Jika anda duduk di belakang meja resepsionis, anda orang pertama yang bertemu di syarikat anda. Kesan pertama dikira, dan kelakuan dan sikap anda penting. Anda harus melihat untuk membuat kesan profesional dan mengalu-alukan sepanjang masa, walaupun anda sibuk dengan tugas lain. Ingat, pengunjung tidak mengganggu perniagaan anda, dia adalah perniagaan anda.
Pelawat Ucapan
Lihatlah apabila seseorang menghampiri meja dan tersenyum. Jika anda sedang membuat panggilan perniagaan, berhubung dengan pengunjung untuk menunjukkan bahawa anda melihatnya dan akan bersama dengannya tidak lama lagi. Sebaik sahaja anda telah selesai panggilan telefon anda, tumpukan pada pengunjung dengan senyuman. Mohon maaf atas kelewatan itu dan tanyakan bagaimana anda dapat membantu. Letakkan kehangatan ke dalam soalan supaya ia tidak kelihatan dengan mudah.
Etika Menyambut
Tanya kepada pengunjung jika dia ingin duduk semasa anda menghubungi orang yang dia jumpa. Bergantung pada polisi syarikat anda, tawarkan kopi atau teh atau mengarahkan pelawat ke bilik kopi. Tawaran untuk menggantung mantel atau menunjukkan kepadanya di mana ia boleh digantung. Hubungi orang yang akan bertemu pengunjung. Gunakan Cik atau Encik apabila mengumumkan pelawat.
Cara Peribadi
Selain tersenyum, memodulasi suara anda. Ketahui bahawa anda boleh menyampaikan apa yang anda fikirkan dengan nada suara anda. Jangan mengunyah gusi, mengambil panggilan telefon peribadi atau teks apabila seseorang sedang menunggu. Sekiranya anda berbual dengan rakan sekerja, berhenti dan fokus pada pengunjung. Jangan makan di meja anda. Sekiranya anda tidak dapat mengelakkannya, pilih makanan yang tidak mempunyai aroma yang berlarutan. Dalam erti kata lain, tiada pizza atau spageti.
Rupa Meja
Pastikan meja yang bersih dan kemas, walaupun anda mempunyai tugasan lain selain melakukan berurusan dengan pengunjung. Anda mungkin mempunyai buasir kertas untuk berfungsi, tetapi ini tidak boleh disebarkan di seluruh kawasan penerimaan anda. Ingatlah bahawa kawasan penerimaan anda mempromosikan syarikat anda dan harus kelihatan profesional - jangan bebankan meja anda dengan pernak-pernik, alat lucu, foto atau mainan meja.
