Sesiapa sahaja boleh menghargai penglihatan, seorang eksekutif tingkat tinggi yang sibuk, duduk di belakang sebuah meja besar tanpa sekeping kertas - apalagi sebatang debu - kelihatan. Penampilan membenci realiti, untuk eksekutif itu mungkin semata-mata seperti anda tetapi dia telah menemui cara untuk mengatur beban kerja pejabatnya. Anda juga boleh, selagi anda membangun sistem yang berfungsi untuk anda. Ini mungkin bermakna menggunakan teknik "cuba-dan-benar" sambil menolak orang lain.Seperti eksekutif peringkat tinggi, ingatlah bahawa anda bertanggungjawab dan bahawa anda perlu mengawal beban kerja anda sebelum ia menguasai anda.
Mewujudkan sistem pemfailan - elektronik dan kertas - supaya anda boleh dengan segera mengeluarkan maklumat selepas anda mengkaji semula. Banyak profesional perniagaan adalah "master stackers," yang bermaksud bahawa mereka cenderung untuk mengumpul buasir kertas yang akhirnya mengatasi mereka. Buat komitmen untuk mengerjakan projek dan kemudian, apabila selesai, segera masukkannya. Untuk fail kertas, tentukan sistem fail berkod warna, dengan setiap warna menandakan mesej yang bermakna kepada anda. Contohnya, melaksanakan sistem hierarki tiga warna di mana hijau bermakna "keutamaan yang tinggi," kuning bermaksud "keutamaan sederhana" dan merah bermakna "keutamaan rendah. Atau, untuk mengurangkan bilangan fail di meja anda, gunakan sistem dua warna. Ikuti logik yang sama untuk mencipta sistem pemfailan komputer.
Buat senarai tugasan harian dan simpan dengan anda pada setiap masa untuk memastikan anda terfokus dan di landasan. Menyeberang tugas apabila anda melengkapkannya. Begitu juga, simpan kalendar dengan anda pada setiap masa, merujuk silang kedua yang diperlukan. Semak senarai tugasan anda pada akhir setiap hari dan permulaan setiap hari baru untuk menyemai kewajipan harian anda dalam fikiran anda.
Menetapkan had masa dan tarikh akhir bagi setiap tugas ini, menjadi optimis tetapi juga realistik. Terutama berhati-hati tentang masa yang anda baca untuk membaca dan membalas e-mel, kerana ia amat mudah untuk disedut ke dalam "vorteks e-mel" yang memakan masa. Tag e-mel anda dengan mesej "keutamaan" untuk membantu memfokuskan usaha anda - dan kemudian memutuskan sama ada atau tidak untuk bertindak balas sewajarnya.
Mulailah panggilan telefon dan mesyuarat dengan anggaran tempoh mereka - dan kemudian menonton jam dan melekat pada pelan itu. Orang akan menghormati disiplin anda jika anda mengatakan sesuatu seperti: "Seperti yang saya tahu kita semua sibuk, mari kita cuba yang terbaik untuk menyimpan panggilan telefon atau bertemu 30 minit."
Tetapkan sempadan untuk rakan sekerja yang boleh cuba menjejaskan anda dalam makan tengah hari yang panjang atau perbualan berlarutan tentang tarikh buta yang mengerikan mereka malam sebelumnya. Walaupun sesetengah interaksi sosial adalah penting untuk membina hubungan di kalangan rakan sekerja, berhati-hati bahawa ia tidak dapat keluar dari tangan dan melemparkan bola keranjang ke dalam hari kerja yang berstruktur dengan baik.
Menimbang semula multitasking. Anda mungkin berfikir bahawa bercakap di telefon, menulis e-mel dan menyemak cadangan pemasaran menjadikan anda seorang pekerja super tetapi, sebenarnya, anda mungkin menyebarkan perhatian anda dan sebaliknya menjadi tidak produktif. Sekiranya anda mesti, paksa diri anda menumpukan perhatian anda pada satu tugas pada satu masa dan bandingkan hasilnya ke mod multitasking untuk menganjurkan beban kerja anda.
Menilai beban kerja semasa anda sebelum bersetuju untuk mengambil tanggungjawab baru. Walaupun ramai pekerja menganggap bahawa mereka perlu meningkatkan dan tidak pernah mengatakan tidak kepada permintaan tersebut, berhati-hati mempertimbangkan sama ada anda mempunyai masa untuk menyelesaikan tugas dan jika mereka dapat dicapai mengikut standard tinggi anda sendiri.
Rujuk dengan penyelia anda untuk memastikan anda berada di landasan yang betul dengan rancangan anda untuk mengatur beban kerja pejabat anda. Semak "rancangan tindakan" anda dan minta maklum balas.
