Prosedur operasi standard adalah penting untuk memastikan perniagaan berjalan lancar dan berkesan. Ia memastikan pekerja menangani tugas-tugas standard dengan cara yang sama, dan syarikat itu konsisten dan tepat. Selanjutnya, prosedur operasi piawai memastikan pekerja menjalankan tugas mereka dengan selamat dan betul. Kemahiran komunikasi diperlukan untuk melaksanakan prosedur operasi yang berkesan. Saiz syarikat anda dan prosedur yang anda mahu lakukan akan menentukan cara anda menyampaikannya kepada pekerja anda.
Evaluasi penonton sasaran untuk prosedur operasi ini. Sekiranya prosedur ini berlaku kepada sekumpulan kecil orang, mesyuarat kumpulan berfungsi dengan baik; jika mereka memohon kepada seluruh syarikat dan ia adalah sebuah syarikat besar, e-mel massa atau surat berita massa mungkin akan mengeluarkan kata lebih cepat. Secara alternatif, mengatur pertemuan dengan ketua dan pengurus jabatan dan memaklumkan kepada mereka mengenai prosedur baru. Minta mereka memaklumkan kumpulan dan jabatan mereka prosedur baru.
Jadilah ringkas. Terangkan prosedur operasi baru dan bagaimana mereka berbeza dari yang lama. Terangkan tujuan melaksanakan prosedur baru. Huraikan bagaimana prosedur baru akan meningkatkan perniagaan dan bagaimana ia akan mempengaruhi pekerja. Sebagai contoh, ia mungkin mengambil lebih banyak masa mereka atau mempengaruhi bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka.
Susun sesi latihan atau satu-satu sesi jika prosedurnya rumit. Adalah bernilai meletakkan pada masa itu untuk memastikan semua orang memahami sepenuhnya prosedur baru.
Beritahu pekerja bagaimana untuk mengikuti prosedur, jangan tanya. Biarkan mereka tahu bahawa anda atau pengurus lain akan memantau keupayaan mereka untuk melaksanakan prosedur. Beri mereka insentif untuk menangani prosedur baru dengan mengingatkan mereka bahawa prosedur baru akan meningkatkan keupayaan mereka untuk melakukan tugas mereka.
Minta maklum balas mengenai prosedur baru. Selalunya, prosedur dilaksanakan untuk meningkatkan aspek operasi. Tiada siapa yang lebih akrab dengan kebaikan dan keburukan prosedur daripada mereka yang menggunakannya secara langsung. Dapatkan maklum balas mereka untuk memastikan prosedurnya berkesan.
Jadikan arahan boleh diakses. Terbitkan prosedur di web dalaman, hantar peringatan e-mel dan sediakan salinan keras untuk pekerja.
