Walaupun pekerja mungkin berminat untuk mendapatkan gajinya dengan cepat, jabatan gaji perlu mengimbangi kebimbangan pekerja dengan keperluan syarikat untuk memastikan bahawa pengisytiharan itu ditangani dengan baik. Anda perlu bersikap empati kepada pekerja sambil memastikan bahawa cek asal belum ditunaikan.
Perhatikan butiran cek hilang dalam sistem penggajian anda. Sebagai tambahan kepada nama penerima, anda perlu mengetahui tarikh, nombor dan jumlah cek.
Hubungi bank anda untuk mengesahkan bahawa cek belum ditunaikan.
Minta bank anda mengeluarkan pembayaran berhenti pada cek. Permintaan berhenti-pembayaran biasanya tidak berkuat kuasa sehingga 24 jam selepas ia diletakkan, tetapi peraturan mungkin berbeza oleh institusi kewangan. Oleh itu, adalah dasar yang baik untuk menunggu sekurang-kurangnya 24 jam sebelum mengganti cek untuk memastikan pembayaran berhenti berjaya.
Tunggu 24 jam, dan sahkan bahawa pembayaran berhenti berjaya. Sekiranya berjaya, terus ke langkah seterusnya.
Mengeluarkan cek gantian kepada pekerja. Anda perlu melengkapkan proses ini melalui sistem penggajian anda supaya pemeriksaan gantian direkodkan dan dimasukkan ke dalam Borang W-2 pekerja. Pemeriksaan gantian perlu mempunyai pendapatan, cukai, potongan dan gaji bersih yang sama seperti cek asal. Sekiranya anda tidak boleh membuat pemeriksaan penggantian terus dalam sistem penggajian anda, pastikan anda masukkan butiran cek ke dalam sistem.
Dapatkan tandatangan yang diperlukan pada cek gantian. Pastikan anda memasukkan dokumentasi sokongan untuk orang yang menandatangani cek untuk semakan.
Kurangkan cek asal dalam sistem penggajian anda. Langkah ini adalah penting untuk memastikan gaji dan cukai tidak dikira dua kali ganda dalam Borang W-2, Penyata Gaji Tahunan & Cukai pekerja, dan untuk mengalihkan semakan daripada senarai semak yang belum selesai.
Menyerahkan cek gantian kepada pekerja.
Petua
-
Memerlukan pekerja untuk menandatangani afidavit yang menyatakan bahawa gaji beliau hilang dan bersetuju bahawa jika dia mendapati cek itu dia tidak akan cuba untuk membayarnya. Sekiranya anda mempunyai keupayaan untuk menawarkan kad debit atau kad debit gaji kepada pekerja anda, menggalakkan penyertaan mereka sebagai satu cara untuk mengurangkan bilangan masalah yang hilang yang perlu anda hadapi. Hubungi bank anda untuk menentukan dasar mereka untuk menghentikan pembayaran. Sekiranya bayaran berhenti tidak berjaya, beritahu pekerja dan minta salinan cek yang dibatalkan untuk menentukan siapa yang membebankannya. Apa yang anda lakukan seterusnya akan bergantung kepada fakta dan keadaan yang berkaitan dengan bagaimana pengecualian cek.
Amaran
Sesetengah cek perkhidmatan tunai akan mengeluarkan cek yang mempunyai bayaran berhenti di atasnya. Bergantung kepada undang-undang negeri, anda masih bertanggungjawab untuk pembayaran pada cek tersebut untuk perkhidmatan pemeriksaan cek.
