Perniagaan, gereja dan banyak organisasi lain menggunakan borang penggantian sebagai cara untuk mengesan perbelanjaan dan membuat pembayaran kepada pekerja atau sukarelawan untuk perbelanjaan yang ditanggung. Apabila pekerja atau sukarelawan menjalankan pelbagai aktiviti atau membeli bekalan untuk tujuan organisasi, mereka secara umumnya diganti untuk wang yang dibelanjakan. Untuk menjejaki perbelanjaan ini dan memastikan orang yang betul menerima bayaran untuk mereka, mereka memerlukan semua orang untuk mengisi borang pembayaran balik jika perlu.
Gunakan program spreadsheet untuk mencipta borang pembayaran balik. Cetak borang di kepala surat syarikat.
Buat tempat untuk nama, nombor telefon dan alamat orang yang menuntut pembayaran balik.
Masukkan tarikh perbelanjaan yang ditanggung. Sekiranya perbelanjaan menjangkau beberapa hari, semua tarikh yang sesuai akan diletakkan di dalam lajur atau baris ini.
Biarkan kosong untuk penerangan mengenai tujuan perbelanjaan, seperti perjalanan perniagaan, bekalan yang dibeli untuk projek atau mesyuarat perniagaan makan tengah hari.
Tinggalkan beberapa baris untuk jenis perbelanjaan yang ditanggung. Sertakan kotak untuk perbelanjaan lazim yang sering anda alami oleh organisasi anda, seperti makanan, bekalan atau gas.
Tinggalkan baris untuk jumlah di sebelah jenis perbelanjaan. Beberapa baris untuk jenis dan amaun akan membolehkan pembayaran balik berbelanja untuk berbilang bentuk dalam bentuk yang sama.
Tinggalkan garis tandatangan. Tunjukkan bahawa anda lebih suka salinan resit untuk dilampirkan pada borang itu juga.
