerima, surat perniagaan mesti menyentuh banyak nota yang betul untuk menjadi berkesan. Pastikan bahawa ia dihantar kepada orang yang betul, di jabatan yang betul, di syarikat yang betul. Pastikan surat itu akan pergi kepada orang yang betul untuk mengambil tindakan yang diminta oleh surat itu untuk diambil. Bacalah surat dan tentukan sama ada bahasa tersebut betul atau tidak untuk orang yang anda hantar kepada - tidak terlalu formal atau tidak rasmi. Apabila bersedia menghantarnya, semak semula pemformatan kali terakhir untuk kesilapan.
