Syarikat mempunyai aset yang kehilangan nilai dari semasa ke semasa dan mungkin perlu dilupuskan. Contohnya ialah kereta lama yang mungkin menjadi longkang di syarikat kerana pembaikan kerap. Surat pelupusan aset memberikan penempatan akhir atau pelepasan sisa, kelebihan atau sekerap menggunakan proses yang sepatutnya dan di bawah kuasa yang sepatutnya. Pelupusan boleh dicapai melalui pengabaian, pemusnahan, pengasingan, pembakaran, derma atau penjualan. Aset mesti dilupuskan mengikut dasar pelupusan aset.
Tentukan prosedur untuk melupuskan aset di negeri tempat syarikat anda berada; kemudian nyatakannya dalam surat pelupusan aset. Isi borang permintaan pelupusan aset, yang biasanya boleh diperolehi dari jabatan pembelian syarikat. Jika menjual aset tersebut akan menjadi kaedah pelupusan, meminta pembeli yang berminat mengemukakan ungkapan minat mereka. Nyatakan aset khusus untuk dilupuskan dan memberi nilai semasa mereka.
Nyatakan tempat di mana mereka yang berminat membeli aset harus pergi untuk melihatnya. Tunjukkan masa tontonan akan berlaku dan prosedur yang akan digunakan untuk menjalankan penjualan. Nyatakan sama ada pembeli perlu membuat bayaran balik pada hari jualan dan sama ada terdapat yuran yang dikenakan untuk mengambil bahagian dalam lelongan.
Termasuk dalam surat pelupusan aset pilihan tender jika anda akan melupuskan aset menggunakan "sistem tender". (Perbezaan antara "menjual" dan "tender" ialah penjualan melibatkan penjualan aset pada harga tetap, sementara tender melibatkan pembeli menetapkan harga yang mereka bayar. Dalam sistem tender, aset tersebut dijual kepada pembida tertinggi.)
Salah satu opsyen adalah untuk aset yang akan dijual secara dalaman, iaitu kepada ahli - seperti pekerja atau pemegang saham - syarikat. Tunjukkan jika tender luaran akan berlaku, bererti bahawa orang luar akan dibenarkan untuk tender. Surat pelupusan aset mesti dengan jelas menetapkan pilihan ini, dan menunjukkan kaedah - akhbar atau dalam talian, misalnya - mengiklankan tender.
Tunjukkan dalam surat pelupusan aset sama ada terdapat harga bida minimum dan apa yang akan berlaku jika minimum itu tidak dipenuhi. Nyatakan sama ada pelupusan akan dihentikan atau kaedah pelupusan lain akan dipertimbangkan.
Nyatakan dalam surat pelupusan aset sama ada pembeli akan dibenarkan. Ini adalah di mana aset didagangkan dan digunakan untuk pembelian barangan baru. Sekiranya ini berlaku, nyatakan bahawa borang permintaan pelupusan aset diajukan dan dihantar kepada jabatan syarikat yang bertanggungjawab mengurus aset tersebut. Sesetengah syarikat, bagaimanapun, kontrak syarikat perkhidmatan kewangan, seperti bank pelaburan, untuk menguruskan aset mereka. Dalam kes tersebut, borang permintaan pelupusan aset dikemukakan kepada syarikat perkhidmatan kewangan yang berkaitan.
Tunjukkan sama ada aset akan dilupuskan melalui sumbangan kepada orang yang memerlukan atau sama ada mereka akan dimusnahkan. Tunjukkan proses yang akan diikuti untuk menentukan siapa aset yang akan didermakan kepada. Jika pelupusan itu akan melalui kemusnahan, tunjukkan bagaimana ini akan dilakukan dan apa yang berkaitan dengan undang-undang yang perlu dipatuhi.
