Surat pengesahan penerimaan mengesahkan penyerahan barang yang diminta, seperti penghantaran barang atau proposal kontrak. Surat itu jelas menunjukkan apa yang diterima dan bila. Ia juga menyatakan jika apa-apa tindak lanjut diperlukan. Huruf biasanya hanya beberapa perenggan panjang dan biasanya dihantar dalam satu hari perniagaan untuk menerima item yang diminta. Kebanyakan surat pengakuan penerimaan dihantar melalui pos pos biasa, tetapi faks, e-mel dan surat yang diperakui juga merupakan pilihan. Colorado State University menyatakan bahawa surat pengakuan adalah ihsan profesional yang membantu memupuk hubungan perniagaan.
Semak perkara yang anda ingin terima menerima. Sahkan bahawa penghantaran menyesuaikan dengan jangkaan anda.
Alamat surat kepada orang yang mengharapkan pengakuan penerimaan. Nama penuh dan tajuk bersama dengan alamat itu hendaklah dipaparkan pada surat dan sampul surat.
Tulis surat. Dalam perenggan pertama sahkan penerimaan item dengan mengucapkan terima kasih kepada pengirim untuk menyampaikan item atau maklumat yang diminta. Kemudian senaraikan setiap item yang diterima bersama dengan tarikh tersebut.
Maklumkan penerima dalam perenggan kedua yang anda sukai dengan penghantaran - jika itu berlaku - dan penghantaran itu sepadan dengan jangkaan anda.
Tamatkan surat dengan penutup percuma seperti "Terima kasih," atau "Yang ikhlas," dan nama dicetak anda. Tandat dan hantar surat itu.
