Buku rekod korporat adalah alat penting dalam mengesan keputusan utama dan operasi sebuah syarikat. Di sinilah mesyuarat, perniagaan umum, transaksi dan keputusan perniagaan direkodkan. Buku ini terdiri daripada lima bahagian, masing-masing mempunyai maklumat khusus. Berikut ialah cara menyusun buku rekod perbadanan dengan betul mengikut seksyen.
Perkara yang anda perlukan
-
Buku rekod korporat
-
Meterai korporat
-
Dokumentasi
Bahagian Pertama
Pastikan pemfailan asal perbadanan, tarikh pemfailan dan pembayaran yuran direkodkan. Ini akan menjadi beberapa kertas pertama untuk masuk ke dalam buku rekod korporat.
Minta sijil dalam kedudukan makanan dari negeri. Termasuk ini dalam buku rekod korporat. Termasuk salinan artikel penubuhan, serta sebarang pindaan yang difailkan dimasukkan.
Tulis undang-undang kecil anda dan sertakan salinan ini juga. Secara rasmi menulis setiap tindakan yang diambil sebagai sebuah syarikat. Dokumentasi untuk setiap tindakan perbadanan yang diambil mestilah dalam buku rekod.
Seksyen Kedua
Tulis minit untuk mesyuarat awal untuk membentuk perbadanan. Juga termasuk pemilihan pegawai dan pengarah.
Tulis sebarang resolusi awal untuk membentuk perbadanan. Juga termasuk perjanjian awal antara perbadanan dan peguam dan akauntan untuk perkhidmatan.
Pastikan bahagian ini terbuka untuk memegang semua dokumentasi mesyuarat dan minit sementara perbadanan berfungsi. Pastikan pilihan raya atau peletakan jawatan di sini juga.
Bahagian Ketiga
Sertakan di sini semua sijil stok yang dikeluarkan. Pemilikan setiap sijil mestilah direkodkan dengan tarikh terbitan, siapa yang menerimanya, dan maklumat peribadi mereka (umur, tempat kediaman, entiti individu atau korporat).
Tulis hak pemegang saham dan perjanjian pengundian dan masukkan resolusi yang meluluskan dokumen-dokumen ini. Ini juga termasuk dalam bahagian ini.
Simpan mana-mana pemegang saham atau urus niaga stok perbadanan di sini juga. Juga catatkan di sini jumlah saham setiap orang atau entiti yang ada dalam perbadanan itu. Apa-apa perubahan dalam saham juga akan pergi di sini.
Bahagian Keempat
Termasuk apa-apa pinjaman atau geran yang dibuat oleh ahli, pegawai atau pengarah kepada perbadanan. Ini benar terutamanya dengan wang yang pertama diberikan kepada permulaan korporat. Resolusi dan kontrak untuk pinjaman dan penerimaan mereka mesti direkodkan di sini.
Tuliskan lokasi akauntan korporat, wakil undang-undang, ejen insurans dan orang profesional lain yang digunakan syarikat untuk menjalankan perniagaan. Maklumat ini masuk ke bahagian keempat.
Termasuk lokasi dokumen undang-undang dan insurans, serta tarikh pembelian dan penerimaan pembayaran bagi penahan dan pengikat.
Seksyen Kelima
Pastikan anda menulis sebarang keputusan sebagai resolusi. Tulis sebarang perjanjian atau perbincangan resolusi juga. Termasuk semua dokumentasi ini di sini. Sebarang pembelian, jualan, pewujudan atau perubahan dasar, pengembangan atau penamatan mesti ditulis sebagai resolusi pegawai perbadanan dan dimasukkan ke dalam seksyen ini.
Gunakan meterai korporat atau notari untuk memformalkan sebarang perjanjian antara perbadanan dan orang atau entiti lain.
Sertakan mana-mana dokumen dengan meterai ini dalam bahagian ini juga.
