Ramai orang berfikir seorang penyambut tetamu dan seorang setiausaha mempunyai tugas yang sama, tanggungjawab yang sama dan kedua-dua tajuk pekerjaan boleh ditukar ganti. Sebab orang memegang anggapan ini adalah kerana kedua-dua setiausaha dan penyambut tetamu sering menjawab telefon dan melakukan tugas-tugas perkeranian. Kedua-dua pekerjaan itu sama sekali berbeza kerana setiausaha dan penyambut tetamu mempunyai peranan dan keperluan yang berlainan.
Setiausaha
Kewajipan setiausaha berbeza mengikut jenis setiausaha dan saiz organisasi. Trend perniagaan telah berubah dengan kemajuan teknologi. Pada masa lalu, setiap pengurus mempunyai setiausaha sendiri. Kerana e-mel dan mel suara automatik, setiausaha boleh bekerja untuk beberapa pengurus. Dalam sebuah syarikat kecil, mungkin terdapat satu setiausaha untuk semua pengurus. Dia mengendalikan semua surat, pelantikan jadwal, bekalan pesanan dan menjawab telefon. Jika setiausaha hanya bekerja untuk satu atau dua pengurus, dia sering diberikan tugas tambahan yang serupa dengan pentadbir. Sebagai contoh, setiausaha sumber manusia boleh menyemak rujukan. Setiausaha biasanya mempunyai sekurang-kurangnya diploma sekolah tinggi, dan banyak pejabat memilih untuk menyewa mereka yang mempunyai ijazah seni liberal, latihan setiausaha atau gelar atau pensijilan dari sekolah sokongan pentadbiran. Setiausaha juga mesti mempunyai kelajuan menaip cepat, pengetahuan komputer dan kemahiran komunikasi dan orang, laporan Universiti Negeri.
Penyambut tetamu
Resepsionis adalah siapa yang anda lihat dahulu apabila anda berjalan ke pintu perniagaan. Resepsionis menyambut pelawat, menjawab telefon, menulis surat dan dokumen dan memastikan kawasan penerimaan bersih semasa hari kerja. Resepsionis juga boleh menandatangani pelawat masuk dan keluar dari perniagaan, menyusun e-mel, mengekalkan log masuk kehadiran pekerja dan surat bukti, laporan dan e-mel. Diploma sekolah tinggi biasanya disukai. Tetapi, jika anda bijak dan mempunyai sikap yang mesra dan rupa, majikan sering menghargai kualiti tersebut berbanding pendidikan formal. Sesetengah syarikat menawarkan latihan on-the-job kepada penyambut tetamu, menurut Universiti Negeri.
Perbezaan dalam Tanggungjawab Kerja
Sebahagian tanggungjawab resepsi adalah untuk menyambut pelawat syarikat; Setiausaha biasanya tidak bertanggungjawab untuk menyambut pengunjung. Setiausaha mungkin menyambut pengunjung, tetapi hanya jika mereka melawat salah satu pengurus tertentu yang setiausaha untuk bekerja. Setiausaha ini bekerja khusus untuk satu atau lebih pengurus. Resepsionis mewakili seluruh syarikat dan tidak berfungsi secara khusus di bawah sesiapa sahaja. Setiausaha boleh mempunyai tanggungjawab tambahan, seperti janji temu janji, memesan bekalan, membuat urusan perjalanan dan mengendalikan wang tunai kecil. Dia juga boleh mempunyai tanggungjawab tambahan bergantung pada jenisnya, seperti undang-undang, kewangan atau pemasaran. Tanggungjawab resepsi adalah umum - salam, menjawab telefon, menyusun e-mel dan tanggungjawab kecil lain seperti yang ditentukan oleh syarikat, menurut Universiti Negeri.
Perbezaan Lain
Meja resepsionis sering terletak di kawasan paling ketara syarikat. Dia adalah orang pertama yang anda lihat apabila anda masuk ke syarikat. Pejabat atau kawasan setiausaha sering berada di dekat pengurus yang dia kerjakan. Selain itu, setiausaha biasanya dikehendaki mempunyai sekurang-kurangnya diploma sekolah tinggi dan juga pensijilan atau ijazah kolej. Bagi penyambut tetamu, diploma sekolah tinggi dipilih tetapi tidak semestinya diperlukan. Sehingga tahun 2009, purata gaji tahunan untuk penyambut tetamu dan kerani maklumat ialah $ 26,010, gaji purata tahunan untuk setiausaha peringkat rendah ialah $ 31,060 dan purata gaji tahunan bagi setiausaha eksekutif dan pembantu pentadbiran adalah $ 44,010, menurut Biro Statistik Buruh.
