Apabila jualan dibuat, melainkan jika pelanggan dengan serta-merta membayar untuk produk atau perkhidmatan, pembelian itu dibentuk sebagai akaun yang boleh diterima oleh pelanggan. Akaun-akaun yang diterima adalah pembeli wang yang berhutang kepada syarikat dan yang di dalam lembaran imbangan sebagai arus aset.
Rakaman Penghutang
Istilah pembayaran untuk pelanggan dicatatkan, biasanya dalam sistem penerimaan automatik. Bagi kebanyakan syarikat, istilah ini adalah standard. Satu piawai biasa ialah "bersih 30 hari," yang bermaksud bahawa jumlah pembayaran tertunggak adalah dalam tempoh 30 hari. Kebanyakan istilah termasuk caj pembayaran lewat jika invois tidak dibayar tepat pada waktunya. Caj bayaran lewat boleh menjadi peratus daripada amaun yang kena dibayar atau bayaran lewat lewat rata, atau gabungan kedua-duanya.
Invois
Berdasarkan terma untuk pelanggan A / R, invois dibuat dan dihantar kepada pelanggan. Invois dihantar kepada pelanggan sebelum tarikh bayar pembayaran untuk memberi masa pelanggan membuat pembayaran. Banyak syarikat mencetak dan melampirkan invois setiap minggu.
Permohonan Pembayaran
Oleh kerana bayaran diterima, mereka direkodkan dan dimasukkan ke dalam sistem automatik atau direkod secara manual pada lembaran lejar. Bayaran dikenakan terhadap jumlah hutang pelanggan, ditolak dari jumlah yang terhutang dan dikira untuk menunjukkan baki yang tinggal.
Notis dan Pelaporan Pembayaran Tertunggak
Untuk pembayaran yang tidak dibuat selepas tarikh tamat tempoh, pelanggan akan dihantar notis pembayaran yang lalu.
Untuk menyediakan pengurusan Piutang Akaun dengan maklumat mengenai wang yang terhutang dan tidak dibayar, laporan akaun boleh terima "umur" dibuat. Laporan "berusia" menunjukkan jumlah dolar yang terhutang oleh julat tarikh. Sebagai contoh, laporan itu menunjukkan jumlah dolar yang 30 hari berlalu, 60 hari lewat dan 90 hari lewat.
Orang yang bertanggungjawab untuk mengunjurkan aliran wang tunai ke dalam perniagaan menggunakan laporan Piutang Akaun dan maklumat permohonan pembayaran untuk menunjukkan wang yang dikutip dan apabila bayaran tambahan perlu dibayar. Maklumat ini digunakan untuk menentukan dana yang tersedia untuk menjalankan perniagaan dan sama ada dana tambahan diperlukan dari sumber kewangan, seperti bank untuk pinjaman jangka pendek.
Koleksi
Penghutang masa lalu akan diikuti oleh sama ada jabatan Penerimaan Akaun (untuk syarikat yang lebih kecil) atau Jabatan Koleksi. Seorang pengurus koleksi mengkaji semula wang yang terhutang dan aktiviti pengumpul seperti jumlah panggilan pengumpulan dan jumlah yang dikumpulkan.
Aktiviti-aktiviti koleksi boleh disalurkan ke agensi pengumpulan jika syarikat memilih untuk tidak melakukan koleksi di rumah. Jika koleksi dalam rumah tidak berjaya, uncollectibles boleh disumber luar.
