Mengesan aliran tunai, bil dan garis kredit semuanya berkaitan dengan simpan kira. Penjaga buku mesti menyelesaikan percanggahan yang berlaku di dalam akaun syarikat dan memudahkan komunikasi berkaitan kewangan antara kakitangan lain untuk memastikan maklumat itu dimuatkan sepenuhnya dan tepat ke dalam lejar syarikat. Walaupun terdapat beberapa kelebihan yang jelas untuk pembukuan, amalan ini mempunyai kelemahan yang boleh mempengaruhi kecekapan dan keuntungan syarikat.
Kewajipan Perundangan
Salah satu kelebihan kepada simpan kira adalah bahawa anda memenuhi kewajipan undang-undang untuk mengekalkan laporan kewangan untuk syarikat anda. Perniagaan tidak dibenarkan secara sah untuk beroperasi "di bawah meja," demikian untuk bercakap. Anda mesti mengesan dan mendokumenkan hasil dan perbelanjaan untuk membayar cukai yang sesuai setiap tahun. Tidak mengekalkan buku syarikat boleh menyebabkan penalti kerajaan jika anda diaudit dan diminta untuk menghasilkan bukti transaksi perniagaan syarikat anda.
Akauntabiliti dan Ketelusan
Satu lagi kelebihan untuk pembukuan adalah akauntabiliti dan ketelusan. Pembukuan membuat pertanggungjawaban dengan pelanggan, kerana anda dapat melihat urus niaga sebelumnya untuk mengesahkan harga atau bayaran yang dibuat. Ia juga mewujudkan akauntabiliti di kalangan rakan kongsi perniagaan, kerana rakan kongsi yang sah boleh mengakses buku syarikat untuk mengkaji semula pendapatan dan perbelanjaan, atau mengimbas isyarat bahawa wang sedang digunakan atau dilaporkan tidak sesuai. Pembukuan membuat ketelusan yang lebih besar; syarikat boleh membuka buku mereka kepada bakal pelabur yang berminat dalam dokumentasi kesihatan kewangan perniagaan.
Data
Pembukuan membuat data keras yang boleh digunakan oleh pemilik perniagaan untuk membuat keputusan bermaklumat mengenai memperluas, mengurangkan kos atau mengambil garisan tambahan kredit. Daripada membuat pendapat umum, subjektif mengenai sama ada syarikat itu "berbuat baik" atau "melambatkan," pihak yang berkaitan dapat menunjuk ke trend menaik atau menurun menggunakan contoh garis bawah dan penjejakan keuntungan. Data dari simpan kira boleh digunakan untuk membenarkan menutup lokasi kedai, menyewa pekerja tambahan atau memperluaskan untuk memasukkan produk tambahan.
Masa
Satu kelemahan yang berkaitan dengan pembukuan adalah masa. Mengumpul rekod kewangan, meneliti percanggahan lejar dan mengesan kesilapan boleh mengambil masa beberapa jam, walaupun dengan perisian komputer automatik. Memerlukan masa untuk mengekalkan buku-buku dengan menambah maklumat baru, dan juga memerlukan waktu untuk menganalisis rekod pembukuan secara efektif untuk membuat keputusan keuangan.
Kos
Kos adalah satu lagi kelemahan yang berkaitan dengan simpan kira. Menyewa perkhidmatan pembukuan luar boleh mahal untuk syarikat-syarikat yang lebih kecil, walaupun ia mungkin lebih murah daripada menyewa penjawat sepenuh masa yang ditetapkan. Pembelian perisian pembukuan untuk syarikat anda juga boleh mahal, terutamanya kerana keperluan ini dikemas kini dan digantikan sebagai versi yang lebih baru menjadi tersedia.
Ketidaktepatan
Satu lagi kelemahan kepada simpan kira berkaitan dengan ketidaktepatan. Ketidakseimbangan yang tidak sengaja masih boleh mengakibatkan kehilangan masa dan wang kerana mereka mesti dikenal pasti dan diperbetulkan. Ketidaksamaan yang disengajakan daripada pekerja yang tidak boleh dipercayai atau rakan kongsi perniagaan boleh menyebabkan "buku masak" yang boleh dilihat sebagai penipuan perniagaan atau pengelakan cukai oleh kerajaan. Menyewa seorang juruaudit untuk menyemak rekod pembukuan anda boleh membantu mengenal pasti masalah ini.
