Bagaimana untuk Mengendalikan Pembekal

Pembekal kualiti adalah bahagian penting dari organisasi kerana mereka memberikan perkhidmatan yang baik dan perkhidmatan yang anda gunakan untuk melayani pelanggan anda. Amalan perniagaan pembekal mempunyai kesan langsung kepada organisasi anda. Jika anda mempunyai pembekal yang tidak dapat menyampaikan produk anda tepat pada waktunya, itu akan menjejaskan pendapatan anda secara langsung. Mengaudit pembekal adalah bahagian penting dalam sistem pengurusan kualiti. Anda mungkin memutuskan untuk mengaudit pembekal baru kerana anda sedang mempertimbangkan menggunakannya untuk keperluan perniagaan anda, atau anda mungkin memutuskan untuk mengaudit pembekal semasa kerana kejadian yang berlaku pada masa lalu.

Hubungi pembekal anda untuk menjadualkan masa untuk menjalankan audit. Perhatikan tindak balas pembekal anda, terutamanya sama ada atau tidak mereka menerima anda melakukan audit. Ambil masa pembekal menjadi pertimbangan dan cuba menjadualkan masa audit yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak.

Membangunkan rancangan audit anda dan semak sejarah kualiti pembekal anda. Pelan audit anda ditentukan oleh sebab anda menjalankan audit. Sebagai contoh, jika anda mengalami beberapa isu pengeluaran dengan pembekal anda, maka anda perlu menghabiskan lebih banyak masa untuk mengaudit kawasan pengeluaran.

Tiba ke kemudahan pembekal anda tepat pada waktunya. Adalah penting untuk memastikan jadual masa pembekal anda dipertimbangkan. Sekiranya mungkin, cuba elakkan penjadualan semula audit anda kerana ia menjadikan syarikat anda kelihatan tidak profesional.

Beri perhatian kepada tempat letak kereta, kawasan sampah dan kawasan pejabat depan untuk melihat apakah mereka kemas. Ambil perhatian jika anda disambut dengan cara yang profesional dan sopan. Kesemua perkara ini mencerminkan prinsip-prinsip pasukan pengurusan pembekal.

Mengambil lawatan ke kemudahan. Cari sebarang kecacatan peralatan atau isu keselamatan. Bertanya tentang berapa ramai pekerja sementara dan berapa pekerja kakitangan yang bekerja di kemudahan tersebut. Audit dasar perkapalan pembekal, dan amati proses pengeluaran dan pemasangan. Dokumen sikap pengurus semasa anda sedang meninjau kemudahan dan melakukan audit anda.

Lihatlah invois dan kontrak harga pembekal sedia ada untuk memastikan pembekal mengenakan anda dengan tepat. Cari sebarang percanggahan dalam penetapan harga, seperti caj yang tidak tepat dan perubahan harga yang dibuat sebelum waktu yang dijadualkan. Berkolaborasi dengan jabatan hutang anda untuk mencari sebarang ketidakkonsistenan dalam invois pembekal, termasuk caj pelbagai yang tidak dapat dijelaskan dan biaya pengiriman dan pengangkutan yang tidak tepat.

Sahkan syarat perniagaan pembekal baru. Selepas beberapa bulan menggunakan pembekal baru, anda perlu mengkaji semula sampel sampel garisan invois pembekal mengikut baris dan kontrak perniagaan untuk melihat sama ada istilah itu sepadan. Jika anda mendapati percanggahan yang membuktikan bahawa anda telah dituduh berlebihan, anda harus menghubungi pembekal untuk meminta bayaran balik.

Ambil nota yang baik mengenai perkara-perkara yang anda sedang memerhati. Ini akan membantu anda apabila tiba masanya untuk menulis penilaian anda dan membentangkannya kepada pihak pengurusan. Tambah seberapa banyak perkara yang perlu untuk nota anda supaya anda mampu menangani isu-isu yang berkesan.

Tulis penilaian anda. Termasuk dalam penilaian anda apa-apa cadangan dan menyokongnya dengan bukti. Contohnya, jika anda mengesyorkan peralatan baru, dokumentasikan peralatan yang rosak yang anda perhatikan semasa menjalankan audit anda. Sediakan pembekal dengan penilaian dan bincangkan sebarang kebimbangan yang ada pada pembekal anda.